Информационные технологии и управление предприятием

Калянов Георгий Николаевич

• отдел сбыта – формирует требования и условия для проекта, связанные с рынком сбыта, поведением покупателей и действиями конкурентов;

• сфера производства – связана с рынком средств производства, необходимых для проекта;

• служба материального обеспечения – связана с рынком сырья и полуфабрикатов; формирует требования к проекту, вытекающие из возможностей обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам;

• сфера инфраструктуры – связана с рынком услуг и различных видов сервиса (реклама, транспорт, связь, телекоммуникации, информационное и инженерное обеспечение и т. д.);

• служба очистки и утилизации промышленных отходов – связана с требованиями по охране окружающей среды и разумным использованием отходов производства.

Рис. 12.1. Проект

в составе предприятия

Внешнее окружение проекта

Внешнее окружение проекта оказывает влияние на проект как через предприятие, так и напрямую. Причем, чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов внешнего окружения. К наиболее существенным факторам внешнего окружения проекта относятся:

• политические условия (политическая стабильность, поддержка проекта правительством, уровень преступности и т. д.);

• экономические условия (тарифы и налоги, уровень инфляции, стабильность валюты, развитость банковской системы, уровень цен, состояние рынков и т. д.);

• социальные условия (уровень жизни, уровень образования, отношение местного населения к проекту и т. д.);

• правовые условия (законы и нормативные акты, права собственности и т. д.);

• культурные условия;

• природные и географические условия;

• используемая в проекте технология;

• потребители продукции проекта;

• конкуренты;

• факторы инфраструктуры.

Из всех перечисленных факторов окружения проекта менеджеру следует выделить и проанализировать только те, которые могут оказать существенное влияние на его реализацию. Пропуск каких-то значимых факторов окружения при подготовке и планировании проекта может привести к его кризису и «разрушению».

Участники проекта

Помимо проектного коллектива к числу участников проекта относятся различные внешние специалисты и организации, которые взаимодействуют с проектом на разных стадиях его осуществления. Необходимость изучения внешних участников возникает в связи с тем, что наряду со спонсорами, владельцами и потребителями эти люди управляют работой менеджера проекта и его команды.

Для эффективного взаимодействия с внешними участниками проекта требуется:

• выявить всех участников, которые могут реально влиять на проект;

• провести классификацию участников по степени их воздействия на проект;

• установить приоритеты в требуемых связях с внешними участниками.

Выявление участников проекта:

• инициатор проекта – в качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта. Он выдвигает главную идею, готовит предварительное обоснование и предложения по осуществлению проекта. Но деловая инициатива по осуществлению проекта принадлежит заказчику или владельцу;

• заказчик – будущий владелец проекта и потребитель его результатов. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Он же заключает контракты с основными исполнителями проекта и управляет процессами взаимодействия между всеми участниками проекта;

• инвесторы – банки, инвестиционные фонды, другие организации или физические лица, которые вкладывают средства в проект с целью получения на вложенные инвестиции максимально возможной прибыли. Инвесторы заключают соответствующие контракты с заказчиком, а затем контролируют их выполнение и осуществляют необходимые расчеты с другими участниками проекта по мере его реализации;

• потребители конечной продукции проекта – это может быть как сам заказчик, так и различные организации и физические лица, являющиеся покупателями конечной продукции проекта. Они определяют требования к производимой продукции и оказываемым услугам. От их поведения зависит возмещение затрат и прибыль от проекта;

• поставщики – организации, осуществляющие поставки материалов, оборудования, транспортных средств и т. д. на контрактной основе;

• конкуренты основных участников проекта;

• органы власти – представители местных, региональных и центральных органов власти, контролирующие выполнение определенных государственных и общественных требований к проекту;

• лицензиары – организации, выдающие лицензии на право выполнения определенных видов работ и услуг, ведение торгов, на право владения земельным участком и т. д.;

• консалтинговые, инжиниринговые, юридические организации, вовлеченные в процесс осуществления проекта;

• общественные группы и организации, население, чьи значимые интересы затрагивает реализация проекта.

Этот перечень участников не является исчерпывающим и может дополняться другими позициями, которые важны для той или иной области проектной практики с учетом ее специфики.

После выявления основных участников проекта каждый из них может быть отнесен к одной из следующих категорий в соответствии с их возможностью влиять на проект:

• контролируемые;

• допускающие возможность влияния на них;

• требующие высокой признательности.

Внутри каждой категории участники также могут быть проранжированы по степени их возможного влияния на проект.

Базовые принципы и функции управления проектом

«Управление проектом (УП), или Project Management (PM), – это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта» (определение дано московским отделением Ассоциации управления проектами Project management Institute – PMI (Институт управления проектами)).

Сущность методологии УП – это сосредоточение прав и ответственности за достижение целей проекта у одного человека или небольшой группы. Этот человек – менеджер проекта – обеспечивает реализацию проекта, реализуя ключевые функции по управлению им.

Все методы управления проектами базируются на следующих принципах:

• согласование целей проекта со всеми заинтересованными в нем сторонами;

• тщательный подбор команды проекта, члены которой должны знать, перед кем они отчитываются, а управляющий проекта должен иметь все полномочия для работ по проекту;

• распределение ответственности между руководителями отдельных направлений;

• планирование основных совещаний и их целей;

• регулярная рассылка достоверной информации об ответственности участников проекта, о результатах совещаний, действиях и изменениях;

• четкий контроль хода выполнения проекта;

• регулярная проверка управляющим проекта выполнения сметы и выдача предупреждений в случае опасности перерасхода средств;

• сопротивление внесению изменений в проект при сохранении необходимой гибкости;

• открытое обсуждение проблем участниками проекта;

• решение проблем сегодня, так как завтра могут возникнуть новые проблемы.

К основным функциям УП специалисты из PMI (Международная ассоциация управления проектами) относят:

• базовые функции:

– предметная область;

– качество;

– время;

– стоимость;

• интегрированные функции:

– надежность и риск;

– трудовые (людские) ресурсы;

– контракты (материально-техническое снабжение – закупки, поставки);

– коммуникации и информация.

Такой подход к определению функций УП может быть полезен для руководителя проекта тем, что достаточно удобно структурирует поле его управленческой деятельности и позволяет определить для выполнения каждой из функций наиболее эффективный инструментарий.

Основные фазы жизненного цикла проекта

Типичный жизненный цикл проекта состоит из четырех фаз:

• начальная фаза (концепция);

• фаза разработки;

• фаза реализации;

• фаза завершения.

Начальная фаза посвящена разработке концепции проекта и включает:

• сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);

• выявление потребности в изменениях (в проекте);

• определение проекта:

– цели, задачи, результаты;

– основные требования, ограничительные условия, критерии;

– уровень риска;

– окружение проекта, потенциальные участники;

– требуемое время, ресурсы, средства и др.;

• определение и сравнительная оценка альтернатив;

• представление предложений, их апробация и экспертиза;

• утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

На этапе разработки создаются основные компоненты проекта и проводится подготовка к его реализации. Основные работы, выполняемые на этом этапе:

• назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды;

• установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников;

• развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

– конечный результат(ы) и продукт(ы);

– стандарты качества;

– структура проекта;

– основные работы;

– требуемые ресурсы;

• структурное планирование, в том числе:

– декомпозиция проекта;

– календарные планы и укрупненные графики работ;

– смета и бюджет проекта;

– потребность в ресурсах;

– процедуры УП и техника контроля;

– определение и распределение рисков;