Интегрированный тайм-менеджмент

Прентис Стив

Ваше тело, мозг и душа должны быть максимально свежи и бодры, а для этого нужно дать себе время, чтобы переключиться с одной деятельности на другую, не утратив энергию и способность противостоять дневной нагрузке. Даже если в данный момент время совещаний от вас и не зависит, помните: чтобы изменить привычки человека или группы людей, нужна не одна неделя. С течением времени вы сможете влиять на сроки, организацию и ход совещаний, в которых принимаете участие.

Если уж участие в нескольких совещаниях подряд неизбежно, справьтесь у обоих председательствующих, можно ли вам уйти с первого совещания пораньше и прийти на второе попозже — скажем, к началу обсуждения второго пункта. Гибкость, как мы уже видели, — это сила, а шансы нам предоставляет общение.

БЛАГОПРИЯТНАЯ

ОБСТАНОВКА

От помещения, где происходит встреча, во многом зависит ее успех. Рабочая обстановка сильно влияет на физическое и душевное здоровье и продуктивность участников совещания. Некоторые менеджеры собирают коллег в кабинетах, где офисная мебель пришла в полную негодность, другие же используют помещения с роскошными креслами и оборудованием, способным привести в восторг Джеймса Бонда. А что имеется в вашем распоряжении? Что вы можете обеспечить? С учетом того, насколько важен для человека комфорт, любая мелочь, которая обеспечит удобство участников, поработает на общее дело: совещание пройдет быстрее и эффективнее. При планировании совещания удобство комнаты должно учитываться наравне с удобством времени для его участников.

Первое и самое важное: перерывы. Мы собрались, чтобы поговорить, обменяться идеями и выработать решения, а значит, обязательно в распорядке должны значиться перерывы! Если ограничиться пятьюдесятью пятью минутами, как описано выше, не удастся, если совещание продлится девяносто и более минут, то перерыв в его распорядке обязателен. Людям необходимо отдыхать.

Перерывы вовсе не затягивают совещания. В конечном счете они делают их короче и продуктивнее, борясь с заторможенностью и рассеянностью — последствиями плохого кровообращения. Перерывы позволяют участникам совещания отдохнуть, зарядиться энергией, сосредоточиться и быстрее прийти к нужным решениям.

И дело не только в том, что мозгу необходим кислород, — мозг работает продуктивнее (как уже говорилось ранее), когда видна финишная прямая. Если в начале совещания вы известите участников о времени перерыва, они смогут соответствующим образом рассчитать свои силы. Вы увеличите шансы на успех совещания, пообещав людям отдых (как правило, каждый час).

Освещение. При возможности выбирайте комнату с естественным освещением. Альтернативой могут быть лампы накаливания, но только не флуоресцентные лампы. Если помещение освещается лампами обоих видов — выключите флуоресцентные. От ламп накаливания глаза меньше устают, и вы обеспечите большую работоспособность людей без сонливости (от полумрака), усталости глаз или головной боли (от мерцания флуоресцентных ламп). Кроме того, если часть комнаты используется для презентации, проверьте наличие автономного освещения, чтобы экран и ведущий презентации были хорошо освещены. Выключатели этих ламп должны быть маркированы, чтобы работать с ними могли не только вы, но и человек, на которого вы возложите эту обязанность. Не упускайте шанс использовать для совещания комнату с окном. Организму человека необходимо естественное освещение, и даже когда жалюзи опускают для проведения презентации, ощущение близости естественного света добавляет присутствующим энергии и выносливости. При любой возможности поднимайте жалюзи, чтобы впустить в помещение солнечные лучи.

Циркуляция воздуха. Прохладная атмосфера помогает людям оставаться в тонусе. Недостаток свежего воздуха в помещении грозит потерей работоспособности, если собрание длится более двадцати минут. А значит, выбирать нужно комнату либо с открывающимися окнами (хотя найти такую шансы невелики), либо с кондиционером и вентиляцией. Установите переключатель на 20° С — это достаточно свежо, но не холодно. Поскольку люди реагируют на жару и холод по-разному, крайне важно во время совещания поинтересоваться, подходит ли данная температура. А в целом чуть прохладнее — лучше для работы, нежели слишком жарко. Если совещание длится много часов или данный конференц-зал используется для собраний на протяжении всего дня, для обеспечения хорошего качества воздуха стоит воспользоваться увлажнителем или ионизатором.

ЦЕРКВИ И ХРАМЫ

Церкви и храмы веками являют собой пример удачного помещения для сбора массы людей. Их архитектура призвана порождать соответствующие чувства

у прихожан. И ароматный воздух, и теплый свет обусловливают возвышенное состояние души. И что наиболее важно, алтарь всегда расположен на противоположном от входа конце, чтобы опоздавшие могли зайти, никому не мешая.

Шум. Как известно, шум отвлекает. Вы собираете людей для общения и обучения, а слишком явственный шум может помешать вам добиться своих целей. Жужжание и гул кондиционеров, компьютеров, называемые белым шумом, влияют на слух и внимание присутствующих. Оценивая достоинства и недостатки помещения, остановитесь и прислушайтесь к белому шуму. Проверьте уровень звука включенного вентилятора. Проверьте отвлекающий фактор при автоматическом включении и отключении кондиционера. Не будут ли эти звуки отрывать участников от работы? Если соседнее помещение отделено от вашего подвижной перегородкой, а у оратора зычный голос или ваши соседи будут аплодировать или смеяться — это не самым лучшим образом отразится на вашем совещании, тем более если мероприятие за стенкой явно веселее. Обсудите эти вопросы с ответственным за конференц-залы и постарайтесь найти наиболее изолированное помещение. Проверьте также, не доносятся ли в комнату дорожный гул или звуки ремонта внутри здания? Не назначена ли на день совещания учебная пожарная тревога? Все это вы должны узнать у ответственных лиц, перед тем как бронировать конференц-зал.

Телефоны. В начале совещания попросите участников отключить мобильные телефоны, чтобы при острой необходимости человек мог ответить на звонок с минимальным вредом для хода мероприятия. Желательно также обратиться с этой просьбой в распечатках повестки дня.

Сидячие места. Большую часть совещания участники проводят сидя, а значит, удобные кресла — деталь необходимая. Почему это столь важно для управления временем? Потому что если человеку неудобно или больно сидеть, он не сможет работать в полную силу, а значит, его участие будет ограниченным или он вовсе прогуляет. По возможности выбирайте помещение с удобными креслами, высоту и положение спинок которых можно регулировать. Избавьтесь от скрипучих — даже если это придется сделать во время совещания.

Напитки и закуски не просто приветствуются — они обязательны. Подавать чай и кофе уже вошло в норму, но не забывайте и о достаточном количестве воды для участников совещания. Закажите воду из холодильника, а вот от льда лучше отказаться, поскольку звяканье кубиков отвлекает внимание. Закуски также не помешают, однако помните, что пончики, пирожные и тому подобные кондитерские изделия изобилуют «пустыми» калориями, а значит, не только не содействуют работоспособности, но скорее вызовут вялость, едва сахар попадет в кровь. В качестве закусок предпочтительнее низкокалорийные булочки, свежие фрукты, овощи с высоким содержанием воды, такие как морковь и зелень, плюс небольшие сандвичи в случае, если продолжительность совещания требует перерыва на полноценный ланч. Собираясь продолжить обсуждение сложных вопросов после обеда, избегайте продуктов с высоким содержанием жиров (пицца), углеводов и крахмала (мучные изделия, картофель).

АЛЬТЕРНАТИВА ОФИЦИАЛЬНЫМ СОВЕЩАНИЯМ

Собраться в конференц-зале — не единственная возможность провести совещание.

Хитрость и наскок. Если у вас возникла необходимость «маленького совещания», к примеру, с коллегой или шефом, а вопрос не требует долгих обсуждений — воспользуйтесь методом наскока. Сколько великолепных решений было принято во время дружеских бесед в офисных столовых, коридорах и лифтах! Важно лишь заранее подготовиться к наскоку, обдумав во время I-образного планирования вопросы по теме, которые можно задать быстро и как бы мимоходом.

Кафетерии. Люди общаются за чашкой кофе вот уже лет 500. Зачем же прерывать эту традицию? Если вы не собираетесь поднимать вопросы деликатного или конфиденциального характера, пригласите нужных вам людей в соседнее кафе — эта встреча внесет приятное разнообразие в рабочий ритм и вполне может выйти очень продуктивной.

Успешные совещания, как видите, — это пример влияния в действии. Их основная цель — выработка идей и достижение решений, однако искусство собрать людей и сохранить их работоспособность во время совещания базируется на вашем знании их внутренних мотиваций.