Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие
Шрифт:
Контролеры по количеству проверяют количества товаров, поступившие от поставщиков, а также отобранные комплектовщиками для отправки. Контролеры по количеству – обычно сотрудники склада.
Контролеры по качеству проверяют качество поступивших или отобранных товаров по установленным правилам. Контролеры по качеству – чаще сотрудники отдела (лаборатории) качества.
После проверки партий контролерами дается разрешение на раскладку в зоне хранения или на комплектацию партий и упаковку.
Положение о службе упаковки
Служба упаковки может быть крупным цехом упаковки, если склад принадлежит производственному предприятию. На складах посредников собственно упаковка производится только при повреждении оригинальной упаковки или при переупаковке, если она предусмотрена. Основной работой является формирование и упаковка грузовых модулей и партий. В составе службы работают упаковщики, грузчики, технологи.
Служба упаковки решает следующие задачи:
♦ определение технических требований к упаковке и маркировке, обеспечивающих сохранность груза при транспортировке, погрузочно-разгрузочных работах и складировании; [1]
♦ определение номенклатуры товаров, требующих упаковки, выбор и заказ соответствующих видов упаковки, закупка автоматизированных линий или станков для упаковки, материалов и инструментов для упаковки;
♦ определение грузовых модулей, выбор средств для формирования грузовых модулей: коробка, ящик, контейнер, мешок, поддон с обтягивающей лентой и защитной
♦ выбор вида тары, упаковки и маркировки при подготовке к отгрузке товара;
♦ обеспечение безопасности и сохранности товаров на складе и в пути;
♦ оценка влияния каждого элемента (тара, упаковка, маркировка) на общие издержки логистической системы;
♦ постановка задач для компьютеризации процессов контроля наличия упаковочных материалов и средств, учета и анализа изменений.
Положение об экспедиторской службе
Экспедиторская служба – посредник между складом и перевозчиками. Ее успешная работа возможна при хороших контактах с сотрудниками служб логистики, закупок, продаж и склада, с поставщиками, заказчиками, с перевозчиками. Этой службе необходима постоянно контролируемая база данных о транспортных предприятиях и их услугах, наличие диспетчеров по организации и контролю автомобильных, железнодорожных, морских и речных, а также авиационных и почтовых отправок, а при необходимости – своих экспедиторов на складах поставщиков. Когда интенсивность оборота товаров высока, загрузка разгрузочных и погрузочных мощностей склада должна быть тщательно спланирована, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность и избегать завалов товаров в зонах приемки и отгрузки. Очевидно, что эта задача может быть решена лишь при четкой организации и удовлетворительном техническом обеспечении. Безусловно необходима высокая исполнительская дисциплина сотрудников всех служб, участвующих в разгрузке и приемке, а также в подготовке и отправке партий товаров. Основным критерием эффективного управления перевозками является отдача, полученная от затрат на перевозки.
Среди операций экспедиторской службы:
♦ составление графиков поступления грузов;
♦ заблаговременный заказ транспортных средств перевозчиков или резервирование собственных транспортных средств для доставки грузов из порта, с желдорстации, аэропорта;
♦ подготовка распоряжений о выделении места для разгрузки, бригад и техники для разгрузки;
♦ извещение приемной комиссии о дате готовности груза к приемке;
♦ проверка соответствия тары, упаковки и маркировки поступающих грузов.
Функции службы:
Организует выполнение доставки грузов с гарантией сохранности на условиях и в сроки, обусловленные договором транспортной экспедиции, договором перевозки грузов и другими договорными обязательствами с грузовладельцем. Координирует взаимодействие всех участников обработки грузов. Составляет технологические и экономические обоснования транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов. Организует выполнение разгрузки и погрузки товаров, их перевозки. Организует фрахтование транспортных средств (автомобилей, вагонов, морских и речных судов, авиатранспорта), производит контроль за экспедиторской (отправительской) маркировкой грузов и пломбированием перевозочных средств, контейнеров, хладо-камер, бункеров и других помещений хранения. Обеспечивает отслеживание хода выполнения погрузочно-разгрузочных, перегрузочных, перевалочных, складских и упаковочных работ, соблюдения сроков и условий хранения, накопления и выдачи грузов. Оформляет товарнотранспортные и другие сопроводительные документы на всех этапах реализации транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов, грузовые таможенные декларации и другие документы, необходимые для таможенной очистки грузов, в соответствии с установленными требованиями. Оформляет документы, связанные со страхованием грузов, коммерческие и другие акты в соответствии с установленными формами в случаях прибытия грузов и перевозочных средств в поврежденном состоянии (порча и (или) недостача грузов и грузовых мест, поврежденные пломбы, пломбозапорные устройства или их отсутствие). Рассчитывает провозные платежи и сборы. Информирует склад о движении грузов. Производит в установленном порядке переадресовку грузов, организует реализацию невостребованных грузов, а также, при необходимости, работу по розыску грузов, транспортных средств.
