Эффективное общение
Шрифт:
Не забываете ли о том, что, глядя собеседнику в глаза, вы тем самым даете ему понять, что внимательно его слушаете?
Задаете ли вы вопросы, чтобы убедиться, что в полной мере понимаете, о чем вам говорят?
Осознаете ли вы, что слушание – активный процесс, который требует некоторых усилий?
Все получится, если…
• осознать, насколько важны для общения жесты и выражение лица;
• следить за тем, чтобы язык тела соответствовал словам;
•
• вызвать интерес слушателя к своему рассказу с помощью определенного тембра и интонации;
• демонстрировать человеку, что вы его внимательно слушаете, глядя ему в глаза и выражая согласие или несогласие с его словами;
• задавать вопросы, чтобы убедиться в том, что вы правильно поняли смысл сказанного;
• занять позицию активного слушателя.
Пишем и читаем
Излагая свои мысли на бумаге, вы запечатлеваете то, что хотите сообщить людям. Но сделать это не всегда просто. Придерживайтесь такого правила: лучше записать, чем правильно сформулировать устно.
Запишите свою мысль, перечитайте написанное и убедитесь в том, что смогли выразить именно то, что хотели. Если вам кажется, что у вас легко получится изложить свои мысли на бумаге с первого раза, вы, наверное, еще никогда не пробовали это сделать.
В чем различие между письменной и устной речью
Для того чтобы записать какую-нибудь информацию, требуется некоторое время. Это более сложный вид коммуникации, но он обладает некоторыми преимуществами по сравнению с устным общением.
Сложный материал, изложенный на бумаге, становится более простым для восприятия. К тому же к описанию события можно возвращаться снова и снова, спустя долгое время после того, как оно произошло.
Если вам приходится передавать информацию разным людям при разных обстоятельствах, то и рассказ ваш будет всегда разным. Сравнив несколько вариантов одного и того же сообщения, вы заметите, что малейшая дополнительная или, напротив, упущенная деталь изменяет его. В письменном же источнике информация абсолютно одинакова для всех.
С другой стороны, если слова подобраны недостаточно тщательно, могут возникнуть разночтения. У бумаги, в отличие от живого рассказчика, нельзя спросить, что подразумевается под тем или иным словом или выражением, поэтому все, что не вполне понятно, может стать предметом дискуссии.
Читаем
Когда человек читает, его главная цель – выяснить, о чем идет речь, и понять смысл сообщения.
Читая, мы воспринимаем информацию избирательно, в соответствии со своими знаниями. Чтобы у людей не возникало сложностей с пониманием того, что вы написали, не следует забывать о таких немаловажных вещах:
• об основах языка, на котором вы пишете, орфографии и пунктуации, образных средствах речи;
• об уровне знаний, которыми может владеть читатель. Как правило, людям кое-что известно
• о причинах, по которым человек берется за чтение: делает он это для удовольствия или ради интересов дела.
Читать бегло – значит поддерживать минимальную скорость, при которой читающий успевает предположить, что будет дальше. Незнакомая тема или необычный стиль изложения замедляют темп чтения, а вместе с ним, как правило, снижается и интерес читателя. Это может привести даже к тому, что человек бросит читать.
Простые правила правильного изложения
Если вы стремитесь обратить внимание людей именно на те мысли, которые хотели бы довести до их сознания, излагайте информацию коротко и ясно. Если интерпретация сообщения допускает двусмысленность, получатель может неправильно его истолковать и поступить в соответствии со своими ошибочными предположениями. В буквальном смысле – «прочитать между строк». Чтобы рассказ получился лаконичным и ясным, надо потратить на него достаточно много времени и усилий. Это хорошо иллюстрирует старая шутка: «P.S. Прошу прощения, что письмо получилось таким длинным – просто не было времени написать короткое».
Искусство письменной коммуникации заключается в умении заинтересовать читателя своим рассказом. Для этого вам нужно:
• записать свои мысли и оформить их. Это значит, что сначала надо просто изложить информацию на листе бумаги, а затем поработать над редактированием и шлифовкой основных мыслей;
• использовать отступы, подзаголовки, разделять текст на абзацы. Это действенная замена визуальных и голосовых сигналов. Благодаря подобным приемам можно подчеркнуть главное, заинтересовать читателя, заставить его продолжить чтение и упростить восприятие;
• разделять текст на смысловые части с заголовками, использовать шрифты разного размера и даже кратко изложить содержание. Структурирование текста помогает лучше в нем ориентироваться.
Устная речь обычно течет свободно. Выразить свои мысли письменно намного сложнее. К тому же по необъяснимым причинам люди склонны использовать на письме сложные слова, например «финансировать» вместо «заплатить», «производить» вместо «делать», «принимать участие» вместо «участвовать», «однако» вместо «но» и т. д. Это не только выглядит смешно, но и мешает читательскому восприятию.
Запомните: чем проще написано – тем понятнее.
Делаем выводы
Передавая информацию в письменной форме, никогда не забывайте об особенностях восприятия написанного текста. Правильное изложение значительно упрощает восприятие написанного: когда людям понятно, о чем идет речь, они с большей готовностью продолжают чтение.
Выразив свою мысль просто и доступно, вы завоюете интерес читателя и вызовете у него ощущение, что написанное вами, безусловно, заслуживает внимания. Можно рассчитывать на то, что ваше сообщение будет прочитано не один раз.