Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Кабашов Сергей

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 29. Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», –

реквизит 28. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от поля без абзацного отступа.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 27. Реквизит «Отметка об исполнителе», содержащий сведения о непосредственном составителе документа, включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

ОТТИСК (ПЕЧАТИ), 1) согласно ГОСТ Р 51511—2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» – изображение печатной формы на бумаге; 2) согласно ГОСТ Р 6.30-2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; 2) согласно ГОСТ 2.104—2006 ЕСКД «Основные надписи» – проставление необходимых реквизитов и атрибутов, установленных правилами документирования.

ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141– 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

ПЕЧАТЬ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, согласно ГОСТ Р 51511—2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511—2001.

ПОДПИСЬ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица; 2) согласно ГОСТ 2.104—2006 ЕСКД «Основные надписи» – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица; 3) согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

ПОТРЕБИТЕЛЬСКИЕ ФОРМАТЫ БУМАГИ, согласно ГОСТ 9327—60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы», – форматы А, В, С, указывающие ряды форматов, за которыми следует цифра, указывающая число делений, которые были произведены, начиная с исходного формата (А0, В0, С0) согласно правилам ГОСТ 9327—60. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Потребительские форматы вспомогательного ряда В применяются только в исключительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папки, конверты и другие им подобные.

ПОЧТОВЫЙ АДРЕС, согласно параграфу 3.9 ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – составная часть реквизита 09 «Справочные данные об организации». Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221, – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи. Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке: а) для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество; б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица); в) название улицы, номер дома, номер квартиры; г) название населенного пункта (города, поселка и т. п.); д) название района; е) название республики, края, области, автономного округа (области); ж) название страны (для международных почтовых отправлений); з) почтовый индекс.

РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ ДЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» устанавливаются следующие размеры полей, не менее: 1) для лицевой стороны листа: поле подшивки (левое или верхнее) – 20 мм левое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за левое), нижнее и правое – 10 мм; 2) для оборотной стороны листа: поле подшивки (правое или верхнее) – 20 мм правое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за правое), нижнее и левое – 10 мм.