Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше
Шрифт:
Лучшие таблицы – те, которые вы сделали сами, потому что они идеально отвечают вашим потребностям. Например, когда я еду читать лекцию, то обычно остаюсь в другом городе всего на несколько часов. В первый раз я радостно вскочил в самолет и прибыл в Хобокен [39] … чтобы осознать, что не имею представления, должна ли принимающая сторона встречать меня в аэропорту или мне стоило взять машину напрокат. Я не знал даже, нужно ли мне было идти на ужин, предваряющий выступление, или достаточно было появиться непосредственно перед лекцией.
39
Город в штате Нью-Джерси. Прим. перев.
Вот
• Подготовьте место для всей информации, которая, по вашему мнению, пригодится.
• Оставьте немного пустого места для заметок в свободной форме на случай, если что-то вы не предусмотрели. Позже для сведений такого рода можно добавить свои графы к таблице.
• Дайте заголовки для каждой графы, чтобы знать, к чему относится указанная здесь информация. (Знаю, что это кажется очевидным. Подыграйте мне. Раньше, готовясь к поездке, я записывал телефонные номера безо всяких опознавательных знаков. Это номер принимающей стороны? Компании по аренде автомобилей? Отеля? Обозначения для каждой графы спасают положение!)
Постепенно я разработал таблицу, которая позволяет уместить на одной странице всю необходимую мне информацию (см. далее).
Больше всего такие таблицы пригождаются, когда вам нужно систематизировать какую-то информацию снова и снова. Вы можете подготовить таблицы, чтобы контролировать отдельных зомби в своей армии мирового господства, потому что вам необходимо отслеживать одни и те же данные, относящиеся к каждому из нескольких тысяч солдат-зомби. Для однократного мероприятия, такого как монополизация мировой модной индустрии, возможно, полезно будет подготовить одну или две таблицы, но нет необходимости слишком детально разрабатывать их структуру. Если вы однажды захватите господство в мире моды, вам уже не нужно будет делать это снова.
Достаточно объявить конкурента напрочь лишенным вкуса, и вы снова в победителях. Если для рекламной кампании вы захотите позаимствовать мои хипповые футболки, нужно только попросить.
Используйте папки с файлами, чтобы отслеживать жизнь предметов
Таблицы помогают систематизировать информацию. Но как насчет вещей, с которыми связаны все эти дела? Выше мы говорили о папках как местах хранения для документов, которые мы хотим отложить, чтобы вернуться к ним позже. Однако те бумаги, которые находятся в работе, нельзя разместить по архивным папкам, так как они находятся в движении. Вы можете использовать папки разными способами, в том числе чтобы упорядочивать текущие документы. Под текущими документами я подразумеваю те бумаги, которые двигают дело вперед. Как и арендаторам, которые управляются с десятком разных типов бумаг, вам нужен способ содержать все дела в порядке. Часто работа требует управления массой документов. Представьте, что вы школьный учитель, который получает по 125 письменных работ каждый день – по 25 от пяти разных классов. Папки – подходящий инструмент в том числе и для упорядочивания текущих документов. Вы только посмотрите.
Вам нужно произвести действия со всеми письменными работами. Возможно, вы читаете их, оцениваете, пишете комментарии или скармливаете своей собаке (самое время учителям говорить в качестве оправдания: «Моя собака съела твою работу»). Когда вам нужна определенная работа, вы можете задать себе один из следующих вопросов: «Где непроверенные работы, которые нужно оценить?», «Где проверенные работы, которые нужно раздать ученикам?» и «Где работы, которые нужно перепроверить?»
Эти вопросы формируют порядок действий, которые нужно предпринять по отношению к каждой ученической работе. Вы собираете их, затем оцениваете и раздаете. Некоторые работы требуют повторной проверки, поэтому вы перечитываете их, прежде чем вернуть ученикам.
