Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Хёрст Марк

06/15/13

отредактировал главу 9,

добавил замечания по расположению

06/14/13

отредактировал главу 8,

проверил цитату в Википедии

Вот некоторые файлы-журналы, которые я храню у себя на компьютере:

1. «_просмотренные фильмы»: этот файл я веду много лет. В нем содержится название каждого фильма, который я посмотрел с момента открытия файла, и краткий комментарий к каждому. Разделители в этом файле – не дни, как в примере выше, а годы: фильмы текущего года наверху списка, затем прошлогодние, затем позапрошлогодние и так далее. У меня есть и такой же файл «_прочитанные книги».

2. «_здоровье»: это файл-журнал, в который я вношу все свои заболевания или недомогания и дату проявления симптомов. Многие прилежно ведут аналогичные записи о своих машинах,

но я считаю, что личный журнал здоровья куда важнее. Он не требует никаких специальных программ, кроме текстового редактора для создания файла ASCII. (Растет движение за то, чтобы пользователи отмечали все данные о своем здоровье: см. сайт quantifiedself.com.)

Файлы основы и файлы-журналы удобны во многих отношениях, но их основной недостаток в том, что потерять их может быть очень обидно. Поскольку пользователь постоянно обновляет один и тот же файл при внесении правок, предыдущие версии файла не сохраняются автоматически. Это отличает их от обычных файлов-«однодневок», за которыми естественным образом тянутся следы предыдущих версий, к которым можно будет обратиться, если что-то пойдет не так. (Например, все черновики отчета будут сохранены в папке проекта как разные файлы, возможно, даже с разными датами создания.) Одна неудачная правка файла основы или файла-журнала может изменить или удалить солидную часть информации. Поэтому важно часто делать резервные копии самых важных файлов основы и файлов-журналов [33] .

33

О резервных копиях подробнее говорится в главе «Другие полезные советы», но простой способ сделать резервную копию файла – послать его на бесплатный почтовый ящик на Yahoo или Gmail. Укажите название файла и текущую дату в поле «Тема», вложите файл в сообщение и отправьте его. Например, в теме будет значиться «Просмотренные фильма 02–25–07», а сам файл «Просмотренные фильмы» будет прикреплен к пустому сообщению.

Последние мысли об именовании файлов

Возможно, кто-то удивится: зачем забивать себе голову какой-то схемой именования, если файловая система компьютера сама назначает метаданные для каждого файла. Например, компьютер хранит и отображает дату и время последнего изменения каждого файла. Эти данные действительно порой полезны, но ненадежны. Иногда дата изменения файла меняется, даже если вы просто открывали его для просмотра, не внося никаких поправок. А если файловая система выходит из строя, то восстановление файлов из резервных копий может повлиять на даты изменения всех файлов. Если использовать схему именования, то инициалы автора, дата создания файла и его тема останутся в названии.

Пользователь, владеющий цифровой грамотностью, никогда не станет полагаться на то, что файловая система, приложение или любая другая программа станут работать должным образом, а вместо этого сконцентрируется на самих битах. Ведь цифровые данные пользователя – это, в конце концов, наиболее важное, что есть во всем компьютере. Аппаратное оборудование может сломаться, программное обеспечение – стать неактуальным. Может случиться что угодно, но если файлы пользователя носят правильные названия, хорошо организованы и имеют резервные копии, беспокоиться не о чем. Система именования файлов внедряет достоверные данные в название каждого файла, гарантируя, что любой пользователь сможет эффективно использовать файлы. Цифровая грамотность освобождает пользователя от привязки к любому конкретному устройству или программе. В сочетании со схемой хранения, о которой пойдет речь в следующей главе, правильно подобранные названия файлов позволяют пользователю уверенно заявить: «Имею биты, готов путешествовать».

Глава 11

Хранение файлов

Разные типы файлов лучше организовать различным образом. Например, фотографиями лучше всего управлять в специальном приложении для фотографий (iPhoto или Picasa) посредством метода, уже описанного в соответствующей главе. Музыку хорошо упорядочивать в таких программах, как iTunes. Но это удобно не для всех файлов. Часто мы создаем и получаем такие биты, для которых отсутствует специальное приложение.

