Госслужба на 100%. Как все устроено
Шрифт:
Работа с электронной почтой
К счастью, в последние годы в государственных органах электронная почта используется все активнее. Действительно, часто электронное письмо «в рабочем порядке» оказывается более быстрым и эффективным, чем отправка официального документа по формальным каналам. Но у этого явления есть и обратная сторона: почты становится все больше, в ней все легче «утонуть».
Евгений Петрович Стружак, первый заместитель руководителя департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы:
«Рекомендую выделять в течение дня определенное время для работы с почтой. При этом научиться
Существует несколько простых рекомендаций, касающихся работы с электронной почтой.
1. Значимые устные договоренности после встреч, телефонных разговоров и т. п. фиксировать кратким «резюмирующим письмом». Времени это занимает немного, зато исключает разночтения и конфликты в будущем. Кроме того, письмо легко превратить в задачу и поставить на контроль в личной системе контроля задач.
2. Следить за актуальностью поля «Тема», его соответствием сути письма. В темах использовать ключевые слова – названия проектов, контрагентов и т. п. – в именительном падеже. Это существенно облегчает поиск нужных писем, их фильтрацию и сортировку.
3. Внятно обозначать, что именно требуется от адресата. Например, письмо с темой «К сведению», пустым содержанием и приложенной служебной запиской на 20 мегабайт вряд ли обрадует получателя.
4. Обращаясь к руководителям, формулировать предложения и варианты действий, а не проблемы. Руководителю в таком случае легче принять решение и дать оперативный ответ.
5. Использовать личную систему сортировки писем в подпапки, цветовой раскраски входящих писем, использования флагов «К исполнению» и напоминаний, которые можно ставить на письма.
Александр Христофорович Бенкендорф вспоминал: «Императрица Мария Федоровна [мать императора Николая I], несмотря на обширность своих занятий, никогда не позволяла себе лечь спать, не ответив на все полученные письма». Нужно учесть, что в круг ее «обширных занятий» входило создание и курирование многочисленных благотворительных учреждений, которые впоследствии так и называли: «Ведомство императрицы Марии Федоровны».
Сам император Николай I, работавший по 14–16 часов в день, однажды жестко одернул одного из небрежных в переписке подчиненных следующей резолюцией: «Вы, кажется, забыли, что я привык читать, а не просматривать присылаемые бумаги».
Много других интересных подробностей о государственном управлении в этот период можно найти в книгах серии «Жизнь замечательных людей»: «Александр I», «Николай I», «Бенкендорф» и «Аракчеев», упомянутых в Обзоре литературы .
Эффективный секретариат
Хорошо организованный секретариат экономит руководителю огромное количество времени. А эффективное решение вопросов, требующих внимания и участия высоких государственных руководителей, подразумевает умение грамотно взаимодействовать с их секретариатами.
Подробное описание работы секретариата государственного деятеля выходит за рамки нашей книги. Отметим лишь, что в хорошо настроенных секретариатах обычно внедрены и работают несколько важных функциональных блоков:
1) контроль оперативных поручений руководителя;
2) планирование рабочего графика руководителя;
3) управление контактной базой руководителя;
4) работа с бумажными и электронными документами;
5) подготовка и отслеживание результатов совещаний;
6) решение организационно-бытовых вопросов: командировки,
Напишите нам на info@tminvest.ru и запросите статью «Организация работы государственного руководителя высшего звена», написанную специально для этого издания личным помощником одного из таких руководителей. В поле «Тема» сделайте пометку «Книга Госслужба: запрос статьи о работе секретариата»; в тексте письма укажите ФИО, должность, организацию, город, мобильный телефон и e-mail.
Непрерывное обучение
Обучение эффективного руководителя, а в особенности государственного служащего, ни в коем случае не заканчивается получением диплома о высшем образовании. В XXI веке технологические и управленческие изменения происходят чрезвычайно быстро.
Одной из причин жизнеспособности китайской модели государственного управления, существующей уже более 5000 лет, несмотря на все завоевания, революции, перевороты и т. д., считается огромное внимание, традиционно уделяемое образовательному уровню чиновников, в частности системе экзаменов. И в древности, и в наше время большинство государственных должностей в Китае невозможно занять, не сдав определенный экзамен. Используются также сложные системы оценок, аттестаций и т. д.
Ли Куан Ю в своих знаменитых мемуарах «История Сингапура – из третьего мира в первый» так описывает эту систему:
«Один бывший партийный активист объяснил мне, как Отдел кадров КПК отбирает наиболее талантливых людей. На каждого работника заведено персональное дело, которое начинается с табеля начальной школы и содержит не только оценки, но также характеристику преподавателя, оценивающего его поведение, черты характера и отношение к делу. Каждая ступень карьеры сопровождается отчетами руководителей и коллег.
При каждом повышении по службе, перед назначением, все кандидаты проходят аттестацию. В высших эшелонах пирамиды власти существует ядро численностью 5 000–10 000 человек, которые были тщательно отобраны и отсеяны Коммунистической партией Китая, а не правительством.
Чтобы удостовериться, что эти оценки верны, специальная инспекционная комиссия из центра посещает провинции и города, оценивая лиц, проходящих аттестацию, а также интервьюируя активистов, перед тем как повысить их. В случае возникновения разногласий вопрос рассматривается в Пекине. Отбор ведется тщательно и всесторонне».
На госслужбе существуют определенные требования к регулярному обучению и повышению квалификации.
Раз в три года госслужащие проходят аттестацию, в ходе которой аттестационная комиссия оценивает результативность работы на занимаемой должности, отсутствие нарушений законодательства и т. п. Возможны четыре результата аттестации.
1. Чиновник соответствует занимаемой должности и рекомендуется к включению в кадровый резерв на более высокую должность.
2. Соответствует занимаемой должности.
3. Соответствует должности, но при условии дополнительного обучения, повышения квалификации.
4. Не соответствует занимаемой должности.
Кроме того, для присвоения очередного классного чина нужно проходить квалификационный экзамен.
Таким образом, сама структура карьерного роста на госслужбе стимулирует получать дополнительное образование, проходить различные курсы повышения квалификации и т. п. Кроме того, госслужащих можно все чаще видеть на бизнес-тренингах и бизнес-семинарах, которые дают полезные знания и навыки, даже если на бизнес-тренинге не выдается диплом государственного образца.