Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше
Шрифт:
Приведите в порядок свои мысли
Вы сделали еще один шаг к будущему, где меньше работы, приведя в порядок офис и дом. Теперь там уютно, чисто, все на местах, и вам не придется тратить время в поисках нужной ручки. Теперь вы точно знаете, где она, потому что рассортировали все ручки по цвету, диаметру наконечника, типу чернил и толщине стержня (я опять о себе?). Но это еще не все. Предметы не останутся лежать на своих местах, если вы не приведете в порядок мысли, чтобы поддерживать порядок. Самая сложная организационная работа происходит там, где никто этого не видит: в вашей голове. Вы думаете, это ваше рабочее место пребывало в хаосе? Спасибо, что мы не можем видеть, в каком беспорядке находятся наши мысли. На этом фоне захламленный офис выглядит безупречным.
К сожалению, я как раз баловался
Однажды, когда я смогу позволить себе помощников, у меня будет бойкий ассистент по имени Окра, который будет держать все в голове вместо меня. А до тех пор я буду использовать подручные средства, чтобы справляться с трудностями жизни в XXI веке. Мое любимое – миллиметровая бумага [37] . Это универсальный инструмент, который помогает в любом деле! Я видел, как с ее помощью намечают план, отслеживают успехи разных команд в игре «Мусорщик идет на охоту» [38] , организуют трехдневное интерактивное театральное действо с двумя сотнями участников, регулируют годовые программы в школе йоги и следят, чтобы все восемь близнецов были накормлены и одеты в сухое.
37
А еще механический карандаш G2-05 фирмы Pilot, карандаш Pentel Shaker и гелевая ручка G-02 с синими чернилами и стержнем диаметром 0,38 мм от того же Pilot. И прежде чем вы скажете что-нибудь, я хочу заметить, что вовсе не помешан на своих канцелярских принадлежностях! Это можно было бы назвать одержимостью, если бы я знал номера всех моделей наизусть, вместо того чтобы просто постоянно носить все это в кармане и при необходимости доставать любой карандаш или ручку, чтобы списать название модели прямо с корпуса.
38
Scavenger hunt – игра, участники которой за ограниченное время должны найти и собрать определенные предметы. Прим. перев.
Используйте миллиметровку, чтобы поддерживать порядок
Хотите знать, как именно миллиметровая бумага способна изменить вашу жизнь и помочь поддерживать порядок в делах? Позвольте объяснить, как ею пользуюсь я. Я отвечаю за три студенческих проекта, где участвуют 22 студента, три преподавателя и четыре спонсора, которые сотрудничают с 16 или 17 администраторами по трем разным вопросам. Мне нужно отслеживать эти четыре проекта – что может быть проще?
Дрессировать рыб – вот что может быть проще. Меня легко сбить с толку.
Когда я был маленьким, то отличал маму от папы, потому что у одного из них была борода. Я не был уверен, у кого именно, но хотя бы мог просто их различать.
Все началось легко и просто. Я подготовил описание проекта для первой группы и отправил его. Потом взялся за описание для второй группы, но мне позвонил преподаватель третьей.
Мы обсудили проект его группы, после чего я нечаянно послал описание проекта группы номер два администратору группы номер один.
Потом мне нужно было вернуться ко второму проекту – или это был первый, – чтобы помочь студентам запланировать встречу с их администраторами. Хм, с которыми администраторами? Я думал, что администратор, с которым я только что разговаривал, занимается вторым проектом. Или первым. Или третьим. Или… черт побери!
Вся сложность заключалась в том, что проекты были похожи. Во всех были задействованы студенты, преподаватели, спонсоры и администраторы. Кроме того, мне нужно было делать одно и то же для каждого проекта: подготовить его описание, подготовить администраторов, которые будут общаться со студентами, и связаться со спонсором, чтобы согласовать расписание.
Так как проекты были похожи, я запутался – что уже сделано по каждому из них. Решение пришло в виде моей верной миллиметровой бумаги. Той, у которой одна колонка широкая, а остальные узкие.
В
В заголовках к колонкам я указал этапы, которые нужны для работы каждой группы: подготовить описание проекта, подготовить администраторов, утвердить расписание. Этапов было гораздо больше, но суть вы уловили.
Когда определенный этап для конкретной группы оказывался завершен, я просто ставил галочку на пересечении группы и этапа.
Когда преподаватель «Хрюка» прервал телефонный разговор с «Пантерой», во время которого мы обсуждали описание проекта, я мог поставить галочку в клетке на пересечении строки «Хрюк» и колонки «Утверждение расписания», чтобы не забыть и позже не начать делать это заново. Потом, когда я закончил с описанием для «Пантеры», то мог отметить это в соответствующей клетке. Было достаточно одного взгляда, чтобы понять, какие этапы для какой группы еще не завершены.
Иногда приходится отслеживать информацию в режиме «проект за проектом». В этом случае я объединяю несколько колонок и записываю данные прямо на разлинованном листе. Так как у каждой группы свое еженедельное расписание, я создаю колонку с заголовком «Время встречи» и просто записываю время в соответствующей строке.
Я часто составляю такие сетки на замечательной миллиметровой бумаге, о которой говорил выше. Но если вы настолько привязаны к своему компьютеру, что пользуетесь солнцезащитным кремом, дабы защитить свою белоснежную кожу от ожогов, которые может нанести излучаемый монитором свет, то попросту используйте программу для электронных таблиц или текстовый редактор. Но, пожалуйста, сделайте мне одолжение и не тратьте слишком много времени, меняя размеры колонок. Компьютер – инструмент, а не ваш электронный повелитель.
Такие сетки можно использовать не только для работы с проектами, но каждый раз, когда у вас есть один и тот же набор задач, которые вы должны решить при участии других людей.
Если вы задались целью приглашать сотрудников в свой кабинет, чтобы получать их одобрение и возвращать себе уверенность в собственной человеческой ценности, это вы тоже можете организовать с помощью таблицы. Строки будут озаглавлены именами ваших коллег, а колонки – этапами плана построения отношений: встретиться с каждым, найти общие интересы, посоветовать умную книжку, выучить его второе имя, обменяться историями о трудном детстве, а потом у вас будет замечательная беседа в отделе кадров, где вы втроем обсудите недопустимость вмешательства в частную жизнь.
Пример сетки для отслеживания нюансов аренды квартиры
Группа арендаторов могла бы использовать такую сетку, чтобы отслеживать, что им еще нужно сделать для съема квартиры.
Отмеченные клетки в первой колонке относятся ко всей группе, остальные – к отдельным арендаторам.
Используйте готовые формуляры, чтобы систематизировать информацию
Иногда нужно систематизировать больше информации, чем способны вместить простые клетки для галочек. Информации тоже нужно свое место. Ваш мозг способен одновременно удерживать всего от пяти до девяти фактов, поэтому его не назовешь самым удачным местом для хранения информации со множеством нюансов. Когда вы собираете данные о чем-то содержащем множество изменяемых параметров, создайте таблицы для систематизации всех сведений.
В правильной таблице есть место для всей информации, которая понадобится, чтобы выполнить задачу, ради которой она, собственно, создавалась. Это работает как опросный лист: все пробелы напоминают о том, что еще остались данные, которые нужно выяснить, и вместе с тем это памятка о сведениях, которые вам уже удалось добыть. Также это инструмент совершенствования. Когда в процессе использования таблицы выясняется, что не хватает важной информации, вы добавляете графы, и в следующий раз таблица напомнит, что именно вам еще необходимо.