Сотрудники должны знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, относящиеся к транспортной и транспортно-экспедиционной деятельности; международные соглашения и конвенции по транспорту; подвижной состав видов транспорта; технологию и организацию транспортно-экспедиционного обслуживания; эксплуатационные возможности транспортных путей и терминальных систем; методы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов с использованием логистических систем; организацию транспортной инфраструктуры (пропускные и провозные возможности дорог, морских, речных портов и пристаней, аэропортов, транспортных узлов); действующие системы тарифов, налогов, скидок и льгот на перевозки, таможенных и страховых платежей; методы определения стоимости доставки грузов; порядок заключения договоров, оформления товарно-сопроводительных, транспортно-экспедиционных платежных, страховых и претензионных документов; основы товароведения; правила перевозок на всех видах транспорта; правила и нормы экологии и безопасности движения на транспорте; основы законодательства о труде и охране труда Российской Федерации в части, необходимой для организации транспортно-экспедиционной деятельности.
Положение о претензионной службе
Претензионная служба решает следующие задачи:
♦ определение форм и правил подготовки актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;
♦ определение порядка подготовки и форм претензий получателей по количеству и качеству;
♦ организация учета претензий к перевозчикам, претензий по количеству и качеству товара, учета проверки, удовлетворения и анализа претензий;
♦ определение процесса обработки претензий, контроля ответов на них, контроля их удовлетворения;
♦ определение порядка работы с арбитражем в случае предъявления исков;
♦ определение порядка контроля расчетов по претензиям и решениям арбитража;
♦ определение методов анализа объема претензий, степени их удовлетворения для оценки качества товаров и работы склада или поставщиков в целях принятия решений о целесообразности деловых отношений с ними или работы с соответствующей группой товаров;
♦ постановка задач для компьютеризации процессов подготовки, учета и анализа претензий;
♦ операции по учету удовлетворения претензий.
Положение о диспетчерской службе
Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:
♦ определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;
♦ разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.
♦ постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;
♦ определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при раскладке для хранения и отборе для отгрузки;
♦ разработка маршрутных карт,
Функции службы:
Осуществляет оперативное регулирование деятельности подразделений в соответствии с производственными программами, календарными планами и сменно-суточными заданиями. Контролирует обеспеченность подразделений необходимыми материалами, оборудованием и погрузочно-разгрузочными средствами. Собирает и обрабатывает информацию на грузообразующих и грузополучающих объектах, пунктах погрузки и разгрузки о наличии грузов. Распределяет исполнителей по объектам работ. Осуществляет оперативный контроль за ходом складских и погрузочно-разгрузочных операций по установленным графикам. Ведет диспетчерский журнал, составляет отчетные рапорты и другую техническую документацию о ходе производства.
Положение о грузовой службе
Грузовые службы существуют у всех крупных предприятий, получающих и отправляющих грузы – промышленных, транспортных, заготовительных, добывающих, торговых и т. д.Структура грузовой службы
Современные требования совершенствования логистики грузопотоков в целях сокращения сроков выполнения грузовых операций и расходов на них повысили значимость качества управления грузовыми службами, подготовки кадров для них, обеспечения их техническими средствами и оргтехникой. Грузовая служба предприятия может быть структурно отдельной, может входить в структуру транспортного отдела. Большие грузовые потоки требуют специализации подразделений, которые выполняют погрузочно-разгрузочные работы и перевозки внутри своего предприятия.
Грузовая служба выполняет следующие основные функции.
