Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Волгин Владислав Васильевич

Распределение запасов

Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственные дилеры, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика не только не способствует поддержке дилеров, о которой должен заботиться дистрибьютор, но и препятствует улучшению его имиджа и развитию продаж.

Система должна распределять наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета , такие, как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. Необходима расстановка

заказов по приоритетам заказчиков, приоритетам на уровне отложенных заказов, приоритетам товаров.

Последовательность обработки заказа:

новый заказ + невыполненный заказ – слияние – решение о приоритете распределения – решение по ожидаемому сроку отгрузки или графику отхода судов – распределение запаса – перечень принятых к исполнению (для отгрузки) + перечень отсутствующих в наличии (для заказа поставщикам)

Количества, распределенные в конкретный заказ, не могут быть “переброшены” в другой.

Резервирование запасов

Система должна обеспечивать:

♦ подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;

♦ подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;

♦ просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;

♦ подтверждение, основанное на доступности по дате;

♦ возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;

♦ подтверждение запасов по будущим заказам;

♦ установка разного времени резервирования на разных складах;

♦ гибкие временные интервалы для оптимизации склада и отгрузок.

Управление позициями заказов

В практике часто возникает необходимость задержки исполнения заказов по разным причинам – ожидание платежа, ожидание недостающего товара для комплекта, ожидание нужного рейса самолета или судна и т. п. Поэтому необходима возможность управления задержками, специальные коды причин задержки и коды этапов, на которых задерживается исполнение заказа – до отбора, до упаковки или до отгрузки.

Поэтому необходимы:

♦ разные категории задержки отгрузки и их отслеживание;

♦ возможность задерживать весь заказ или отдельные позиции;

♦ возможность устанавливать предел кредита заказчику, основанная на просроченной или ожидающей оплаты дебиторской задолженности, до и после приема и подтверждения заказов;

♦ возможности задержки заказов, зависимые и не зависимые от кредитов;

♦ поддержка списка причин задержания для объяснения заказчику;

♦ контроль кредита в режиме реального времени и авторизация поставки сверх кредита;

♦ поддержка сообщений о кредитоспособности;

♦ возможность частичного и выборочного освобождения после задержания;

♦ возможность пароля для группы пользователей, обладающих правом вести операции с кредитами;

♦ отслеживание аннулированных заказов.

Кроме того, необходима возможность настройки заказов и строк заказов на:

♦ неоднократные отгрузки;

♦ несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;

♦ разные методы отгрузки;

♦ разные исходные склады хранения товаров.

Увязка со складскими операциями

Необходима возможность подготовки накладных на отгрузку, предусматривающая:

♦ гибкий выбор момента печати;

♦ возможности по сортировке строк;

♦ возможность редактировать количества товаров к отгрузке с отражением в выставляемом счете;

♦ разделение между различными складами;

♦ инструкции для опасных или хрупких товаров.

Управление заданиями персоналу Необходимо обеспечение возможностей:

♦ поддержка распределения заданий между рабочими склада: размещения, перемещения, отбора, пересчета товара, пополнения зон отбора (при наличии модуля автоматического пополнения зон отбора), контроля качества (при наличии модуля контроля качества);

♦ распределение заданий между рабочими оптимальным образом с учетом топологии склада, прав этого пользователя, приоритетов заданий и местонахождения пользователя на складе;

♦ возможность пропустить задание и получить следующее;

♦ возможность подтверждение задания путем сканирования штрих кодов товара и ячеек;

♦ получение отчета о трудовых затратах (производительности) каждого рабочего;

♦ просмотр операций, выполненных данным рабочим.

Сортировка и упаковка товара

Система должна обеспечивать:

♦ управление зонами сортировки и упаковки;

♦ возможность осуществления

консолидации и упаковки товара во время его подготовки к отправке;

♦ поддержка двухуровневой упаковки (коробка/контейнер);

♦ возможность предварительного планирования распределения товара по коробкам и контейнерам;

♦ создание и подтверждение заданий на сортировку и упаковку;

♦ печать упаковочных листов, маркировка штрих кодами коробок/контейнеров;

♦ возможность осуществления распаковки коробок/контейнеров;

♦ отгрузка коробок и контейнеров со склада;

♦ отчет об упакованных товарах.

Обработка возвратов

♦ полное отслеживание возвратов по заказчикам и товарам;

♦ деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары;

♦ возможность установки обязательной авторизации приема товаров по возвратам;

♦ отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным заказчиком;

♦ возможность обязательной регистрации, подтверждения и утверждения перед открытием кредита;

♦ возможность назначать товарам признак "не подлежит возврату”.

Дополнительные возможности

♦ отслеживание партий, серийных и т. п. номеров на протяжении всего цикла нахождения товаров на складе;

♦ возможность срочной отгрузки товаров по заказам с ускоренным оформлением и оплатой наличными;

♦ мощные средства просмотра и поиска информации по заказам, отгрузкам, счетам и возвратам;

♦ возможность формировать наборы товаров в процессе продажи (по ходу) с полными возможностями ценообразования и функциональной полнотой;

♦ определение параметров контроля качества обработки заказов, компьютеризации процессов контроля.

Необходимость аналитических программ для управления.

Опыта руководителей недостаточно, необходимо отслеживание тенденций во всех процессах, чтобы принимать своевременные решения.

Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства:

♦ тенденции изменения степени удовлетворения спроса на товары – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения доли срочных поставок (это негативный показатель) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ и другие.

БД знаний для логистического управления

БД знаний ведутся для обеспечения логистического управления главным образом для оперативных целей, а не для непосредственного обслуживания экономических расчетов.

БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.

БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.

БД стоимости перевозки и маршрутов. Эта БД издержек используется для оценки экономической эффективности перевозки грузов.

БД объема работ и портфель заказов. Эта БД содержит оценку будущих запасов и потребности во времени обработки, свойственных имеющимся в наличии заказам; текущую работу и прогноз спроса.

Она является основой для контроля обязательств перед покупателями, а также основой для планирования использования рабочей силы и оборудования.

Положение о маркетинге

Деятельность в области маркетинга определяется настоящим Положением.

Комплексная оценка маркетинговой ситуации

Внешний анализ:

Поведение потребителя, ассоциации и восприятие бренда потребителем: конъюнктура рынка (аккумулирование информации по рынку относительно товарной категории, к которой относится бренд) и т. д.

Поведение конкурентов:

Какие компании?

Насколько активны конкуренты в данной области?

Что они делают?

Какие действия они могут предпринять в качестве ответной реакции на проведение стимулирования сбыта вашей компанией? Оценка возможных последствий.

Насколько высок уровень продвижения, установленный в категории бренда?