Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой
Шрифт:
– нуждается в таком клиенте,
– не рвется набрать как можно больше клиентов и заказов, не думая при этом о качестве обслуживания,
– понимает цели, которые ставит компания,
– действительно хочет улучшить дела компании,
– будет на всем протяжении сотрудничества поддерживать высокий уровень обслуживания и не перебросит в один из дней лучших сотрудников на работу с новым или более крупным клиентом,
– не будет понапрасну переводить деньги компании,
Необходимо оценить агентство по таким параметрам, как:
– опыт,
– знание
– уникальность услуг,
– конкурентоспособность (услуги, сотрудники, цены),
– наличие исследовательской базы,
– надежность,
– обученность сотрудников,
– постоянность штата,
– коммуникабельность сотрудников,
– адекватность,
– способность к новым подходам,
– энтузиазм,
– финансовая стабильность,
– связи с другими агентствами,
– наличие других клиентов,
– размер других клиентов,
– возможность конфликта интересов с другими клиентами,
– совместимость корпоративных культур,
– комфортность в общении с его сотрудниками.
Оценке должна подлежать и сама презентация:
– насколько организованно она была проведена,
– уложилась ли она в оговоренное время,
– была ли она уникальной, разработанной специально по случаю, или универсальной для всех клиентов,
– были ли использованы визуальные средства,
– были ли подготовлены раздаточные материалы,
– и т. д.
По тому, как была организована презентация можно судить, как будут проходить, например, пресс-конференции, подготавливаемые этим агентством для своего клиента.
Презентация предложения агентства может проходить в компании, но лучше ее провести в самом агентстве. Тогда будет проще оценить весь комплекс характеристик возможного партнера: где находится агентство, каким оборудованием располагает, в каких условиях работают рядовые сотрудники и т. д.
Стоит попросить сделать обзорную экскурсию по агентству, а также разрешения общаться с сотрудниками. У последних нужно поинтересоваться: давно ли они работают, чем занимались раньше, чего хотят достичь и т. д.
При оценке агентства очень важно сохранять реалистичный взгляд и понимать, действительно ли его сотрудники смогут выполнить обещаемое (обеспечить контакты с определенными журналистами, подготовку «стопроцентных» информационных поводов и т. д.)
Можно организовать просто сбор предложений, запросить презентацию агентства, но также можно объявить и тендер на информационное обслуживание. Следует иметь ввиду, что солидные агентства могут запросить оплату за участие в тендере, чтобы не терять зря время и силы своих сотрудников (тем более, что некоторые хитроватые клиенты устраивают тендеры не для того, что бы найти партнера, а просто чтобы собрать банк идей и использовать их в своей дальнейшей работе).
Тендеры позволяют получить более глубокое представление о возможностях агентства, о его творческих и финансовых подходах.
Тендеры могут быть открытыми, участие
Привлекая агентства к тендеру компания публикует или распространяет среди ограниченного количества кандидатов в партнеры информацию об условиях допуска. Так, например, может быть запрошена определенная информация об агентстве (история, профиль, штат и т. д.).
После анализа полученных заявок сообщается о том, кто прошел предварительный отбор. Этим агентствам дается техническое задание (обозначение целей, набора услуг, сроков, конкретных акций, отчетности и т. д.). На его основе они должны подготовить свои технические и финансовые предложения (с указанием вида работ, количества привлеченных сотрудников, стоимостью услуг и т. д.). Далее эти предложения оцениваются, и участникам тендера сообщается, когда и где будут объявлены результаты.
Оценка предложений агентства может быть проведена как на основе их соответствия техническому заданию, так и с использованием системы подсчета баллов. В последнем случае по каждому критерию выбора агентства начисляется определенное число баллов по определенной шкале. Далее баллы суммируются. Какое агентство набрало лучшую сумму, то и является победителем.
После подведения итогов следует поздравление агентства, выбранного в партнеры, и выражается благодарность всем агентам-претендентам. С ними, возможно, еще придется поработать в будущем.
Когда сделан окончательный выбор в пользу одного агентства, необходимо обсудить условия сотрудничества. Специалист по медиарилейшнз должен четко понимать, что он может и что не может получить от агентства (например, каких публикаций и в каких СМИ, какой формы отчетность и когда, и т. д.).
Необходимо подготовить всеобъемлющий договор, в котором будут отражены:
– общие положения,
– период действия,
– рабочий план,
– график,
– штат привлекаемых сотрудников,
– обязанности привлекаемых сотрудников,
– условия изменения и расторжения,
– урегулирование споров.
В договоре можно предусмотреть пункты о том, что:
– на агентство будут наложены штрафные санкции при невыполнении тех или иных обязательств,
– компания может разорвать отношения, если в агентстве произойдут кадровые перестановки,
и т. д.
Выбор агентства и оформление договора нельзя откладывать «до последнего», вести в спешке, т. к. это может сильно повлиять на качество всей информационной работы.
Не только агентство должно быть готово работать с компанией, но и компания – с агентством. Ее сотрудники должны быть досягаемы, уважительны по отношению к своим партнерам. Им слежует предоставляют всю необходимую информацию в нужном объеме и в нужные сроки. Между сотрудниками компании и агентства не должно быть разделительной стены. После подписания договора эти люди работают в одной команде.