Международный деловой этикет на примере 22 стран мира
Шрифт:
Например,
…По нашей договоренности высылаю документы для заключения договора. Документы во вложении:
1. Проект договора
2. Смета расходов
3. Выписка из ЕГРИП…
Работа с полем «Важность» письма («Priority»)
Используйте маркировку важности «Высокая» («High») при отправке действительно важного сообщения (такого, на которое получателю надо обратить
Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте
У каждого из нас бывают случаи, когда мы не можем оперативно отвечать на электронные письма. Причины могут быть разные – отпуск, болезнь, участие в различных деловых форумах и т. д.
В этом случае лучше использовать автоответы, которые сообщат адресату, что вас нет на рабочем месте и к кому он может обратиться для получения интересующей его информации.
Например,
Уважаемые коллеги.
В период с 23 по 27 октября 2017 я буду в командировке, поэтому оперативно отвечать на ваши письма не смогу.
В период моего отсутствия все вопросы по обучению прошу решать с менеджером по обучению Ольгой Ивановой. Ее контакты: тел.: +7–123–123–12–12–12, e-mail: ivanova@kompany.ru.
Если ваш вопрос может быть решен только при моем непосредственном участии – мой моб. тел.: +7–123–123–11–11 (время звонка с 18.00 до 21.00 по Мск.) …
Позитивное завершение письма
Последнее, что остается во внимании адресата при прочтении вашего письма, – финальные фразы. Задача финальных фраз – закрепление эмоционально-позитивной атмосферы делового общения. Старайтесь создавать у вашего адресата хорошее впечатление или настроение, чтобы ему и далее хотелось общаться с вами.
Варианты финальных фраз
• Буду рад сотрудничеству!
• Будем рады сотрудничеству с Вами!
• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
• Если у Вас возникли трудности с оформлением или отправкой отчетов, пожалуйста, напишите об этом. Мы постараемся помочь. Благодарим за содействие!
• Если у Вас возникнут вопросы по заполнению документов, позвоните или напишите нам. Мы обязательно поможем.
• С надеждой на плодотворное сотрудничество…
• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.
• С искренним уважением…
• С уважением…
• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…
• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным!
• Будем рады Вашему решению стать нашим клиентом!
А вот таких фраз, как «Благо Желаю», «БлагоДарю», «Благо Дарю» и т. д., стоит избегать. Такие фразы вызывают недоумение, а иногда и раздражение у адресата – он не просил у вас никакого блага и ничего не просил ему дарить.
Подпись и блок контактной информации
Электронная подпись – это специально созданный файл (signature), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.
Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас.
В электронную подпись следует включать:
• свое полное имя, отчество и фамилию. Помните, как вы будете подписывать свои электронные письма, так к вам и будет обращаться адресат. Именно поэтому не стоит включать в подпись только свои инициалы или сокращенно-уменьшительное имя. Наименование должности, без сокращений и аббревиатур. Адресат должен понимать, что входит в круг вашей профессиональной компетенции;
• контактная информация: телефон с указанием кода города, электронный адрес, название и адрес компании, сайт компании.
Основные правила составления электронной подписи:
• электронная подпись не должна превышать 5–6 строк;
• количество символов в строке должно быть не более 70.
Независимо от того, кому вы пишите, внешнему адресату или коллеге, наличие блока подписи и контактной информации должно быть в любом письме. Любой из этих адресатов должен иметь возможность оперативного диалога с вами.
Ответ на электронные письма
Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Однако по правилам сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру.
Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте позвонить адресату и уточнить, дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью, пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».
По правилам сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать 2–3 суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение. Вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.