Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше
Шрифт:
И наконец, вы можете предпринять меры накануне своего отъезда, чтобы не разбирать горы писем по возвращении. Некоторые почтовые клиенты позволяют настроить «отпускное сообщение», которое автоматически отправляется всем, кто пишет, пока вас нет. Сообщите, что вы уехали, а когда вернетесь, удалите все входящие письма, и пусть любые важные сообщения вам отправят снова. Не обещайте прочитать все эти письма или вернуться к ним позже! Вы не можете знать, будете ли в состоянии справиться с таким объемом.
Научитесь правильно писать письма
Нужно
И вместо того чтобы тратить час на письмо, вы потратите две минуты, сообщая ту же информацию по телефону. Только придерживайтесь темы и не бросайтесь злословить по поводу последнего сюжетного поворота в «Главном госпитале» [23] . (Подсказка: этот сериал смотрят уже несколько поколений зрителей, но он никак не заканчивается. Злословие тут не поможет.) Как мы убедились, правильное обращение с автоответчиком помогает ускорить обмен голосовыми сообщениями. То же справедливо и для электронной почты. Мы отправляем массу этих сообщений каждый божий день, но можем тратить меньше сил, оптимизировав написание и отправление писем. Еще мы можем сделать свои сообщения настолько простыми для ответа, что переписка займет буквально несколько секунд.
23
General Hospital – американская телевизионная мыльная опера, которая выходит с 1963 года. Прим. перев.
Выключите проверку орфографии
Мой простой секрет написания электронных сообщений касается автоматической проверки орфографии. Я отправляю массу писем. Когда я печатаю «потоком», увлеченно, опечатки выделяются красным подчеркиванием. Из-за этого я вынужден останавливаться и решать, исправлять их сразу или потом. Это небольшая заминка, согласен, но она прерывает состояние потока, пусть и немного. Со временем пауз становится все больше, так что я решил вообще отключить эту функцию. Именно так: выключите проверку орфографии.
Я открыл эту хитрость случайно, когда на моем почтовом клиенте почему-то не работала автоматическая проверка. Концентрация внимания увеличилась, а написание письма пошло куда быстрее. Теперь моя почтовая программа проверяет ошибки только один раз – непосредственно перед отправкой сообщения, поэтому я могу направить все свое внимание на исправление опечаток, когда письмо готово. Эффект оказался настолько впечатляющим, что я отключаю эту функцию даже в текстовом редакторе, когда набрасываю заметки, готовлю речи и презентации, пишу
Кратко формулируйте суть сообщения в теме письма
Вы начнете быстрее получать ответы на письма, если у ваших адресатов будет возможность отвечать, даже не открывая сообщение. Серьезно. Заполняя строку темы, впишите туда краткое содержание письма. Не описывайте сообщение, а резюмируйте его. Например, если вы отправляете письмо о переносе служебного совещания на следующий четверг, бессмысленно писать в теме: «Служебное совещание». Эти слова ни о чем не говорят.
Куда лучше: «Служебное совещание переносится на следующий четверг». Получателю достаточно одной лишь строчки, чтобы получить ключевую информацию и решить, нужно ли читать все сообщение.
Еще лучше: «Служебное совещание переносится на четверг, 21 августа 2014 года». В ящиках некоторых людей письма лежат неделями. «Следующий четверг», или «через две недели», или «конец сентября» можно понять по-разному в зависимости от того, когда письмо наконец-то будет прочитано. Если вы указываете в письме время, убедитесь, что день и час написаны верно. Просто на всякий случай.
Если в теме письма кратко сформулирована его суть, получатель быстро оценит информацию и ответит вам. Но не всякое письмо можно резюмировать в одной строке. Иногда вам нужно, чтобы кто-то принял какие-то меры, подтвердил время встречи или сделал нечто такое, что потребует определенных усилий. Секрет вот в чем: в теле письма надо указать достаточно информации, чтобы человек принял все необходимые решения и дал максимально содержательный ответ.
Подробно сообщите об удобном времени встречи
Часто вам придется обсуждать удобное время, договариваясь о встрече по электронной почте. Нам всем знакомы эти безумные пляски планирования. Попробуем назначить встречу, которая займет час. Это просто.
Я: Ты свободен завтра? Я – да.
Он: Нет, завтра занят. Давай в четверг.
Я: В четверг не могу. Может, в пятницу?
Он: Давай. В два часа?
Я: Нет, до двух я занят.
Он: Хм, а я не могу после двух. Тогда в следующий понедельник?
Вы можете сократить путь, сообщив всю необходимую информацию в самом первом письме. Тогда вам достаточно будет написать друг другу по одному письму:
Вы: Ты свободен завтра? Я свободен завтра, в пятницу после двух, весь понедельник и со следующего четверга по пятницу.
И вот вы сэкономили свое время и время собеседника. А освободившиеся часы сможете провести, отдыхая в офисной ванне.
Указывайте достаточно дополнительной информации, чтобы получатель понимал, о чем идет речь