Допустим, вы написали личное письмо,

распечатали его и послали обычной почтой тетушке Мардж, но исходный файл вам по-прежнему нужен. Первый шаг, разумеется, состоит в том, чтобы дать файлу правильное с точки зрения цифровой грамотности название. Но этого недостаточно: поскольку в дальнейшем вы собираетесь хранить его на компьютере, нужно сделать так, чтобы его можно было потом легко найти. Приложения типа iLetter, с помощью которого можно было бы упорядочить личные письма, не существует. Файл должен где-то существовать, следовательно, необходимы места для его хранения, которые не управляются специальными приложениями.

И такое место существует – это файловая система, приложение, которое хранит и упорядочивает все типы файлов. Она есть на любом компьютере – Mac, Windows, Linux. Некоторые веб-приложения предлагают онлайновые файловые системы, которые позволяют хранить и организовывать файлы в онлайн-режиме. Даже приложения типа iPhoto и iTunes на самом деле используют для упорядочения файлов компьютерную файловую систему, но показывают файлы в более удобном виде, чем это делала бы сама файловая система. Это как стирка белья в отеле класса люкс. Гостиница пользуется теми же стиральными машинами и моющими средствами, что и вы у себя дома, но при этом персонал доставляет готовую одежду отглаженной и безупречно сложенной.

Хотя для некоторых файлов такое «люксовое обслуживание» (в программах iPhoto и iTunes) существует, для других есть только файловая система. Но это не проблема. Для тех, кто обладает цифровой грамотностью, файловая система предлагает элегантный и эффективный способ организации файлов любого типа. Пользователи должны только понять, как это работает.

Сначала небольшой обзор. Когда вы включаете компьютер, первым делом на нем появляется рабочий стол, где отображается иконка жесткого диска (или «Мой компьютер» для Windows), а также иконки всех файлов, которые размещены на рабочем столе. Двойной щелчок по иконке жесткого диска отображает всю иерархию файловой системы: папки содержат другие папки, в которых, в свою очередь, есть еще другие папки и так далее до конца. В каждой папке может содержаться любое количество файлов и папок. Таким образом, любой файл на компьютере – письмо тетушке Мардж, фотография, песня, что угодно – обитает в какой-то папке в рамках иерархии файловой системы. (Файлы на рабочем столе тоже входят в эту иерархию.)

К несчастью, многие пользователи не всегда понимают, какие папки создавать или как организовывать файлы в них. Вот несколько обычных ошибок:

• Некоторые создают слишком много папок, что приводит либо к беспорядку, либо к невероятно глубокой иерархии, а в итоге нельзя ни найти старые файлы, ни даже определить, где хранить новые.

• Другие создают слишком мало папок, кидая все в одно или два места. В итоге файлы тоже нельзя найти из-за царящего в этих папках хаоса.

• Некоторые просто сваливают все на рабочий стол, переполняя его иконками. При виде такого рабочего стола наступает полная деморализация.

• Хуже всего, когда пользователи организуют файловую систему частично. Они некоторое время следуют определенному методу, потом просто хаотично распихивают файлы, затем пробуют какой-то другой подход. В результате файловая система – это безумное смешение заброшенных схем организации, и каждый раз, когда нужно сохранить или найти файл, пользователи приходят в замешательство, потому что не знают, какой системе следовать.

Поняв, что люди не хотят заниматься упорядочением файлов самостоятельно, зубры технологий предлагают им собственное решение – за отдельную плату. Их программы обещают помочь пользователям позднее найти свои файлы без досадной необходимости что-то организовать самостоятельно. Предполагается, что пользователи могут размещать файлы где угодно – либо хаотически разбрасывая их по файловой системе, либо просто сгружая на рабочий стол, а программа сама найдет любой файл при помощи поисковых запросов. Увы, реальность не столь прекрасна. Чем больше файлов у пользователя, тем меньше вероятность, что поиск даст нужные результаты. И поиск – это только один вариант. Часто бывает необходимо изучить несколько файлов, объединенных общей темой. А это проще сделать, используя файловую систему.