Интегрированный тайм-менеджмент
Шрифт:
Считайте, вы как раз и обеспечиваете себе такое постоянное место, когда производите учет предсказуемых и ожидаемых задач вашего трудового дня и вносите их в план в качестве резервных событий. Большинство из нас отмечают в плане лишь события единичные, как, например, совещание особой важности или посещение дантиста, — отсюда и наши сложности.
Предположим, вам звонит коллега: «Нужно встретиться во вторник. Как у тебя со временем?» (Хуже того, он может уточнить ваш график у вас на сайте и внести туда встречу, не согласовывая с вами.) Вполне вероятно, что в повестке вторника у вас фигурируют лишь
Однако если бы вы заранее учли предсказуемые и ожидаемые события в качестве резервных, список ваших дел на вторник был бы гораздо полнее. Резервные события не отнимают 100% рабочего времени, как видно из рисунка 4.6. Найдется время и на встречу с коллегой. Резерв, однако, гарантирует, что вы по большей части готовы к работе даже в те дни, которые еще не распланировали.
Если для планирования рабочего дня вы пользуетесь такими программами, как Microsoft Outlook или ACT!, то легко вставите резервные события в график каждого дня. Но даже если вы пользуетесь обычным ежедневником, несложно пометить резерв обычным карандашом.
Рис. 3.6. Данный список дел не означает, что с коллегой вы можете встретиться только в промежутке между 1 5.30 и 1 7.00. Задачи можно сдвигать и перемещать, как вам удобно (подробнее об этом — в следующем разделе «От целого к части»). Однако и вам, и коллеге понятно, сколько реально времени вы можете потратить на совещание
ОТ ЦЕЛОГО К ЧАСТИ
Понятно, что предсказуемые и ожидаемые события не сложатся в одно аккуратное целое вашего рабочего дня. Цель учета дневных задач и определения их в резерв в том, чтобы отвести достаточное количество минут и часов на те события, которые в течение дня произойдут с наибольшей степенью вероятности. Считайте, что вы резервируете себе место для удобной и быстрой парковки. В течение рабочего дня события будут происходить в том или ином порядке, но вы по крайней мере будете к ним готовы.
В главе 4 вы научитесь с помощью I-образного распорядка дня вычленять эти заранее отведенные минуты и часы в функциональные блоки времени, а в следующих главах узнаете, как заставить коллег и клиентов играть по вашим правилам.
ДЕЛА ЕЖЕГОДНЫЕ
Учет полезен не только в отношении ежедневных задач; он также поможет вам определить типичные события, из которых состоит ваш год, чтобы ни одно из них больше не захватило вас врасплох. Многим, к примеру, может подойти настенный плакат, содержащий следующее:
• периоды наивысшей деловой активности;
• периоды спада деловой активности;
• государственные праздники;
• отпуска сотрудников;
• период весеннего спада;
• рождественские праздники;
• все прочие долгосрочные события, меняющие планы.
ПРЕИМУЩЕСТВА ПЛАНИРОВАНИЯ
Вернувшись к пяти этапам управления проектами, о которых шла речь в начале главы, вы заметите,
Но суть в том, что планирование является частью проекта, а не подготовкой к его началу и менеджер проекта это всегда понимает. Есть такое высказывание: «Провалил планирование — значит, спланировал провал», но мне больше нравятся слова Авраама Линкольна: «Если на то, чтобы срубить дерево, мне дадут шесть часов, четыре из них я потрачу на заточку топора». Прежде чем начинать дело, нужно подготовиться.
Заранее планируя свой день, вы сможете:
• определить критический путь, чтобы не оказаться привязанным к нему;
• учесть предсказуемые и ожидаемые задачи;
• составить реалистичный проектный план;
• создать основу для успешной работы;
• создать механизм для общения и влияния на окружающих;
• установить традицию непрерывного совершенствования — и при этом у вас еще останутся время и силы на то, чтобы просто жить.
ГЛАВА 4.
I-ОБРАЗНЫЙ РАСПОРЯДОК ДНЯ: ПРИМЕНЯЕМ УЧЕТ К СТРУКТУРЕ
При I-образном распорядке дня используются основные идеи учета и управления проектами, с тем чтобы вы могли выполнять задачи в оптимальном порядке, а также применять механизм влияния (преодоление трудностей, обмен информацией, защита своих интересов).
В данной главе разъясняются принципы I-образного распорядка дня и показывается, как построить упреждающее гибкое расписание. В главе 6 определяются элементы, которые вы можете добавить к I-образному распорядку своего дня, чтобы провести время с максимальной отдачей.
КАК РАБОТАЕТ I-ОБРАЗНЫЙ РАСПОРЯДОК ДНЯ
I-образный распорядок дня состоит из 15-минутного утреннего планирования, контрольного этапа (собственно вашего рабочего дня) и завершающего обзора (рис. 4.1). Представленный графически, I-образный распорядок дня напоминает двутавровую балку, отсюда и его название [4] . Верхушка I-образного распорядка дня, называемая планированием, — это время создания реалистичного и практичного плана предстоящего рабочего дня.
4.
I-Beam Agenda (англ.) — I-образный распорядок дня; I-Beam — двутавровая балка. — Прим. ред.
Такое планирование отличается от знакомых всем действий: придя на работу, проглядеть ежедневник или мысленно пробежаться по намеченным на день делам, сидя за рулем автомобиля, по дороге в офис. Люди, привыкшие так начинать рабочий день, к 11 часам утра теряют контроль и выбиваются из графика. Первый пятнадцатиминутный этап I-образного распорядка дня — это упражнение в упреждающем планировании.
Середина I-образного распорядка дня, представленная пунктирной линией, — это сердцевина вашего рабочего дня, т. е. время, когда вы проводите совещания, исполняете свою работу, обедаете и т. д.