Как сделать карьеру, или Психология общения на работе

Лемайте Кристина

Правила хорошего тона в деловом общении немногим отличаются от обыденного этикета. Дружелюбие остается здесь на первом месте. Например, приходя на свое новое рабочее место, не ждите, когда служащие поздороваются с вами первые, пусть инициатива исходит от вас. Этим вы только подчеркнете свою вежливость и в дальнейшем услышите приветствие первым. Но, как правило, этикет предписывает подчиненным здороваться первыми с начальником. Ваше высокое положение на фирме не обязывает вас здороваться со всеми встречными. Запомните, что первым всегда здоровается тот, кто входит в помещение, офис, кабинет. Во время приветствия

право первому пожать руку предоставляется шефу, то есть вам. Но если в вашей солидной компании не принято выражать приветствие пожатием руки, то стоит соблюсти это правило и ограничиться словесным пожеланием, выраженным в дружелюбной форме. При повторных встречах с сотрудниками в течение дня можно просто улыбнуться или кратко поприветствовать их.

В своем кабинете вы полноправный хозяин, правда, в разумных пределах. Закрытая дверь вашего кабинета – это своего рода граница, которую подчиненные могут и должны иногда нарушать. Для них вход в кабинет должен происходить при предварительном сообщении секретаря или с помощью негромкого короткого стука, за которым, в зависимости от ситуации, должен последовать ваш ответ: «Войдите!» Открывать дверь самому не принято, но вы вполне можете помочь сотруднику войти в кабинет. По этикету не принято долго держать сотрудника у дверей кабинета.

Если вы находитесь один в кабинете, то можете закурить, правда, при условии, что это не противоречит требованиям предприятия. Если же в кабинете, кроме вас, находятся еще сотрудники, то прежде, чем закурить, следует спросить у них разрешения.

Если свои отношения с сотрудниками вы можете назвать налаженными, то берите на себя обязанность представлять новых коллег. Каждый вновь пришедший сотрудник может по своему усмотрению представиться сам или воспользоваться вашей помощью. При представлении нового работника коллективу следует полно и четко назвать его имя и фамилию. Не рекомендуется, в свою очередь, представлять новому сотруднику его будущих коллег. Вы можете ознакомить его только с менеджерами или другими непосредственными начальниками.

Как правило, руководители предприятий рассматривают деловой этикет как проявление взаимной симпатии, но соблюдение правил хорошего тона обязательно и в общении с теми сотрудниками, которые вызывают у вас неприязнь. Мы надеемся, что таковых подчиненных у вас немного и вы с ними вежливы. Обращаться к подчиненным нужно только по имени-отчеству, не допускайте перехода на «ты», особенно если вы еще недостаточно долго работаете в этой фирме. Деловой этикет не приемлет обращения между начальником и подчиненными по именам или фамилиям – такое обращение не способствует хорошим отношениям между вами.

Деловые отношения с подчиненными не допускают грубости, фамильярности и излишней мягкости. Ваши указания в отношении работы должны быть высказаны в вежливой и тактичной форме. Ваши рекомендации должны быть понятны подчиненному, иначе давать их бессмысленно. В вашей речи не допустимо употребление жаргонных и бранных слов. Не следует слишком эмоционально давать указания. Если вам приходится беседовать с подчиненным о низком качестве его работы, об опозданиях, то не следует делать это публично. По правилам этикета, вы должны пригласить сотрудника к себе в кабинет для проведения беседы. Не слишком увлекайтесь нотациями, так как они в большом количестве не возымеют своего действия. Если дело доходит до увольнения работника по различным причинам, то нужно сообщить ему об этом в тактичной форме. Обязательно сообщите причину увольнения.

Особое внимание следует уделить вежливости в отношении вашего непосредственного помощника – секретаря. Относитесь к нему, как к помощнику в делах, но постройте отношения так, чтобы соблюдалась субординация. Только тактичные отношения между вами помогут наладить деловой контакт. От секретаря вы вправе требовать тактичного отношения к другим сотрудникам. Секретарь так же, как и другие сотрудники, должен входить в ваш кабинет, предварительно постучав или сообщив о своем приходе по телефону. Если секретарь по вашей просьбе принесла чашечку кофе или чая, обязательно поблагодарите ее, а не говорите, что это входит в ее обязанности.

Оговорим и правила проведения деловых совещаний, время которых вы должны определить заранее. Желательно, чтобы деловые совещания проходили периодически, в одно и то же время. На совещании присутствует постоянное число коллег, места которых строго определены. Вы являетесь ведущим лицом этого собрания. На вас или секретаря возлагаются организационные обязанности. Во время проведения собрания выступления сотрудников должны быть короткими и сжатыми. Попросите коллег говорить по сути дела. Перед совещанием составьте список выступающих и зарезервируйте место для незапланированных выступлений. Время проведения собрания строго регламентировано.

Под конец рабочего дня не стоит расслабляться. Не нужно постоянно уходить с работы ранее положенного времени. Также не следует часто оставаться после работы. Этим вы сбиваете рабочий ритм других сотрудников.

Правила хорошего тона регламентируют и телефонные разговоры, которые вы периодически ведете со своими партнерами или коллегами. Не забывайте о том, что собеседник также ждет от вас вежливости и тактичности. Не следует слишком долго вести деловые переговоры по телефону. Обычно телефон используется для назначения встреч с партнерами, а не для заключения сделок. Вы можете переговорить с партнерами, уточняя условия заключаемой сделки, но ни в коем случае не разговаривайте о подписании деловой документации, так как эти вопросы обсуждаются лично.

Не беспокойте своего партнера или коллег в то время, когда они предположительно находятся не на рабочем месте. Не забывайте, что они тоже имеют право на отдых, да и все вопросы в отношении ведения вашего предприятия должны обсуждаться в рабочее время. Если вы не можете присутствовать на ранее запланированной деловой встрече, сообщите своим партнерам об этом заранее. Лучше это сделать лично, не по телефону, но если нет такой возможности, то позвоните. Сделайте это сами, не поручая секретарю.

Не забывайте, что успех вашего бизнеса зависит от правильного ведения переговоров с деловыми партнерами. Опять же, здесь ценятся ваши коммуникабельность, тактичность и пунктуальность. Перед началом переговоров следует официально познакомиться со всеми участниками, если вы еще незнакомы. При представлении называйте четко и полностью свои фамилию, имя и отчество. Ни в коем случае не представляйтесь только по имени или фамилии. Вы теперь солидный начальник, и все должны знать вас как Иванова Ивана Ивановича, а не как Ваньку.