Компьютер для бухгалтера
Шрифт:
Обратите внимание на то, что при изменении исходной таблицы данные в сводной таблице не обновляются автоматически. Для обновления данных щелкните на сводной таблице правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Обновить данные.
Глава 11 Примеры использования программы Excel
В предыдущих главах описывались многочисленные приемы работы в программах Excel и Word. Теперь попытаемся применить свои знания. В данной главе мы рассмотрим примеры использования программы Excel в бухгалтерской практике, а также покажем, как можно совместно использовать изученные программы.
• Журнал операций
• Расчетно-платежная ведомость
• Счета-фактуры
• Оборотно-сальдовая ведомость
• Печать документов
• Совместное использование программ Word и Excel
• Обработка массовых почтовых рассылок
Оформление журнала операций
Наиболее простым примером для начинающих является создание журнала операций. Журнал операций ведет каждый бухгалтер. В нем хранятся в табличном виде сведения о номере, содержании операции, дебете и кредите проводки, а также о ее сумме.
1. Заполните ячейки в соответствии с табл. 11.1.
2. Измените размер ячейки В2, чтобы слова в ячейке были видны полностью. Для этого подведите указатель мыши к заголовку столбцов и, удерживая левую кнопку, измените размер ячейки В2.
3. Выделите ячейки А2:Е2 и отформатируйте их, применив полужирное начертание, размер шрифта 14 пт. Выровняйте ячейки по центру, выделите цветом (используйте кнопки панелей инструментов форматирования).
Таблица 11.1. Шапка журнала операций
4. Выделите ячейки А1:Е1 и щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре на панели инструментов форматирования. Заголовок должен оказаться в центре журнала.
5. Заполните журнал данными. Если хозяйственная операция занимает несколько строк, выберите команду Формат -> Ячейки, вкладка Выравнивание и установите флажок в поле Переносить по словам.
6. Цифры можно выровнять по центру ячейки. Щелкните для этого на кнопке По центру на панели инструментов форматирования, выделив предварительно ячейки, начиная с ячейки ЕЗ.
7. Отформатируйте эти ячейки, выбрав денежный формат. Для этого выберите команду Формат -> Ячейки, в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Число. Установите формат Денежный в поле Числовые форматы и укажите значение 2 в поле Число десятичных знаков (рис. 11.1).
Рис. 11.1. Форматирование ячеек, содержащих сумму операции
8. Не забудьте сохранить документ, выбрав команду Файл -> Сохранить.
Вид готового листа показан на рис. 11.2.
Рис. 11.2. Журнал операций, созданный в программе Excel
Оформление расчетно-платежной ведомости
Для расчета заработной платы удобно создать документ Расчетно-платежная ведомость.
Шапка документа заполняется как обычно. Обратим особое внимание на внесение формул в ячейки:
1. В ячейку с адресом D7 введите формулу, позволяющую рассчитать подоходный налог с учетом льготы по подоходному налогу. (Льгота по подоходному налогу может быть изменена для сотрудников, имеющих иждивенцев.) Напомним, что для этого служит выражение (оклад –400) х 0,13. Если работник не заработал сумму, превышающую 400 рублей, то результат в ячейке может быть отрицательным. Для того чтобы не выводить отрицательный результат, можно предложить воспользоваться логической функцией ЕСЛИ. Формат этой функции описывался в предыдущей главе.
2. В ячейку с адресом D7 введите формулу =ЕСЛИ((С7-400)*0.13>0;(С7-400)*0.13;"0"). Она означает, что если результат вычисления по формуле (С7-400)*0,13 положительный, этот результат надо выводить, иначе выводить ноль (0).
3. Примените к ячейкам, содержащим суммы, выдаваемые на руки, числовой формат. Для этого выбирается команда Формат -> Ячейки, вкладка Число.
4. Формулы копируются в остальные ячейки с помощью маркера в нижнем правом углу ячейки D7. Вид листа с оформленным документом приведен на рис. 11.3. Обратите внимание на строку формул – в ней видна набранная формула.
Рис. 11.3. Расчетно-платежная ведомость с формулами, созданная в программе Excel
Оформление счета-фактуры
В программе Excel удобно оформлять счет-фактуру. Заполните ячейки, как показано на рис. 11.4.
После ввода данных в позиции 5 и 6 рассчитывается результат в позиции Сумма. Формула вводится в графу Сумма (ячейка Н15) в виде выражения =E14*F14, а затем копируется в ячейки, расположенные ниже.
Оформление оборотно-сальдовой ведомости
В программе Excel можно также оформить оборотно-сальдовую ведомость:
1. Заполните ячейки, как показано на рис. 11.5.
2. Для того чтобы код счета можно было отобразить в виде 01, 00 и т. д., примените к столбцу Код формат Текстовый. Для этого выберите команду Формат -> Ячейки, вкладка Число.
3. Не забудьте просуммировать столбцы, чтобы автоматически получать сумму по дебету и кредиту счета. Для этого сделайте активной последнюю свободную ячейку столбца и щелкните на кнопке Автосумма на стандартной панели инструментов. Аналогичным образом можно создать документы Счет и Накладная.
...
Совет
Многие бухгалтеры с успехом применяют программу Excel для ведения индивидуальных карточек учета ЕСН.
Печать документов
Заполните документ, затем выберите команду Файл -> Печать. Перед этим можно выбрать команду Файл -> Предварительный просмотр, которая позволяет посмотреть, как будет выглядеть документ на бумаге, и при необходимости внести изменения. Режим предварительного просмотра позволит сэкономить бумагу и время.