Интегрированный тайм-менеджмент
Шрифт:
Недели и месяцы. Как, по-вашему, какие дни недели наиболее продуктивны? Вы думаете, в году и впрямь пятьдесят два понедельника, пятьдесят два вторника и т. д.? Ничего подобного. Уровень суточной энергии человека, как известно, представляет собой кривую с пиками и спадами. То же самое можно сказать и об энергии того или иного дня недели.
Если частью вашего бизнеса является продажа — в какое время недели лучше всего предлагать новый товар? Вы знаете? Вы проверяли, сравнивали? А в какой день недели проще добиться наибольшей посещаемости совещаний или собраний? Если вы сами менеджер или работаете под началом менеджера, какие дни
Понедельник, к примеру, — это день, когда люди возвращаются к рабочему ритму после выходных. Ваши сотрудники отдохнули и рвутся в бой. Назначенные на понедельник совещания обычно проходят продуктивнее, коллективу легче сосредоточиться на стратегии бизнеса. Если вы сами проводите совещание — это обстоятельство для вас выгодно. Но это же обстоятельство куда менее выгодно, если ваша цель — продажа, если вы обзваниваете клиентов и предлагаете новый товар.
Не ждите адекватной отдачи и в пятницу, в канун выходных. К 14.00, особенно в хорошую погоду, большинство работающих уже мысленно находятся вне стен офиса. Пусть вы сами не из таких, но ваши коллеги и клиенты, возможно, считают иначе. Некоторые менеджеры назначают совещания в пятницу на 16.00, чтобы не допустить преждевременного исчезновения сотрудников с рабочего места. Способ жестковат, конечно (метод пятидесятипятиминутных совещаний работает эффективнее) и тем не менее подчеркивает тот факт, что никто не хочет задерживаться в пятницу. Вы решили ознакомить коллег с новой идеей в пятницу? Это должна быть в высшей степени впечатляющая идея, иначе ее тут же выбросят из головы, особенно если дело происходит в конце рабочего дня. То же самое относится и к поездкам. В больших городах время пик в пятницу начинается раньше, чем в другие дни, примерно с 14.00. Так что поездка к клиенту во второй половине пятницы может оказаться крайне изматывающей.
Праздники. Выходные длиной в семь дней. Длинные выходные — это заслуженный отдых, который необходим людям для сохранения равновесия между работой и жизнью для себя, однако проблема в том, что на деле длинные выходные продолжаются девять дней. Начинаются они уже в понедельник. Согласитесь, куда легче подняться с постели, зная, что впереди короткая рабочая неделя и длинные выходные. Продуктивность уже с понедельника идет на спад, а к четвергу люди уже все в мечтах об отдыхе.
Разве можно начинать проект в 15.00 пятницы перед длинными выходными? Разве можно ожидать от сотрудников стопроцентной отдачи? Ни в коем случае. Это совершенно не подходящее время для начинаний. К сожалению, пятница составляет 20% от рабочего времени средней рабочей недели. Если мысли людей нацелены на предстоящие длинные выходные, то коллективная продуктивность падает. И даже если ваши коллеги погружены в работу, вполне возможно, что они никуда не могут дозвониться или ни о чем не могут договориться, потому что на том конце провода люди уже думают о футбольном матче, об уборке гаража или о поездке на пикник. Суть в том, что из-за способности людей в деталях обдумывать предстоящие события, продуктивность ваших коллег и клиентов далека от стопроцентной примерно с полудня пятницы до полудня вторника, что в сумме составляет два полных рабочих дня.
В календаре США существует примерно десять государственных праздников (в зависимости от района). Давайте подсчитаем:
• Десять длинных выходных: следовательно, минус десять понедельников или пятниц, т. е. десять рабочих дней.
• Вторая половина рабочего дня перед длинными выходными плюс первая половина
В целом — пятнадцать рабочих дней, что равноценно трем рабочим неделям.
Рождественские праздники. Сезон Рождества — это период, потерянный для работы. И тянется он гораздо дольше самих рождественских праздников. В предвкушении отдыха люди начинают отвлекаться от работы уже начиная с 15 декабря, и такое состояние длится всю первую неделю января. Имейте это в виду. Даже если сами вы Рождество не отмечаете и всецело поглощены работой, все вокруг нацелено на праздник. В офисах планируются вечеринки, перерывы заметно удлиняются: люди стоят в очередях за подарками.
Вся эта предпраздничная суета приятна, и в это время года мир так или иначе празднует уже тысячи лет. Однако когда речь идет о делах, приходится учитывать существенное снижение продуктивности и внимания, совпадающее с этим периодом.
Февральский провал. Едва заканчиваются праздники, как наступает период февральского провала, по крайней мере, в США. Короткий световой день, промозглая погода и упадок сил после праздников в определенной степени влияют на всех нас, приводя к апатии, простудам и плохому настроению. Опять же, если вам лично февральский провал и не грозит, окружающие вас люди, скорее всего, находятся в это время не на высоте.
Весенняя передышка. Март приносит с собой традиционную весеннюю передышку. Собственно, это время студенческих каникул, но для многих, как ни удивительно (и приятно), оно превращается в семейный праздник.
Летние отпуска. С наступлением лета люди уходят в отпуска или мечтают о предстоящем отпуске, и это очень хорошо для их физического и душевного здоровья. А для менеджеров? Понятно, что исчезновение сотрудников из офиса не лучшим образом отражается на работе над проектами.
Хэллоуин. 31 октября официально не считается праздником, но в деловом календаре Запада занимает особое место, поскольку много людей уезжают домой, чтобы отметить Хэллоуин с детьми. Общее настроение сказывается и на тех, у кого нет маленьких детей: дороги вечером забиты, а коллеги стараются пораньше убежать из офиса. Лучше всего отметить этот день в своем календаре и не назначать никаких серьезных дел.
Сложив все вышеперечисленное, вы получите:
Рис. 16.1. График продуктивности в течение года, с пиками в мае и октябре-ноябре, во время которых вы можете рассчитывать на высокий уровень энергии и внимательности сотрудников и их максимальное присутствие на рабочих местах. Резкое падение в конце октября приходится на Хэллоуин
ДЕНЬ ИНТЕГРИРОВАННОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
Теперь вы видите, как мало по-настоящему продуктивных дней в году. Разумеется, это обобщение, однако оно служит своей цели. Аналогии и символы — прекрасная иллюстрация абстрактных понятий, и потому я предлагаю вам наметить новое событие в своем календаре: День интегрированного тайм-менеджмента.
День интегрированного тайм-менеджмента основывается на концепции, сходной с идеей Дня свободы от налогов — некоей мифической даты делового календаря, когда ваши доходы позволяют вам наконец заплатить налоги и начиная с которой вы до конца года работаете только на себя.