Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Роббинс Стивер

Одна из задач, которые вы можете автоматизировать, – поиски. Многие информационные сайты позволяют сохранять найденные материалы, чтобы вы без труда могли обратиться к ним в любую минуту. Используйте эту возможность! Просто сделайте закладку на нужной странице, вместо того чтобы запоминать, что нужно вводить целую фразу: «Уход и кормление белых кошек, спасенных из рук злого супергения», чтобы получить список специализированных магазинов для ухода за домашними животными. В следующий раз, когда милый лисенок вашего босса начнет откашливать слишком много комков шерсти, результаты вашего поиска будут тут как тут, и вы сможете быстро вернуться к непосредственным служебным обязанностям. Мой любимый способ автоматизировать поиски – Google Alerts, сервис, который ежедневно отправляет вам уведомления о новых статьях, отвечающих запросу. Это эффект рычага в чистом виде: один раз задайте поиск с упоминанием имени своего работодателя

и больше не беспокойтесь об этом. При этом вы все равно будете первым оповещены о новой статье с деталями иска, поданного против вашей компании вашими же коллегами, которые утверждают, будто думали, что фраза «Вы будете прикованы наручниками к рабочим столам, пока не закончите проект» была просто фигурой речи. Нет необходимости каждый день тратить время на поиски. Вам придется задуматься об этом, только когда понадобится узнать об исходе дела или начать новое исследование.

В любой работе, которая требует контроля над происходящим в мире, можно использовать автоматизированный поиск. Если вы следите за конкурентами, чтобы разгадать их секретные планы, или отслеживаете новые разработки в вашей сфере, автоматические оповещения – для вас. Если вы заняты в области продаж или поддерживаете отношения с важными клиентами, поставщиками или компаниями-партнерами, то можете установить автоматические уведомления, которые будут сообщать о событиях, стоящих вашего внимания. Вы первым сделаете звонок, чтобы поздравить или выразить сочувствие. «Мне так жаль, что произошел этот химический взрыв. Если вам нужно поговорить, я всегда к вашим услугам. Кстати, вы не откажетесь расплатиться по счету, пока суд не заморозил ваши активы?»

Автоматизируйте напоминания

Одно из мест, где автоматизация творит чудеса, – карточки с напоминаниями [53] . Карточки-напоминания – это система, отличная от упомянутой выше техники преследования коллеги со страусиным пером. Если вы знаете, что лицензия на хранение порошка для оживления зомби истекает в марте, то помещаете документы для продления лицензии в папку, обозначенную как «Март». Так как вы проверяете картотеку каждый день, когда приходит время, соответствующая карточка напоминает, что пора обновить лицензию. В силу того что вы положили в папку заявление, даже необходимые документы уже под рукой.

53

Система карточек, распределенных по папкам согласно датам, с тем чтобы в назначенный срок не забыть о важном событии. Прим. перев.

Но для меня и это значит слишком много работы. Проверять картотеку каждый день? Еще чего! Это может помешать полноценному сну. Поэтому мои напоминания автоматизированы. Единственное, что нужно сделать, – установить их. Никакой ежедневной проверки – когда необходимо напоминание, оно приходит волшебным образом. Я использую для этого электронные письма с отсроченной доставкой. Тогда письма, которые я подготовил, магически отправляются мне в нужный момент в будущем. Это система напоминаний, которой я могу доверять, потому что проверяю почту ежедневно и вряд ли перестану это делать. Отправка электронных писем может быть запрограммирована хоть на десять лет вперед. В 2018 году мне предстоит пройти вакцинацию против столбняка. Из обозримого будущего: письма с запросом на подтверждение и соответствующие документы для конференции, в которой я участвую, придут в декабре, за несколько дней до конференции. Вся работа, связанная со сбором документов и распределением их по папкам в надежде вспомнить о них, когда придет время, – в прошлом. Все превращается в приложение к электронному письму, которое магически появляется в назначенный срок.

Так как сервисы приходят и уходят, вместо того чтобы перечислять их в этой книге, я создал список сервисов с отложенными письмами на сайте GetItDoneGuyBook.com.

Автоматизируйте покупки

И конечно, компьютер – замечательный инструмент для автоматизирования регулярных трат. Вы можете использовать технологии для регулярных выплат вашим подельникам, чтобы те не бунтовали (они и так уже бунтуют достаточно). Если вы часто заказываете одни и те же канцелярские принадлежности, можете создать список «популярных», чтобы одним кликом разместить любимый заказ. Технологии позволяют даже еду на дом заказывать по щелчку: большинство сайтов предоставляет онлайн-сервис доставки еды из ресторанов-участников прямо к вашим дверям. Прекрасный выход для тех, кто панически боится включать кухонную плиту или вообще готовить самостоятельно. Свои регулярные еженедельные, ежемесячные,

ежеквартальные и ежегодные заказы я делаю одним кликом.

