Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Хёрст Марк

Пользователям необходим эффективный инструмент для управления списками дел: не почтовая программа, а что-то другое, что помогало бы расставлять приоритеты для задач в соответствии с принципом цифровой грамотности: оставить биты в покое и защитить пользователей от ненужного стресса. И это должен быть единый инструмент, чтобы все задачи можно было найти в одном месте. Нельзя ни сосредоточиться, ни расставить приоритеты, если списков дел несколько. Это обойдется слишком дорого. Итак, что обычно выбирают пользователи?

Бумагу. Чаще всего множество листов бумаги. Часто болезненно много бумаги. Маленькими яркими квадратиками облепляют по периметру мониторы, развешивают их по всему рабочему пространству.

Что-то нацарапано на счетах или коктейльных бумажных салфетках, рассовано по карманам, прикреплено к холодильнику, свалено в кипы. Исписанные каракулями блокноты, папки с маленькими цветными стикерами, распечатки напоминаний и инструкций. Бумага. Стопки, пачки, кипы – от потолка до уровня глаз. Бумага наполняет нашу жизнь, отвлекает внимание, встает на пути, ожидая тщательной уборки и в конце концов уничтожения. В больших количествах бумага – препятствие на пути к продуктивности, а не рабочий инструмент.

Сегодняшняя информационная перегрузка вызвана битами, поэтому инструмент избавления от нее тоже должен быть связан с битами. Использование бумаги для списков дел, таким образом, просто бессмысленно. Много лет назад бумага была лучшим вариантом, но сейчас это вариант медленный, неудобный и даже просто смешной. С тем же успехом можно пытаться ездить в командировки верхом на лошади.

Впрочем, многих это не останавливает, и бумажные решения продолжают применяться. Некоторые компании и сейчас продают методы организации труда при помощи сложной системы блокнотов, папок и других бумаг, которые, разумеется, выпускаются теми же самыми компаниями. Помимо очевидного недостатка всех бумажных вариантов сама сложность этих методов служит как коммерческим доводом (так все выглядит гораздо серьезнее), так и барьером для любого, кто действительно хочет заниматься делом. Чем больше диаграмм и рамочных конструкций предполагает метод, чем больше времени уходит на обучение и практику, тем ниже производительность труда пользователя. Комплексные бумажные методы работы прекрасно выглядят на продающих семинарах и тому подобных мероприятиях, но препятствуют производительности. То, что нужно сейчас, – простое, элегантное цифровое решение, которое позволяет работать с максимальной скоростью, то есть цифровая грамотность.

Тем не менее многие люди сейчас пользуются бумагой для управления списками дел – не в рамках особого метода или системы, просто бумага у них под рукой. Они никогда не учились чему-то иному. Кроме того, что на маленькие яркие квадратики и посмотреть приятно. Проблема в том, что такие заметки накапливаются, и это вызывает хаос. Сцена эта настолько знакома, что стала клише: монитор облеплен стикерами, которые налезают друг на друга и борются за внимание пользователя. Такой беспорядок характерен для всех, кто не обладает цифровой грамотностью. Как будто биты вылезли из компьютера и распространились в бумажной форме вокруг монитора.

Бумага – лучший вариант, чтобы набросать заметку-другую, но для управления списками дел она не годится. Цифровая грамотность призывает пользователя ограничить использование бумаги и перейти на цифровую систему управления списками дел. Чтобы объяснить грамотный с цифровой точки зрения метод, мы должны в первую очередь понять, почему же бумага настолько неэффективна.

Есть две причины, по которым владеющие цифровой грамотностью пользователи не должны полагаться на бумагу при управлении списками дел: это пространство и время.

Бумага и пространство

Количество бумаги всегда становится проблемой, когда мы пытаемся применить к цифровым задачам бумажные решения. Бумажные заметки эффективны, только если их не так много: один стикер прекрасно справляется со своей задачей напоминания, но несколько способствуют рассеиванию внимания. Несколько десятков стикеров – это уже беспорядок на мониторе, к которому они все прикреплены.

А уж с б'oльшим количеством нельзя справиться физически, не говоря уже о психологическом дискомфорте.

Но «большее количество» – это именно то, что приносит цифровой мир. Биты бесконечны. Чтобы успешно существовать в цифровую эпоху, нам нужно решение, которое эффективно управлялось бы с любым количеством задач. Бумага такого решения не дает – она физически ограничена пространством, которое занимает, и нашими возможностями ее увидеть. Если действительно использовать стикеры для управления цифровыми задачами, надо подготовить место, чтобы видеть сотни их, если не тысячи [9] . Бумага, даже в виде тщательно организованного блокнота, не может заменить правильного управления битами. При большом количестве задач необходимо пользоваться только битами.

9

Популярная несколько лет назад компьютерная программа Sticky Notes давала пользователям возможность заклеить весь экран виртуальными стикерами, как будто физически существующих краев монитора было недостаточно. У таких виртуальных заметок были все недостатки настоящей бумаги: беспорядок, рассеивание внимания, отсутствие места – и почти ни одного достоинства битов.

Бумага не может похвастаться и емкостью содержания опять же из-за физических ограничений. К задаче может прилагаться сколь угодно много информации, и нельзя полагаться на то, что вся она уместится на бумаге. Например, представьте себе такую задачу: нужно ответить на несколько вопросов на основании нескольких страниц заметок с совещания. Вместить все относящиеся к задаче данные не смогут ни стикеры, ни блокнот. А ведь каждый день появляется множество подобных задач. Биты же прекрасно могут хранить любое количество данных на небольшой площади. Удачный пример – почтовый ящик, который хранит длинное письмо, отображая только его заголовок из нескольких слов. (Ниже будет показано, что подобными же достоинствами обладает и организованный по принципам цифровой грамотности список дел.) Но бумага не может сжимать информацию: чем больше на ней данных, тем больше места она занимает.

Бумага и время

Недостаток пространства вторичен по сравнению с еще более существенным: бумага не идет ни в какое сравнение с битами в том, что касается значительно более важного аспекта управления делами – во времени. Управление списком дел – это прежде всего процесс управления нашим вниманием в течение времени. Когда пользователь сталкивается с десятком элементов списка дел, он должен не переделать их все немедленно, а решить, какие задачи важнее сделать сейчас, а какие позже, и определить порядок их выполнения. Когда дел много, времени обычно не хватает и этим ресурсом нужно четко управлять.

Управление списком дел неразрывно связано с планированием рабочего времени. Каждая задача должна иметь собственное время выполнения, и для многих из них это время находится в будущем. Поэтому часто нужно сегодня создать задачу, чтобы выполнить ее в будущем.

Например, когда я сдаю вещи в химчистку во вторник, приемщица говорит, что забрать их можно в пятницу. Поскольку я лучше всего помню об этом, когда сдаю одежду, то и задачу создаю в тот же день – во вторник, хотя до ее выполнения еще есть время. Вопрос в том, как создать задачу. Один вариант – наклеить на холодильник стикер «забрать вещи из химчистки в пятницу», но в результате этот стикер будет висеть у меня под носом без дела три дня. Это неудачное решение: или я буду несколько дней отвлекаться на него без необходимости, или забуду о нем вовсе, а значит, он не выполнит своей функции напоминания.