Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007
Шрифт:
Предостережение. При копировании надо не забывать об уникальности значений ключа таблицы. Об этом вам обязательно напомнит Access при попытке сохранить таблицу. Указания на некорректное добавление, обновление и удаление записей будут выдаваться всякий раз, когда возникнут нарушения параметров, установленных в схеме данных для межтабличных связей.
Подтаблицы и итоги
Если таблица участвует в межтабличных связях, то при заполнении такой таблицы можно тут же на экране отображать связанную с ней таблицу (ее называют подтаблицей).
Чтобы определить подтаблицу необходимо открыть Окно свойств исходной таблицы. Затем щелкнуть стрелку в свойстве Имя
Можно поступить проще. Щелкнуть знак «+» в левой части любой записи исходной таблицы. Откроется диалоговое окно Вставка подтаблицы. В этом окне следует найти имя таблицы, которую надлежит выводить в качестве подтаблицы. Кроме того, будет предложено уточнить поля связи таблиц, определенные схемой данных. После этого щелчок по знаку «+» в выделенной записи исходной таблицы приведет к отображению связанных с ней записей подтаблицы, и замене знака «+» на знак «-». Щелчок по знаку «-» закроет подтаблицу.
Для работы с подтаблицами предназначены также команды, находящиеся на вкладке Главная в группе Записи. При нажатии здесь кнопки Дополнительно становятся доступны команды, указанные в табл. 1.6.
Ограничение. В Access разрешено до восьми уровней вложенности подтаблиц.
Таблица 1.6
Если в таблице есть поля, имеющие тип данных Числовой или Денежный, то для них допускается вычисление статистических функций. Для этого на вкладке Главная в группе Записи следует щелкнуть команду Итоги. В последней строке таблицы выведется строка итогов. По умолчанию всегда отображается значение функции Сумма. Однако, при необходимости для каждого столбца можно выбрать свою статистическую функцию, либо вообще отменить итог, указав Нет. Повторный щелчок по команде Итоги скроет строку итогов.
Сортировка записей
СУБД Access позволяет сортировать записи таблицы по одному или нескольким полям по возрастанию или убыванию. При этом все записи остаются на своих местах в таблице, меняется лишь порядок отображения их на экране.
Ограничение. Запрещена сортировка по полям типа Вложение и Поле объекта OLE.
Для сортировки записей по одному полю требуется выполнить следующие действия.
1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.
2. Щелкнуть правой кнопкой мыши столбец, по которому надо отсортировать записи.
3. В контекстном меню выбрать команду, определяющую порядок сортировки. Команды сортировки зависят от типа данных, содержащихся в выделенном столбце (табл. 1.7).
Для упорядочивания записей таблицы по двум и более полям, требуется указать, какие из полей будут использоваться в качестве внутренних и внешних полей сортировки. Например, если необходимо выполнить сортировку таблицы СписокПреподавателей по коду кафедры, а внутри кафедры по табельному номеру преподавателя, то код кафедры следует рассматривать как внешнее поле, а табельный номер преподавателя как внутреннее поле сортировки. Следует иметь в виду, что всегда вначале устанавливается сортировка по внутреннему полю, затем по внешнему полю. Чтобы определенный порядок сортировки применялся всегда при открытии таблицы, нужно свойство Сортировка при загрузке в Окне свойств таблицы установить в состояние Да. Для отмены сортировки необходимо на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкнуть команду Очистить все сортировки, которая отменит сортировки как по внутренним, так и по внешним полям таблицы.
Таблица 1.7
Поиск записей
Таблицы могут иметь очень большое число записей, что затрудняет нахождение нужной информации. В таких случаях необходим поиск. В Access имеется группа команд Найти на вкладке Главная, с помощью которых можно реализовать поиск требуемых записей. Отметим, что существуют и другие инструменты поиска. В целом можно выделить четыре способа поиска конкретной записи (табл. 1.8).
Таблица 1.8
Переходы по записям можно осуществлять с помощью клавиш переходов, команды Перейти на вкладке Главная или кнопок переходов, расположенных в нижнее части открытой таблицы.
Для поиска записей, удовлетворяющих условию, можно использовать диалоговое окно Поиск и замена. Вызов этого окна выполняется следующим образом.
1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.
2. На вкладке Главная в группе Найти щелкнуть команду Найти. Откроется диалоговое окно Поиск и замена.
3. Выделить поле, по которому нужно выполнить поиск.
4. На вкладке Поиск в поле Образец ввести значение, которое требуется найти. Это будет условием поиска.
5. При необходимости можно воспользоваться полем Поиск в, чтобы сменить поиск в отдельном выделенном поле на поиск образца во всей таблице.
6. В списке Совпадение определить режим сравнения с образцом: С любой частью поля, Поля целиком или С началом поля.
7. В списке Просмотр указать область поиска: Все – поиск среди всех записей таблицы; Вверх – поиск среди записей, расположенных выше выделенной записи; Вниз – поиск среди записей, расположенных вслед за выделенной записью.
8. Если записей, удовлетворяющих условию нет, то выдается сообщение, что образец не найден. Если существует несколько записей, отвечающих образцу, то выделяется первая из них. Для просмотра дальнейших результатов поиска следует нажать кнопку Найти далее в диалоговом окне Поиск и замена.
9. Чтобы закрыть окно Поиск и замена, необходимо щелкнуть кнопку Отмена.
Подобным образом используется вкладка Замена диалогового окна Поиск и замена. С помощью ее можно делать замену одного значения (оно выступает в качестве образца) на другое.
Примечание. Допускается при поиске и замене учитывать регистр и формат полей.
Использование фильтров
С помощью фильтров можно отображать на экране только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию. Для каждого типа данных в Access предусмотрено несколько готовых (встроенных) фильтров. Они доступны в виде команд контекстного меню при выделении столбца таблицы и при щелчке по команде Фильтр на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр. Эти команды позволяют выполнить фильтрацию по одному полю (по выделенному значению или группе значений, устанавливаемой отношениями типа «равно», «не равно», «больше», «меньше», «между», части текстового значения типа «начинается с», «заканчивается на» и т.п.). Наиболее богатый список готовых фильтров предусмотрен для полей типа Дата/время.