Интегрированный тайм-менеджмент

Прентис Стив

Умение правильно распорядиться временем аналогично умению справиться с потопом в подвале. Весь фокус в том, чтобы научиться пользоваться той миской, которую вы держите в руках, вместо того чтобы пытаться найти миску побольше. Оптимально использовать время — значит применять верную стратегию, а вовсе не стараться растянуть рабочее время, работать вдвое быстрее или вдвое упорнее. Специалисты, умеющие эффективно распоряжаться своим временем, не стремятся каждый миг заполнить плодотворным трудом, как раз напротив. Они составляют разумный план, где находится место событиям ожидаемым, событиям вероятным и сюрпризам, а в результате каждая минута используется

по назначению и с пользой. Такие специалисты умеют отделить главное от второстепенного и в своей работе учитывают интересы коллег. Они понимают и принимают тот факт, что папка входящих документов никогда не будет пустовать. Свое рабочее место они покидают вовремя, точно зная, что сегодня сделали немало, а завтра успеют еще больше.

Они понимают значение самообладания: оно прокладывает путь к влиянию, продуктивности, удовлетворению работой. Итак, давайте ступим на дорогу к успеху и в качестве первого шага произведем учет.

ГЛАВА 3.

УЧЕТ И ЕГО РОЛЬ В ПРЕДВИДЕНИИ БУДУЩЕГО

«ИСКУССТВО ВОЙНЫ»

«Искусство войны» — учебное пособие, составленное более 2000 лет назад китайским военачальником Сунь-Цзы, который утверждал, что победа или поражение в любой битве предопределены заранее, до начала самой битвы. Будущий полководец-победитель понимает и уважает своего врага, а также учитывает достоинства и слабые места обеих сторон благодаря тому, что видит ситуацию в перспективе: особенности ландшафта, позицию своих сил и сил противника, все прочие обстоятельства, способные повлиять на исход сражения.

Время — это ваше поле битвы. Ваши способности и стремления — это ваше войско, а все окружающие принадлежат лагерю противника. Произвести учет своих активов и пассивов в рамках времени значит оглянуться на свои прежние действия, оценить их критически, а затем двигаться вперед в соответствии с четким и вместе с тем гибким планом, который способен влиять на окружающих и может быть реально претворен в жизнь. Вот тут-то и пригодится управление проектами.

КРАТКИЙ КУРС УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Управление проектами стало самостоятельным направлением научной мысли и предметом исследований в 1950-х гг. Здесь приобретает особую важность планирование, обмен информацией, исполнение и оценка. Сначала делается скрупулезный обзор проекта в перспективе, после чего проект разбивается на мельчайшие — в разумных пределах — компоненты.

Управление проектами позволяет вам представить проект от начала до конца и дает возможность заранее учесть непредвиденные обстоятельства и вероятные переделки. Таким образом, вместо традиционного подхода, когда изъяны устраняются в процессе их появления, вы получаете стройную, ясную программу.

Институт управления проектами (www.pmi.org) — известная и авторитетная организация в этом вопросе — выпускает издание, известное как Project Management Body of Knowledge («Все об управлении проектами») — РМВОК. Цель данного издания — помочь проектным менеджерам, в какой бы точке земного шара они ни работали, независимо от их опыта, для чего обеспечивает их стандартным и логичным планом успешной организации проектов.

Рис. 3.1. Мы

выделяем пять этапов типового проекта: начало, планирование, исполнение, контроль, завершение

• Начало. На данном этапе проект задумывается и оценивается: жизнеспособен он или нет; формулируются основные его идеи; в общих чертах рассматриваются ожидаемые результаты и временные затраты.

• Планирование. Данный этап отнимает существенную часть общего времени проекта — иногда большую часть. Оценивается каждая тонкость проекта, в том числе вероятные неудачи, случайности, предполагаемый объем времени, который уйдет на завершение каждого этапа, капиталовложения и необходимое оборудование.

• Исполнение. Участники проекта приступают к работе.

• Контроль. Работа над проектом уже идет, однако проектный менеджер наблюдает за процессом, вносит необходимые изменения и информирует о ходе работ и корректировках всех задействованных в проекте.

• Завершение. Проект закрывается, команда расформировывается, подводятся итоги и осуществляются окончательные расчеты.

Все выкладки и течение проекта отражаются в проектном плане — документе, который определяет задачи и затраты времени на каждую из них на всем протяжении работы над проектом. Документ этот — гибкий, живой, дышащий организм, способный адаптироваться к переменам в проекте, однако ни в коем случае не мешающий проекту двигаться вперед.

Разумеется, ни один менеджер проекта не обладает хрустальным шаром, чтобы предсказать, как сложится его выполнение, но любой из них может проанализировать прошлый опыт, проконсультироваться со специалистами и понять, в пределах разумного, чего ожидать от данного проекта.

СВАДЬБА:

ПРОЕКТ С ТОРТОМ В ФИНАЛЕ

Даже если вы впервые слышите об управлении проектами, но в свое время готовили свадебную церемонию, вы в курсе, что это такое: и жесткие рамки бюджета, и жесткие рамки времени, и отсутствие опыта, и сильнейшее напряжение. Потому-то специалисты по организации свадебных церемоний и выпускают руководства вроде «Что делать, если впереди свадьба». Собственно, это курс управления проектами для непосвященных.

Коротко говоря, управление проектами проливает свет на предстоящее дело и старается предугадать все нюансы проекта прежде, чем вы с ними столкнетесь в работе. Эта система не превращает работу в отдых, однако ее принципы и правила гарантируют разумное использование сил и средств. Этап планирования предусматривает высокий уровень предвидения (учет), этап контроля обеспечивает ясную информацию и инструкции (влияние), а все вместе они складываются в путеводитель, помогающий удерживать проект на заданном курсе (исполнение).

И КАКОЕ ЭТО ИМЕЕТ ОТНОШЕНИЕ К УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ?

Да самое прямое! Управление проектами лежит в основе умения правильно распоряжаться временем, поскольку все, чем вы занимаетесь, в той или иной степени является проектом. Каждый день — это проект, каждая неделя — проект, и месяц, и любая работа, и отпуск, и вообще любое событие вашей жизни. Управление проектами преподает вам уроки, крайне важные для оптимального использования времени. Например:

• Значимость планирования. Не пожалев времени на то, чтобы создать реалистичный, гибкий план, вы получите ясную картину своего рабочего дня, а значит, увидите пути преодоления трудностей (влияние коллег), а также найдете способы распределения заданий между подчиненными.