Вот решение: возьмите три папки. Надпишите их: «Оценить», «Раздать» и «Перепроверить». Собрав работы, положите их все в папку «Оценить». Оценив работу, переместите ее в папку «Раздать» или, если
Теперь вы всегда точно знаете, на какой стадии находится каждая работа, так как она лежит в папке, название которой подсказывает, что вам делать с ее содержимым. Когда вы в рабочем настроении, возьмите папку «Оценить» или «Перепроверить» и приступайте к делу.
Если эти две папки пусты, значит, третья – «Раздать» – полна и находящиеся в ней работы можно вернуть ученикам. Так как вы проверяете работы в пяти классах, вам может понадобиться пять комплектов таких папок – по одному для каждого класса.
Также с помощью папок вы можете вести своих нынешних и потенциальных клиентов. Подготовьте пять папок: «Потенциальные клиенты», «Упущенные клиенты», «Переговоры», «Активные клиенты» и «Бывшие клиенты». Если кто-то звонит или оставляет вам визитку, сохраните их контактные данные и указание цели звонка в папке «Потенциальные клиенты». Используйте для этого целый лист бумаги и прикрепите к нему визитку. Когда вы переходите к обсуждению условий, переместите этот лист в папку «Переговоры». Если клиент срывается, отправляйте информацию о нем в папку «Упущенные клиенты» и по случаю заглядывайте туда, если ситуация будет меняться. В ином случае отправляйте лист в папку «Активные клиенты». Ее можно просматривать для составления списка своих клиентов. Когда дело завершено, информация идет в папку «Бывшие клиенты». В идеальном мире вы отправляете бывшим клиентам элегантные открытки по праздникам и букет цветов на день рождения. Мечтать не вредно.
Эту систему можно использовать, чтобы контролировать любой процесс. Например, при осуществлении нашего исключительно важного проекта мирового господства зомби каждый зомби-новобранец должен пройти несколько этапов. Сначала нужно установить его личность, затем засыпать порошком для оживления. Когда зомби реанимирован, на него нужно воздействовать контролирующим разум облучением, снабдить униформой и отправить выполнять ваши приказы.
Каждый из этих шагов соответствует одной папке. Первая – «Установление личности новобранца» – содержит листы с информацией о каждом зомби. Вторая папка называется «Реанимированные новобранцы». Когда нового зомби засыпали порошком, лист с его персональными данными перемещается из папки «Установление личности» в «Реанимированные». Сейчас во второй папке находятся бумаги для всех зомби, на которых нужно воздействовать облучением для контроля мозга и снабдить униформой. Когда это сделано, вы отправляете персональные данные в папку «Армия активных зомби». И конечно, у вас есть последняя папка – «Использовать на запчасти»: когда активный солдат-зомби растворится в слизи на поле боя, вы сможете предпринять необходимые спасательные работы.
(Кто бы мог подумать, что создание армии зомби окажется таким сложным? Или что правильное использование папок может сделать этот процесс таким простым?)
Когда я работаю над чем-то сложным, то использую папки, чтобы не потерять из виду детали. На внутренней стороне папки я пишу напоминание о следующем шаге (этапе) для бумаг из этой папки. То есть внутри папки «Реанимированные» я… хм… то есть кто-то… может указать: применить лучевую пушку и переместить в папку «Армия активных зомби».
В следующий раз, когда столкнетесь со сложным процессом, упростите его, разбив на этапы и создав свою папку для каждого шага. А если вы учитель, у которого проблемные ученики, просто отправьте их письменные работы в папку «Скормить собаке» – и вы наконец тоже сможете использовать такое оправдание.
Организуйте свои дни
Создание армии зомби – не единственный сложный процесс. Даже ваше тело само по себе каждый день проходит через определенный процесс. И когда это настроенный инструмент, вам удается сделать максимально много в кратчайший срок, организовав работу так, чтобы она делалась легко, когда для этого имеется подходящее время. Поэтому теперь давайте поговорим о том, как организовать ваши дни, чтобы успевать много за минимум времени.