♦ контакты с отправителями и перевозчиками, определение даты поступления груза, необходимости дополнительных перевозок (например, от желдорстанции до склада и т. п.);
♦ определение необходимого состава бригад и машин для разгрузки и размещения груза;
♦ определение технологии разгрузки, приемки и размещения груза (обычная или новая при новом виде груза);
♦ оформление документов по приемке груза от перевозчиков, претензий к перевозчикам;
♦ контакты со складом и цехами, получение указаний на отправку грузов и партий для отгрузки;
♦ определение необходимого состава бригад и машин для погрузки;
♦ определение технологии погрузки (обычная или новая при новом виде груза);
♦ оформление документов и сдача грузов перевозчикам;
♦ составление графика работ;
♦ инструктаж исполнителей;
♦ производство работ;
♦ размещение товаров по местам хранения (для крупногабаритных и специальных грузов).
Обязанности груз-менеджера Руководитель грузовой службы должен знать:
♦ технические условия погрузки и крепления, открепления и разгрузки грузов;
♦ правила транспортирования, упаковки и маркировки грузов;
♦ порядок и технологию взвешивания грузов, содержания и технического обслуживания весовых приборов;
♦ правила техники безопасности и производственной санитарии при погрузочно-разгрузочных работах;
♦ грузовую перевозочную и коммерческую документацию, правила ее хранения и оформления;
♦ правила перевозок грузов;
♦ основы планирования перевозок, организации труда и управления производством;
♦ правила охраны грузов в пути;
♦ инструкцию о порядке расследования и учета несчастных случаев, связанных с производством;
♦ основы трудового законодательства; положение о рабочем времени и времени отдыха работников предприятия.
Руководитель грузовой службы:
♦ определяет потребность в транспортных средствах под погрузку и заказывает их;
♦ контролирует соблюдение технических условий погрузки и крепления грузов, выполнение норм простоя транспортных средств под грузовыми операциями, правильность оформления грузовых перевозочных документов и учета погрузочно-разгрузочных работ, ведение претензионной работы;
♦ привлекает специалистов других структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено технологией операций);
♦ обеспечивает эффективное использование производственных площадей и погрузочно-разгрузочных средств;
♦ осуществляет руководство и оперативное планирование работы грузовой службы;
♦ обеспечивает выполнение планов погрузки, выгрузки грузов, сортировки, сохранность грузов и их своевременный вывоз;
♦ анализирует выполнение оперативного плана и основных показателей работы;
♦ разрабатывает в соответствии с сетевым планом формирования графики приема к перевозке контейнеров и мелких отправок по направлениям;
♦ участвует в разработке, пересмотре и контролирует выполнение технологического процесса;
♦ разрабатывает и внедряет мероприятия по сокращению простоя транспортных средств и обеспечению своевременного вывоза грузов;
♦ проводит необходимые мероприятия по предупреждению не-сохранности грузов при перевозке, погрузке, выгрузке;
♦ обеспечивает исправное содержание погрузочно-разгрузочных площадок и весовых приборов;
♦ принимает участие в контрольных перевесках, погрузках и выгрузках грузов;
♦ участвует в расследовании случаев травматизма, связанных с выполнением погрузочно-разгрузочных работ;
♦ организует и проводит работу по повышению уровня технических и экономических знаний работников грузовой службы;
♦ контролирует соблюдение работниками производственной и трудовой дисциплины, выполнение ими должностных инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.Положение о компьютеризации
Основные задачи :
♦ обеспечение компьютеризации документооборота, учетных, статистических, аналитических, финансовых операций, развитие компьютеризации для поддержания ее на уровне современных требований;
♦ использование современных компьютерных технологий;
♦ обеспечение работы с удаленными партнерами (дилерами и др.).
♦ привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;
♦ постановка задач для адаптации и развития купленной системы;
♦ внедрение программных продуктов;
♦ обучение персонала работе с программным обеспечением;
♦ обеспечение целостности баз данных;
♦ обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах на случай сбоев по техническим причинам;
♦ защита информации от несанкционированного доступа;
♦ обеспечение технической исправности оборудования.
Организационным и технологическим основанием для автоматизации являются корпоративные, отраслевые, национальные, международные стандарты, т. е. единые правила организации, технологии и управления, по которым живут все предприятия, задействованные в мировом логистическом процессе: и поставщики, и посредники, и потребители продукции. Используя их, Предприятие применяет критерии качества управления, требуемые стандартами, и получает серьезные конкурентные преимущества. Эффективная складская логистика становится определяющим фактором, от которого во многом зависит конкурентоспособность Предприятия при работе с большим потоком разнообразных грузов. Логистическая исполнительная система сочетает в себе стандартные решения и высокую степень оптимизации логистических процессов.