Быть секретарем руководителя фирмы
Шрифт:
– при помощи уточняющих вопросов надо убедиться в том, что вы правильно поняли суть претензии и показать это собеседнику;
– надо постараться, что называется, «почувствовать» собеседника;
– следует признать справедливость выраженных клиентом эмоций либо его право на выражение этих эмоций;
– в случае обоснованной претензии, разумеется, необходимо извиниться. Если претензия не основательная и не правомерная и вы ни в чем не виноваты, надо выразить сожаление по поводу сложившейся ситуации;
– необходимо в любом случае предложить варианты решения проблемы
– намеченное обязательно надо выполнить либо лично проконтролировать выполнение.
Конфликтогены и их недопустимость при общении с посетителями
Конфликтоген – это слово, фраза, позиция либо действие, провоцирующие негативную реакцию. К недопустимым при общении с клиентом (посетителем) конфликтогенам относятся:
– невербальное доминирование (взгляд сверху вниз, руки в боки);
– словесное превосходство.
Отношения с клиентом должны строиться только на договорной основе. Если вам что-то не нравится, не призывайте клиента к совести, не говорите ему, каким он должен быть и что должен делать. Не поучайте клиента.
В общении с клиентом недопустимы:
– прямые проявления превосходства: приказание, угроза, замечание или другая отрицательная оценка, критика, обвинение, насмешка, издевка, сарказм;
– снисходительное отношение ппроявление превосходства, но с оттенком доброжелательности. Конфликтогеном является и снисходительный тон: «Не обижайтесь», «Успокойтесь», «Как можно этого не знать?», «Неужели Вы не понимаете?», «Вам ведь русским языком сказано…», «Вы умный человек, а поступаете:…». Кстати, всегда следует помнить: если вы умнее других, никому не говорите об этом;
– хвастовство. Восторженный рассказ о своих успехах, истинных или мнимых, вызывает раздражение, желание поставить хвастуна на место;
– категоричность, безапелляционность. Проявление излишней уверенности в своей правоте предполагает свое превосходство и подчинение собеседника. Конфликтогеном является и категоричный тон: «Я считаю», «Я уверен», «Я прав». Вместо них безопаснее употреблять высказывания, отличающиеся меньшим напором: «Я думаю», «Мне кажется», «У меня сложилось впечатление, что:…». Кофликтогенами данного вида являются и безапелляционные фразы типа: «Все мужчины – подлецы», «Все женщины – обманщицы», «Все воруют», «. и закончим этот разговор»;
– навязывание своих советов. Советчик, по существу, занимает позицию превосходства. Есть правило: давай советы лишь тогда, когда тебя об этом просят;
– перебивание собеседника, стремление его поправить, повышение голоса. Тем самым перебивающий демонстрирует, что его мысли более ценны, чем мысли других, а поэтому именно его надо слушать.
– нарушения этики (намеренные или непреднамеренные):
– использовать чужую мысль без ссылки на автора;
– доставить неудобство (нечаянно толкнул, наступил на ногу) и не извиниться; – не пригласить сесть;
– не поздороваться или поздороваться с одним и тем же человеком несколько раз в течение дня;
– «влезть» без очереди, используя знакомого или свое начальственное положение;
– обман или попытка обмана. Это средство добиться цели нечестным путём, и оно является сильнейшим конфликтогеном, который может подорвать доверие к продавцу раз и навсегда;
– напоминание (возможно, и непреднамеренное), например, о какой-то проигрышной для собеседника ситуации.
Среди слов-конфликтогенов можно отметить следующие: «Нет», «Зря», «Успокойтесь», «Не нервничайте», а также любое ругательное слово.
Поведенческая модель обеспечения результативности работы с посетителем
Если сотрудники компании хотят приобретать и удерживать посетителей, заключать с ними сделки и успешно сотрудничать, они должны достаточно четко представлять себе, чего ожидают от них посетители. Поэтому целесообразно проводить среди посетителей опросы, чтобы узнать их желания, а также чтобы выяснить, что им нравится в данной компании и стиле ее работы, а что нет. Чаще всего ожидания посетителей направлены на:
– выгодные условия;
– приветливое обслуживание;
– доступность информации;
– подходящие предложения;
– минимум бюрократии;
– быстроту проведения и оформления операций.
Нередко бывает, что сотрудники не очень заинтересованы, а зачастую и не умеют, доходчиво и ясно рассказать посетителям о преимуществах того или иного товара, той или иной услуги.
Именно для этого необходимо обучение навыкам и умениям при общении с посетителями. Для посетителя очень важны ответы на вопросы:
Как со мной разговаривают?
Как со мной обращаются?
Какие у нас устанавливаются отношения?
Каким меня видит мой партнер?
Принимает ли он меня?
Относится ли он ко мне как к равноправному партнеру?
Нравлюсь ли я ему?
Всё это вопросы, которые люди, часто бессознательно, задают себе, контактируя с другими людьми. Когда люди взаимодействуют, помимо чисто делового аспекта, речь идет всегда и о вопросах, касающихся взаимоотношений. Просто недопустимо, чтобы у посетителя возникло хотя бы подобие ощущения: «Работник хочет подавить меня, он разговаривает со мной с позиции силы, он хочет меня обидеть». Такие ошибки на уровне отношений сильно влияют на деловой уровень, а иногда заканчиваются жалобами посетителей, появлением недоверия или разрывом отношений. При контакте секретарь компании должен наладить с посетителем партнерские отношения, иными словами, посетитель и секретарь компании должны быть равноправными партнерами, тесно сотрудничающими друг с другом.
Один из главных принципов, которым следует руководствоваться секретарю при взаимодействии с посетителем, гласит:
«Разговаривайте с людьми и обращайтесь с ними так, как Вы хотели бы, чтобы они обращались с Вами. Будьте приветливы и вежливы с Вашими клиентами, обращайтесь с ними, как с равноправными и приятными партнерами».
Следующий принцип формулируется следующим образом: «Создайте во время беседы приятный климат, создайте между собой и клиентом атмосферу доверия и симпатии».