Некоторые вещи невозможно заказывать в одно и то же время, а только тогда, когда они заканчиваются: например, чековые книжки, картриджи для принтера или сменные лезвия к машинке для стрижки волос в носу. Вы можете написать напоминание о заказе на стикере и прицепить его к последней штуке. Когда вы соберетесь использовать этот единственный оставшийся экземпляр, стикер напомнит вам, что пора заказывать новую партию. Иногда я даже прикрепляю к письму форму заказа или электронную ссылку для заказа. Я прикладываю небольшое усилие, чтобы установить напоминание, и потенциально экономлю массу времени и избавляю себя от возможных неприятностей, связанных с тем, что чего-то не окажется на месте как раз тогда, когда больше всего будет нужно. (Для читателей, полностью помешанных на качестве, это персональная версия канбана [54] .)

54

Система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Прим. перев.

Используйте таблички, чтобы достичь эффекта рычага

Однако не все должно делаться с помощью высоких технологий. Карандаш и бумага – настолько мощные источники силы рычага, что смогли произвести в мире революцию. Теперь они повсюду, и поэтому мы позабыли, как они прекрасны. Я сплю с карандашом и бумагой под подушкой, просто чтобы быть ближе к этому великолепию. Карандаш и бумага автоматизируют передачу информации. Возьмем таблички. Вы можете автоматизировать информацию – развешивать таблички – где угодно. Вместо того чтобы сообщать каждому посетителю, что гардероб находится справа от приемной, повесьте табличку. Чтобы не объяснять всякому, кто отвлекает вас, что вы сосредоточены на работе, установите табличку. Используйте мини-таблички (мы называем их ярлыками) в шкафу с канцтоварами, чтобы знать, какие вещи где искать. Подготовьте инструкции о том, как добраться до вашего офиса или дома из аэропорта, с автобусного вокзала и по автомагистрали. Когда ожидаются гости, отправьте им файл с инструкцией. Эффект рычага – невероятный! Стоит один раз вложить ресурсы в создание таблички, и она будет отрабатывать ваши затраты снова и снова, избавляя вас от необходимости объяснять, разыскивать, запоминать.

В первую очередь время, затраченное на создание таблички, оправдывает будущая долгосрочная экономия. Если вам нужны таблички для мероприятия, которое проходит регулярно, как, например, ежегодное собрание акционеров или слет бойскаутов младшей дружины, сохраните таблички вместе с заметками по соответствующему событию. Каждый раз, организуя мероприятие, просто берите готовые таблички и используйте их снова. У меня есть один электронный документ со всеми табличками, необходимыми для чудесной вечеринки в моей квартире. Одно касание иконки с изображением принтера – и дело сделано: «Пожалуйста, оставляйте верхнюю одежду внизу», «После часу ночи разговаривайте тише, чтобы не беспокоить соседей» и «Не ешьте это. Сделано из пластмассы».

Используйте вещи повторно, чтобы добиться эффекта рычага в плане времени, денег и ресурсов

Кроме автоматизации есть и другая эффективная форма силы рычага – повторное использование вещей. Я выучил этот урок на примере носков. Раньше в целях экономии я покупал дешевые носки, но потом выяснил: если стирать носки и надевать их снова, сумма, потраченная на одежду, заметно уменьшается. Можно пойти еще дальше: если покупать более дорогие носки, сделанные из ткани, а не из бумаги, они будут сохранять хороший вид годами. Это относится к любой одежде, не только к носкам, и применимо в том числе в профессиональной жизни – не только когда речь идет о моде.

Используя вещи повторно, вы добиваетесь эффекта рычага, экономя время, усилия и деньги, которые требуются для создания того, что вы применяете заново, так как вам не нужно заменять эту вещь новой или искать место для ее размещения. Конечно, это кажется очевидным, но попробуйте углубиться в тему. Найти новых клиентов будет стоить вам куда дороже. Так почему бы не достичь эффекта рычага в отношении существующих клиентов, обращаясь к ним повторно, продавая им новые продукты или давая их во временное пользование? Таким образом вы сэкономите время и затраты, необходимые для завоевания новых клиентов. Когда клиенты берут что-то напрокат, то шлют вам хорошие деньги каждый месяц. Первые копировальные машины Xerox брали напрокат, а не покупали. Используя потенциал своих клиентов из месяца в месяц, руководители Xerox буквально купались в деньгах – и все благодаря силе рычага, которая позволяла экономить энергию на поиск новых клиентов.