Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Кабашов Сергей

ТЕКСТ (ОФИЦИАЛЬНОГО) ДОКУМЕНТА, 1) согласно параграфу 2.4.1 ГСДОУ, – выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий; 2) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа; 3) согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 20. Текст составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете»

или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («управление осуществляет функции», «в состав аппарата министерства входят»). В письмах используют следующие формы изложения: 1) от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); 2) от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); 3) от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «отдел считает возможным»).

ТЕКСТ НОРМАТИВНОГО ПРАВОВОГО АКТА, согласно Правилам подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997. № 1009 (в ред. постановлений Правительства РФ от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715), должен иметь структуру, которая обеспечит логическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть – преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта.

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД), согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Требования к построению формуляра-образца» унифицированные формы документов на бумажном носителе необходимо проектировать на основе формуляра-образца с учетом требований государственных стандартов к унифицированным системам документации.

ФИРМЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ И МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА. Согласно Федеральному закону «Об акционерных обществах» от 25.12.1995 № 208-ФЗ общество должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. Общество вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранных языках. Полное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное наименование общества и указание на тип общества (закрытое или открытое). Сокращенное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова «закрытое акционерное общество» или «открытое акционерное общество» либо аббревиатуру «ЗАО» или

«ОАО». Фирменное наименование общества на русском языке и на языках народов Российской Федерации может содержать иноязычные заимствования в русской транскрипции или в транскрипциях языков народов Российской Федерации, за исключением терминов и аббревиатур, отражающих организационно-правовую форму общества. Фирменное наименование общества на русском языке не может содержать иные термины и аббревиатуры, отражающие его организационно-правовую форму, в том числе заимствованные из иностранных языков, если иное не предусмотрено федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации. Местонахождение общества определяется местом его государственной регистрации.

ФИРМЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ И ЕГО МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ. Согласно Федеральному закону «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ общество должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. Общество вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранных языках. Полное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное наименование общества и слова «с ограниченной ответственностью». Сокращенное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова «с ограниченной ответственностью» или аббревиатуру ООО. Фирменное наименование общества на русском языке и на языках народов Российской Федерации может содержать иноязычные заимствования в русской транскрипции или в транскрипциях языков народов Российской Федерации, за исключением терминов и аббревиатур, отражающих организационно-правовую форму общества. Иные требования к фирменному наименованию общества устанавливаются Гражданским кодексом Российской Федерации. Местонахождение общества определяется местом его государственной регистрации.

ФОРМАТ, согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – способ расположения и представления данных на носителе информации.

ФОРМАТ БУМАГИ, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца», определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме документа. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L, например, A4L.

ФОРМАТЫ БУМАГИ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Требования к построению формуляра-образца», применяют следующие: A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

ФОРМАТ БУМАГИ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ А3, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца», – формат бланка размером 297 х 420 мм служит для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф. На них проектируются бланки отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

ФОРМАТ БУМАГИ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ А4, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» – формат бланка размером 210 х 297 мм служит для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, банковских и бухгалтерских документов.

ФОРМАТ БУМАГИ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ А5, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца», – формат бланка размером 148 х 210 мм также как и формат А4 служит для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, банковских и бухгалтерских документов.

ФОРМАТ БУМАГИ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ А6, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца», – формат бланка размером 105 х 148 мм служит для изготовления особых видов должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т. п.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ (ДОКУМЕНТА), согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. В соответствии с ГОСТ 6.10.5—87 «Требования к построению формуляра-образца» формуляр-образец устанавливает: 1) форматы бумаги; 2) служебные поля; 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей и зон; 5) расположение реквизитов. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки. Основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов устанавливает ГОСТ 6.10.5—87 «Требования к построению формуляра-образца».