Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

Быкова Валентина Александровна

Если требуется фильтрация по нескольким полям, то это можно сделать путем последовательного применения нескольких фильтров или использования расширенного фильтра. Расширенный фильтр подобен запросу. Этот фильтр можно сформировать командой Расширенный фильтр, которую можно найти в списке Дополнительно на вкладке Главная группы Сортировка и фильтр.

С отфильтрованными записями можно работать точно так же, как и со всей таблицей. Например, можно добавлять, изменять, удалять записи.

Чтобы вернуться к отображению без фильтра, необходимо щелкнуть

кнопку Применить фильтр на вкладке Главная группы Сортировка и фильтр. К отмененному фильтру можно всегда вернуться, повторив это действие. Отключить или включить фильтр можно также кнопкой Без фильтра/С фильтром в строке кнопок переходов по записям. Чтобы снять все фильтры для таблицы, в списке Дополнительно на вкладке Главная группы Сортировка и фильтр необходимо выбрать команду Очистить все фильтры.

Примечание. Параметры фильтра сохраняются при смене режимов работы с таблицей, т.е. до закрытия таблицы.

Для автоматического применения текущих фильтров при последующем открытии таблицы следует выбрать для свойства Фильтр при загрузке значение Да. Это свойство устанавливается в Окне свойств таблицы.

Предварительный просмотр и печать таблицы

Закончив ввод записей в таблицу, выполнив фильтрацию и сортировку, можно напечатать таблицу, чтобы иметь копию данных на бумаге. Прежде чем печатать таблицу, имеет смысл просмотреть, как она будет выглядеть в напечатанном виде. Для этого можно применить команду Предварительный просмотр. Доступ к этой команде и командам печати осуществляется через пункт Печать кнопки Microsoft Office.

При выборе команды Предварительный просмотр открывается окно и панель инструментов Предварительный просмотр, с помощью которых можно настроить параметры страницы, указать ориентацию страницы, выбрать размеры полей и др. Чтобы завершить предварительный просмотр и напечатать таблицу, нужно на панели инструментов Предварительный просмотр вначале щелкнуть команду Печать, а затем команду Закрыть окно предварительного просмотра.

Определение индексов

Одним из способов повышения быстродействия таблиц является создание индексов для полей, которые часто используются для поиска и извлечения данных. В таблицах индексы применяются точно так же, как предметные и именные указатели в книгах. Индекс – это внутреннее (скрытое от пользователя) представление таблицы, в котором

• значения полей, входящие в индекс, упорядочены;

• каждому значению приписана информация о месторасположении записей с этим значением в исходной таблице.

Индекс может состоять из одного или несколько полей. В первом случае говорят о простом индексе, а во втором – о составном индексе. Поля таблицы, входящие в индексы называют индексированными полями.

Ограничения. В Access индексированными не могут быть поля типа Вложение и Поле объекта OLE. Составной индекс не может содержать более 10 индексированных полей.

Индекс считается уникальным, если комбинации значений индексированных полей не повторяются. Для одной таблицы может быть создано несколько индексов. При определении первичного ключа Access автоматически формирует уникальный первичный индекс. Все другие индексы необходимо создавать.

Простой индекс можно создать с помощью установки свойства Индексированное поле. Для этого надо выполнить следующие действия.

1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.

2. Щелкнуть Имя поля для поля, которое следует проиндексировать – создать по нему индекс.

3. В области Свойства поля отрыть вкладку Общие.

4. В свойстве Индексированное поле установит значение Да (Допускаются совпадения), если следует разрешить повторяющиеся значения, или значение Нет (Совпадения не допускаются), чтобы создать уникальный индекс.

5. Изменения сохранить.

Существует универсальное средство формирования индекса, вне зависимости от того, является ли он простым или составным. Это команда Индексы. Она доступна в Конструкторе таблиц. С помощью команды Индексы можно сразу создать все необходимые для таблицы индексы.

1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.

2. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть щелкнуть команду Индексы. Откроется окно Индексы, которое содержит бланк с тремя столбцами (Индекс, Имя поля, Порядок сортировки) и область Свойства индекса.

3. Если таблица имеет ключ, то в данном окне будет отображаться уникальный первичный индекс с именем PrimaryKey.

4. Внести в бланк сведения об индексах. Учесть, что в столбце Индекс указывается имя индекса, в столбце Имя поля – имена полей, входящих в индекс. Если индекс составной, то имя индекса задается только для первого поля. Для задания имен полей можно использовать выпадающий список всех полей таблицы. По умолчанию значения ключевых полей упорядочиваются по возрастанию. Однако этот порядок можно изменить, воспользовавшись столбом Порядок сортировки.

5. Установить свойства индексов: Первичный – значение Да, если индекс является первичным ключом; Уникальный – значение Да, если не допускается повторение значений индекса; Пропуск пустых полей – значение Да, если записи с пустыми индексированными полями следует исключить из индекса.

6. Изменения сохранить.

Предостережение. Важно знать, что использование индексов значительно ускоряет доступ к данным, хранящимся в таблице. Однако для индексированных таблиц замедляется процесс обновления данных, т.к. требуется дополнительное время на актуализацию индексов.