Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007
Шрифт:
Для создания новой таблицы в существующей базе данных (возможно пока пустой) при помощи Режима таблицы нужно выполнить следующие действия.
1. Открыть базу данных.
2. Выбрать на вкладке Создание группу команд Таблицы.
3. Щелкнуть команду Таблица. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица1. В дальнейшем это имя может быть изменено при сохранении или закрытии таблицы. Таблица откроется в Режиме таблицы и на ленте отобразится вкладка Режим таблицы.
Вкладка Режим таблицы имеет четыре группы команд (табл. 1.1).
Таблица 1.1
Для
1. Открыть базу данных.
2. Выбрать на вкладке Создание группу команд Таблицы.
3. Щелкнуть команду Конструктор таблиц. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица1. Таблица откроется в Конструкторе таблиц. На ленте отобразится вкладка Конструктор, а в области данных – бланк конструктора.
Вкладка Конструктор обладает тремя группами команд (табл. 1.2).
Таблица 1.2
Бланк конструктора содержит три столбца:
• Имя поля. Должно быть уникальным в рамках создаваемой таблицы. Задается всегда;
• Тип данных. Определяет значения, которые можно хранить в поле. Указывается всегда;
• Описание. Необязательный параметр для записи комментария.
Бланк разбит на строки. Каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы. В нижней части бланка располагается область Свойства поля. В этой области определяются и отображаются свойства выделенного поля.
Выбор имени поля
Для каждого поля таблицы должно быть задано имя. В Access нет никаких особых ограничений на имя поля. Это может быть любой набор из 64 символов. Однако с самого начала нужно тщательно продумать имена полей таблицы, т.к. они в дальнейшем будут использоваться при создании запросов, форм и отчетов, записи выражений. Вот несколько рекомендаций:
• имя должно быть лаконичным, поскольку при вводе длинных имен больше вероятность возникновения ошибки;
• первую букву слова, включенного в имя поля, желательно делать заглавной. Например, ГруппаТоваров;
• в имени поля лучше всего не ставить пробелы, т.к. при ссылке на такие поля в выражениях придется использовать скобки, а это увеличивает длину записи выражения. Вместо пробела можно применять символ «_»;
• имена полей должны быть семантически осмысленными и однозначно интерпретируемыми. Не стоит делать два поля с названиями, которые легко перепутать;
• если одни и те же данные используются в разных таблицах, то и поля должны называться одинаково.
Свойства полей и типы данных
У всякого поля таблицы есть свойства. Данные свойства определяют множество допустимых значений поля и особенности работы с этими значениями. Наиболее важное из этих свойств – тип данных. В Access предусмотрены следующие типы данных:
• Текстовый. Произвольный набор букв, цифр и знаков пунктуации. Размер поля – память, необходимая для хранения одного значения: до 255 байт;
• Поле MEMO. Длинные текстовые фрагменты. Такой тип поддерживает тексты в формате RTF. Размер поля: до 64 Кб;
• Числовой. Числовые (целые или дробные) значения. Размер поля: 1, 2, 4, 8 или 12 байтов;
• Дата/время. Значения времени и даты. Размер поля: 8 байтов;
• Денежный. Аналогичен числовому типу. Данные этого типа не округляются во время вычислений. Размер поля: 8 байтов;
• Счетчик. Целые числа, автоматически формируемые и уникальные для каждой записи таблицы. Поле с таким типом может выступать в роли первичного ключа таблицы. Размер поля: 4 байта;
• Логический. Одно из двух значений: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл;
• Поле объекта OLE. Это может быть файл с цифровой фотографией, точечным рисунком, электронная таблица или текстовый документ. Размер поля: до 1 Гб;
• Гиперссылка. Это адреса электронной почты, адреса веб-узлов. Размер поля: до 2 Кб;
• Вложения. Один или несколько файлов произвольного формата. Этот тип поддерживает больше форматов файлов, чем Поле объекта OLE. Размер поля: до 2 Гб;
• Мастер подстановок. Используется для запуска Мастера Постановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы (запроса) или из постоянного списка значений. В последнем случае список хранится в текстовом виде.
После того как поле создано (указаны его имя и тип данных), требуется задать другие свойства поля. В табл.1.3 перечислены основные свойства полей и типы данных, которым присущи эти свойства.
Таблица 1.3
Свойства таблицы
Свойства таблицы отражают особенности, которые свойственны всем полям и записям таблицы. Они выводятся в Окне свойств, которое отображается в Конструкторе таблиц при нажатии команды Страница свойств. Наиболее важные свойства таблицы приведены в табл. 1.4.
Таблица 1.4
Добавление поля в режиме таблицы
Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.
1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.
2. Перейти на вкладку команд Режим таблицы.
3. Выделить столбец Добавить поле (он всегда самый правый). В группе Поля и столбцы щелкнуть команду Переименовать. Курсор переместится в заголовок столбца, куда необходимо ввести имя поля.
4. В группе команд Форматирование и тип данных указать основные свойства поля: Тип данных, Формат, Обязательное, Уникальное (Индексированное поле).
Если используется база данных, состоящая из нескольких таблиц, можно поле добавить из другой таблицы. Для этого на шаге 3 следует в группе Поля и столбцы щелкнуть команду Добавить поля. Справа откроется область Список полей, в которой можно выбрать нужное поле и перетащить в таблицу. В этом случае свойства добавленного поля уже определены и их не рекомендуется изменять.
Добавление поля в режиме конструктора
Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.
1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.
2. Перейти на вкладку Конструктор.
3. Заполнить строку бланка конструктора.
4. Заполнить область Свойства поля. Если поле ключевое, то этот факт следует учесть в свойствах поля.
Напомним, что каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы.