Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач
Шрифт:
О длинных списках
Список дел, грамотный с цифровой точки зрения, заставляет пользователя концентрироваться только на том, что нужно сделать за сегодняшний день. Есть только один недостаток: если дел слишком много, то список задач быстро обнажает неприятную истину. Когда пользователь заканчивает вносить задачи в список, то дела, требующие неотложного внимания, могут простираться на весь экран – крайне деморализующее зрелище. Некоторые пользователи в отчаянии вновь возвращаются к прежним технологиям – возможно, другие функции или раздельные списки дел помогут справиться с проблемами. Один пользователь написал такое письмо:
Что делать с очень
Простой факт состоит в том, что список дел не виноват, если у вас слишком много работы. Списки дел только указывают, что нужно сделать, помогают организовать работу и расставить приоритеты. Если работы слишком много, то эффективный список дел, по крайней мере, сразу прояснит это, и пользователи начнут думать, как реорганизовать работу или даже частично от нее отказаться. Худшее, что может сделать список дел, – затемнить проблему, отвлекая внимание пользователей бесчисленными ненужными функциями и сложностью своего устройства.
Однако пользователи по возможности должны откладывать работу. Если сегодня решить все 150 задач невозможно, нужно отложить их до определенного момента в будущем, когда к ним реально вернуться. Но если сотрудник подозревает, что он вообще не сможет закончить работу и что все 150 задач будут тянуться за ним постоянно, то эту проблему нужно решать вне зависимости от любых систем и программ. Возможно, если поговорить с начальником, то часть дел можно переложить на кого-то другого. Но ни одна система, какой бы сложной и высокотехнологичной она ни была, не может справиться с проблемой, которая возникла не в цифровом мире.
Успех в управлении списками дел легко оценить по количеству элементов ежедневного списка. Подобно оценке количества писем в почтовом ящике оценка количества задач – легкий способ понять, насколько пользователь продвинулся на пути к завершенности. Все обладающие цифровой грамотностью люди должны очищать раз в день почтовый ящик. Так и список дел они должны очищать как минимум раз в неделю. (Ежедневно решать все задачи из списка на день невозможно, тем более что некоторые дела требуют нескольких дней работы.) Разве не прекрасно уходить с работы вечером в пятницу в предвкушении выходных, ощущая завершенность после того, как почтовый ящик и список дел очищены. (Конечно, только до понедельника.)
Использование списка дел для проверки
Еще одно преимущество списка дел, который связан с электронной почтой: возможность проверки. Используя поле письма «Скрытая копия» пользователь может применять список дел как лучшее в мире средство для проверки.
Вот два частых сценария, которые вызывают необходимость проверки.
1. Подтверждение: после того как вы в письме задали кому-то вопрос, дали задание или поручили какое-то дело, нужно убедиться, что человек понял, что ему поручено, и выполнит эту задачу за соответствующее время.
2. Завершение: затем нужно проследить и убедиться, что задача выполнена вовремя или отложена.
В обоих случаях, отсылая письмо получателю, поставьте в скрытую копию свой список дел (Good Todo или другой с той же функцией). Теперь проверка будет включена в ваш список дел, и вы о ней не забудете: судьба всех задач, которые вы кому-то поручили, станет вам, таким образом, известна.
Когда
В этом и состоит красота грамотного с цифровой точки зрения управления списками дел: биты можно использовать для своей выгоды, я могу достичь почти стопроцентной точности и соблюдения расписания – даже ценой репутации маньяка! – при меньших затратах на размышления. Если я посылаю проверочное напоминание на шесть месяцев вперед, то могу полностью забыть о задании, оставить биты в покое, пока оно снова не обретет важность и список дел вновь не предложит его моему вниманию.
Конечно, это лишь некоторые предложения по управлению списками дел. Овладевшие цифровой грамотностью пользователи должны постоянно искать и другие пути повышения эффективности. Как и вся цифровая грамотность, управление списками дел – это процесс постоянного улучшения и самосовершенствования.
Глава 6
Медиадиета
У нас ходит поговорка: «Учиться в Массачусетском технологическом университете – это как пить из пожарного шланга» [10] . То же самое можно сказать о получении информации в перенасыщенном данными мире, в котором мы живем. В 1989 году в своей книге Information Anxiety («Информационная тревога») Ричард Сол Вурмен написал: «Один из самых настораживающих побочных эффектов информационной эры – ощущение, что мы обязаны все знать. Понимание своей ограниченности необходимо, чтобы выжить в информационной лавине. Нельзя и не следует впитывать все или даже реагировать на все». Книга была издана еще до наступления популярности электронных писем, то есть цитата относится к потоку печатной информации. Это утверждение сегодня еще более актуально. Цифровой век привел к гигантскому увеличению информации, которую нам предлагается обработать.
10
Поэтому я назвал комикс, который нарисовал в колледже, «Таверна пожарных шлангов». Шутки были примерно того же сорта.
Представьте себе те средства массовой информации, которые постоянно соперничают за наше внимание. Это всего лишь периодические ресурсы, которые регулярно предлагают себя прочитать, посмотреть или послушать. (Одноразовые варианты – книги и кино – тоже вносят свой вклад в загрязнение информационного пространства.)
Офлайновые СМИ:
• журналы;
• газеты;
• телепередачи;
• радиопрограммы.
Онлайновые СМИ:
• рассылки новостей (один источник пишет для многих читателей);
• листы рассылок (многие пользователи общаются на одну общую тему);
• сайты и блоги;
• новые типы онлайн-контента: подкасты, социальные сети и т. д.
У нас выбор информации больше, чем когда-либо в истории. Состоятельные люди, живущие в городах или пригородах, могут легко получить доступ к десяткам вариантов в офлайновой категории, а любой пользователь интернета может выбрать тысячи или миллионы вариантов в онлайн-категории. Уже само количество доступных вариантов ужасает, даже если не пытаться их читать, смотреть или слушать. С тем же успехом можно попытаться подсчитать песчинки на пляже – даже объем явления сложно оценить.