Дипломатические приемы. Организация. Протокол. Этикет
Шрифт:
Необходимо также сделать все возможное, чтобы приемы, требующие, как правило, большого приложения духовных, интеллектуальных и физических сил, не были омрачены нарушениями протокола и этикета со стороны его организаторов или гостей, неквалифицированным обслуживанием или же плохим приготовлением пищи и некачественными напитками.
На дипломатических приемах внимание устроителей – руководителей
Планируя прием, нужно, прежде всего,
• определить:
• дату проведения;
• вид и формат мероприятия, с учетом цели, ради которой он организуется;
• место проведения;
• время начала и окончания приема;
• число участников мероприятия;
• порядок обслуживания;
• составить в протокольном порядке список гостей;
• заблаговременно разослать или развезти приглашения;
• составить меню и распечатать в необходимом количестве;
• составить план рассадки за столом (за столами) и отпечатать кувертные карточки;
• согласовать сервировку, порядок накрытия и регламент обслуживания гостей;
• определить необходимость подачи аперитива;
• оформить помещение для приема с учетом протокольного порядка установки флагов и исполнения гимнов;
• проверить техническое оснащение зала и его безопасность;
• учесть возможное присутствие на мероприятии охраняемых лиц;
• подготовить приветствие в виде речи или тоста, позаботиться, в случае необходимости, о его письменном переводе и распечатке текста;
• утвердить сценарий мероприятия;
• определить соответствующий дресс-код.
Следует заранее получить информацию об участниках приема, которым будет выслано приглашение, поскольку с этим может быть связан целый ряд очень важных моментов, относящихся, например, к их национальным обычаям и предпочтениям.
Так, мусульманам и лицам иудейского вероисповедания нельзя подавать свинину. Более того, ортодоксальные мусульмане и иудеи вообще не едят мяса. Исключение из них составляют, соответственно, халял и кошер. В период Рамадана мусульмане соблюдают строгий пост, не принимая никакой пищи от восхода солнца до его заката. Гостю индуисткой веры не следует предлагать говядину (корова в Индии – священное животное) или же надо будет позаботиться о вегетарианском меню и об исключении из него алкогольных напитков. Многие монголы не едят рыбу. Потомственные аристократы могут отказаться от дичи, если не был объявлен сезон охоты, поскольку она может быть либо плодом браконьерства, либо извлечена из глубокой заморозки. В этой связи разумно заранее выяснить диетологические ограничения гостей.
При определении даты приема следует учитывать дни постов, трауров, национальных праздников. Приемы также не принято проводить в выходные и праздничные дни, а также по пятницам в летнее время, поскольку в этот день горожане массово выезжают на дачи. Не лишним будет поинтересоваться у дуайена консульского корпуса или же у сотрудников протокольной службы Представительства МИД России, а также в протокольных службах Комитетов по внешним связям Санкт-Петербурга и Ленинградской области, какие торжества запланированы в городе и области в это время. Следует учесть и проведение или трансляцию в эти дни важных спортивных мероприятий, на которые приглашены или к которым проявляют интерес потенциальные участники приема, и, прежде всего, официальные лица.
Время приема также может быть важным фактором. Оно должно соответствовать общему рабочему графику гостей, чтобы, с одной стороны, не нарушать трудовой и производственный процесс, а, с другой стороны, не тратить время на длительное ожидание начала мероприятий после окончания рабочего дня.
При выборе гостевого дресс-кода необходимо учитывать не только национальные особенности и традиции, но и современные тенденции в верхней одежде, не заставляя срочно покупать или шить фрак или
Приобретать продукты следует только в магазинах, которым вы полностью доверяете, а их приготовление поручать проверенным ресторанам, а также не экономить на количестве обслуживающего персонала, чтобы в зале, где проводится прием, было безопасно, чисто и опрятно, а желания гостей всегда бы предупреждались.
Глава 2. Виды дипломатических приемов
Дипломатические приемы в формате завтраков, обедов, ужинов, коктейлей, фуршетов, бокалов вина и шампанского, журфиксов и просто чая подразделяются на два основных вида, соответствующих времени их проведения – дневные и вечерние, и на два вида по порядку их организации – с рассадкой за столом или без рассадки.
Начнем с рассказа о практике организации, протокольных и этикетных нормах дневных приемов, к которым следует отнести «Завтрак», «Бокал шампанского» или «Бокал вина».
Дневные приемы
Завтрак
В российской протокольной практике завтрак (его часто называют на английский манер – ланч) – один из наиболее распространенных видов дневных дипломатических приемов.
Как правило, мероприятие в таком формате устраивается в честь прибытия официальных делегаций, по случаю приезда или отъезда руководителей дипломатических и консульских учреждений, юбилейных годовщин договоров и памятных дат, а также в порядке поддержания контактов российских дипломатов – сотрудников Представительств МИД России в субъектах Федерации и официальных властей регионов с руководителями иностранных представительств. Обычное время завтрака как вида дипломатического приема – в промежутке от 12 до 15 часов, продолжительностью 1,5-2 часа.
Форма одежды (дресс-код) на таком мероприятии как для мужчин, так и для женщин (если она не обозначена в приглашении) – повседневный костюм.
Следует иметь в виду, что на завтраке предусматривается рассадка за столом (за столами) с полным обслуживанием.
При проведении приемов подобного рода хозяин и хозяйка заблаговременно занимают место у входа в зал (предпочтительнее с левой стороны). Там они встречают гостей. Рядом с ними – в одном ряду – могут стоять 2-3 старших сотрудника с супругами, но в общей сложности число встречающих не должно превышать 6-7 человек. Один из старших дипломатов должен постоянно находиться с ними рядом и помогать принимать прибывающих важных гостей, сопровождая их, если они захотят побеседовать с кем-либо из присутствующих.
Остальные дипломатические сотрудники помогают прибывающим гостям знакомиться с присутствующими, найти свое место в плане рассадки. По сигналу ответственного за мероприятие они сопровождают гостей в другое помещение, где накрыт стол (столы).
В процессе сбора гостей обычно принято предлагать аперитив (по возможности в отдельном помещении, из которого есть вход в зал, где накрыт стол). В качестве угощения могут быть предложены алкогольные напитки, возбуждающие аппетит, например, водку, виски, джин, красное или белое вино, коктейли, соки и воду. При подаче аперитива могут быть предложены закуски: канапе, сэндвичи, тарталетки с разными начинками, маленькие пирожки или орешки. Официанты подают их на подносах. Шампанское лучше не предлагать, поскольку оно считается особо торжественным напитком, который принято подавать в заключительной фазе какого-либо мероприятия, например, после завершения деловых переговоров, подписания итоговых документов, церемонии открытия выставок, ввода в строй важных объектов и иных протокольных мероприятий.