Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель
Шрифт:
Ниже даны общие понятия из «языка делопроизводителя», которыми оперируют в работе все те, кто связан должностными обязанностями с работой с документами: от директора, до офис-менеджера.
Делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.
Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учёт, хранение и использование архивных документов.
Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость.
Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов.
Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.
Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.
Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
Реквизит документа: Элемент оформления документа.
Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в Установленной последовательности.