Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач
Шрифт:
Например:
notes-0923-callwpt.txt – это заметки, которые я делал во время телефонного разговора с PT 23 сентября;
to-js-0925-comments.txt будет содержать комментарии (возможно, в электронном письме), которые я послал JS 25 сентября.
Так или иначе, лучше сначала пользоваться схемой именования последовательно, а уже потом думать об исключениях.
О дефисе
Между инициалами автора и датой находится дефис. Это удобный способ отделить друг от друга разные части имени файла. Почему именно дефис, а не пробел или косая черта? Потому что дефис – один из немногих разделителей, которые без проблем принимаются в названиях файлов ведущими платформами: Macintosh, Windows, Linux
31
Если файл может попасть в интернет, особенно важно избегать пробела. В интернете все пробелы в названии файла превращаются в «%20». Например, если я выложу файл «mh 0925 notes.htm», браузеры будут показывать это название как «mh%200925%20notes.htm». Лучше уж использовать дефисы.
Дата создания
Поле даты содержит только четыре знака – два для месяца и два для дня – в формате ММДД. Тут же возникает ряд вопросов: почему нет года? Почему не использовать европейский формат ДДММ, в котором день предшествует месяцу? Не будет ли точнее и удобнее для сортировки, если дату ставить в формате год-месяц-день? Все эти вопросы вполне справедливы, и на них можно вкратце ответить так: тот формат, который удобнее пользователю и тем людям, среди которых он распространяет файлы, и следует использовать. Главное – включать дату в название файла всегда в одном и том же формате. (Как выяснится потом, названиям некоторых файлов дата вовсе не нужна.)
Впрочем, есть причина не указывать год при нашей схеме именования: он обычно не нужен. Большинство проектов длятся не более года, так что месяца и дня достаточно. Кроме того, обычно проще и быстрее набрать название файла без указания года. (Для долгосрочных проектов файлы просто должны храниться в папках по годам – об этом мы поговорим в следующей главе.)
Впрочем, порой дату можно вообще не вводить вручную: программы типа Typinator, Typeit4me, TextExpander или (для Windows) ActiveWords могут сами набрать за вас текущую дату.
Наконец, важно обозначать месяц двумя знаками – январь обозначается «01», а не «1». Таким образом, когда файлы будут отсортированы по имени, все файлы авторства одного человека автоматически отсортируются и по дате. Вот пример алфавитной сортировки файлов:
mh-0103-notes.txt
mh-0512-coverdraft.pdf
mh-1122-revision.pdf
pt-0122-comments.txt
pt-0513-comments.txt
pt-1123-callnotes.txt
Все файлы сгруппированы по автору, а внутри каждой группы, поскольку все даты четырехзначные, еще и отсортированы хронологически.
(Если бы 22 января обозначалось не «0122», а «122», этого сделать не удалось бы.)
Тема
Тема, как и инициалы автора и дата, дает читателю представление о содержании еще не открытого файла. Например, тема файла mh-0512-bookdraft.txt подсказывает, что это черновик книги. Глядя на подборку файлов, легко вычленить заметки, сделанные в ходе телефонных переговоров, черновики книги и контракты, всего лишь прочитав имена файлов. Темы могут быть разделены-дефисами или НаписаныСлитно, как хочется пользователю.
Тема, в отличие от инициалов автора и даты, факультативна. Хотя ее указывать обычно полезно, некоторые файлы не настолько значительны, чтобы пользователь тратил силы на введение темы. Например, сохраняя обычное письмо от Джона Смита, я могу просто назвать его js-0925.txt, а если в течение дня он послал их несколько, то я воспользуюсь нумерацией: js-0925–1.txt, js-0925–2.txt и т. д.
Расширение
Большинство программ Windows автоматически добавляет расширение файла (например, txt или pdf из примеров названий выше) при его создании, так что пользователям не приходится его вводить. На компьютерах
32
Пользователи Mac должны знать такие приложения:.doc для файлов Word, ppt для файлов PowerPoint, xls для файлов Excel, txt для текстовых, pdf для файлов PDF и. htm или. html для используемого в интернете HTML. Не понимаю, зачем операционной системе в XXI веке нужны расширения файлов, созданные для компьютеров 1960-х годов, но так уж есть.
Подчеркивания в названиях файлов
Хотя изложенная схема именования файлов обычно удобна, есть несколько особых видов файлов, ради которых стоит сделать исключение. Имена этих файлов можно начинать с подчеркивания.
В любой папке обычно бывает файл или два, которые вы открываете гораздо чаще остальных. И названия этих популярных файлов можно начать с подчеркивания, чтобы они при сортировке по имени оказывались в самом верху списка. Таким образом, добраться до таких файлов будет проще и быстрее. Когда вы заходите в папку и нажимаете клавишу пробела, сразу выбирается верхний файл, и теперь его можно открыть одним нажатием клавиши.
В своих папках для проектов, например, я часто создаю файл под названием _contact («_контакты») с контактной информацией всех, кто причастен к проекту. Без такого специального файла контакты могли находиться в самых разных местах – в адресной книге, в общей базе данных или вообще на каком-нибудь сайте. Файл _contact упрощает мою задачу: каждый раз, когда мне нужно найти чью-то почту, телефонный номер или почтовый адрес, я точно знаю, где его искать. Более того, данных в этом файле ограниченное количество, как ограничено число участников проекта. Вместо того чтобы искать в адресной книге среди нескончаемого списка контактов, я открываю _contact и сразу нахожу нужного человека. Эту хитрость можно использовать и для создания, например, файла расписания _schedule («_расписание»), если часто приходится сверяться с расписанием проекта. Но помните, что файлы с подчеркиванием работают только тогда, когда они являются исключением, а не правилом. Чем меньше таких файлов в папке проекта, тем они важнее.
Текущие файлы: файлы основы и файлы-журналы
Отличительное качество файлов с подчеркиваниями, помимо собственно их названия, состоит в том, что пользователи постоянно их редактируют. Именно поэтому имена этих файлов не содержат даты. Напротив того, файл, названный в соответствии со схемой именования, содержит в названии дату создания, потому что это «однодневка» или моментальный снимок информации за конкретный день.
Есть два вида текущих файлов – файлы основы и файлы-журналы. (Все файлы с подчеркиваниями относятся к текущим, хотя не все текущие файлы нужно начинать с подчеркивания.)
Файл основы – это любой файл, который пользователю нужно постоянно редактировать, вносить в него изменения и сохранять их в том же файле. Имя файла основы не содержит даты, поскольку информация в нем может относиться к разным датам. Например, файл _contact, описанный выше, – файл основы, поскольку пользователь может постоянно его редактировать, чтобы контактная информация оставалась актуальной.
Особый тип файла основы – это файл-журнал. Это файл основы, разделенный на отдельные записи, организованные в хронологическом порядке, почти как обычный дневник. Чаще всего недавние записи находятся наверху, так что пользователь может добавлять новую информацию и смотреть последние записи, не спускаясь в конец документа. Ниже следуют более старые записи. Разделяться записи могут собственно датами. Например, файл-журнал под названием Book progress («Ход книги») может содержать несколько этапов работы над книгой.