На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов
Шрифт:
Скрупулезное отношение к деталям даже полезно в начале карьеры. Представьте Маркуса, сотрудника низшего звена в отделе персонала. На прошлой неделе он потратил уйму времени, анализируя тонкие моменты корпоративной системы почасовой оплаты труда: он искал и устранял несоответствия и разночтения.
Если вы уже достигли определенного статуса, не стоит обращать внимания на пустяки. Если Маркус хочет получить повышение в своем отделе, ему придется научиться регулировать конфликты между сотрудниками и деликатно делать замечания руководству. Чтобы достичь успеха, он должен меньше времени уделять сложностям системы почасовой оплаты труда. Если Маркус не перестанет зацикливаться на мелочах, ему никогда не хватит времени на совершенствование навыков, необходимых для работы руководителя.
Бюрократические препятствия
Даже
18
Например, администратор может поставить фильтр на слово «секс», и в результате до адресата не дойдут письма, в которых встречается эта последовательность букв (в частности, Суссекс и Эссекс). Прим. ред.
Конечно, некоторые бюрократические изобретения полезны. Если вероятность серьезного ущерба относительно высока, стандартизированный набор процедур может существенно снизить риск. Например, служба безопасности на атомных электростанциях помогает специалистам по ядерной энергетике избежать взрыва реактора, а система контрольных проверок помогает пилотам самолета добраться из пункта А в пункт Б в целости и сохранности.
Но сейчас речь не об этом. Я говорю о правилах, которые вынуждают специалистов тратить много времени на низкоприоритетные задачи. О бюрократии, которая требует, чтобы сотрудники заполняли длинные формы или получали предварительное согласие на разных уровнях. По опыту могу сказать: в основе таких правил всегда лежит страх того, что сотрудники совершат много ошибок, если им предоставить даже минимальную свободу.
В качестве примера рассмотрим деятельность Министерства обороны США. В армии тоже часто требуется перемещать людей из одного отдела в другой или с одной должности на другую. Как сказал однажды министр обороны Роберт Гейтс: «Запрос на отправку в Афганистан команды дрессировщиков собак или любого другого подразделения должен пройти по крайней мере через пять генеральских штабов. Тогда его обработают, утвердят и выполнят» {18} . Вместо того чтобы планировать военные операции, офицеры вынуждены тратить время на утверждение запросов о смене дислокации. К счастью, министр Гейтс двигался в верном направлении – он хотел снизить бюрократию, уменьшить количество штабов {19} и обеспечить гибкость процедур.
18
Shanker T. Gates Takes Aim at Pentagon Spending // New York Times, May 8, 2010, www.nytimes.com/2010/05/09/us/politics/09gates.html
19
Gienger V. Gates Says Defense Bureaucracy Swollen, Declares Cuts // Bloomberg.com, August 10, 2010, www.bloomberg.com/news/20100–80–9/gates-says-defense-bureaucracy-bloated-declares-cuts-in-contractor-jobs.html
Что можно сделать, когда ваши сотрудники сталкиваются с громоздкими и непонятными правилами? {20} Если положение позволяет вам изменить ситуацию, последуйте примеру Гейтса: рассмотрите правила вашей организации. Попытайтесь определить, какую роль играет каждое из них, какую цель преследует и насколько эффективно. А затем сравните преимущества, предоставляемые сотрудникам, с проблемами, которые оно для них создает.
Вы не можете решать этот вопрос
20
Более подробно см.: Bishop R. Don’t Let Bureaucracy Ruin Your Day // New York Times, April 2, 2011, www.nytimes.com/2011/04/03/jobs/03pre.html?ref=bureaucraticredtape. См. также: DeHart-Davis L. Green Tape: A Theory of Effective Organizational Rules // Journal of Public Administration Research and Theory 19, No. 2 (2009): 361–384, doi: 10.1093/jopart/mun004.
Если же вы не можете изменить ситуацию, научитесь уживаться с правилами – или обходить их. Могу дать вам несколько советов.
• Узнайте цель правила – возможно, для него есть разумное основание. В этом случае продумайте наиболее эффективный способ его соблюдения; скорее всего, оно будет часто применяться в вашей работе, поэтому извлеките из него максимум пользы.
• Если правило устарело и неприменимо к вашей деятельности, придумайте, как его изящно обойти. Например, некоторые компании в целях экономии запрещают сотрудникам летать первым классом. Но запрет не должен распространяться на сотрудника, который, покупая билет экономкласса, получает бесплатное повышение качества обслуживания по программе лояльности [19] .
19
Эта программа лояльности предполагает бесплатное повышение класса обслуживания на рейсах авиакомпании с эконом до комфорт-класса, с эконом до бизнес-класса, с комфорт до бизнес-класса и т. д. при частых перелетах. Прим. пер.
• Если от правил отказаться нельзя – либо нецелесообразно, либо слишком рискованно с юридической точки зрения – можно попросить о послаблениях.
Полезные советы
1. Избавляйтесь от большей части полученных электронных и бумажных писем: 80 % из них для вас незначительны.
2. Отвечайте на важные запросы сразу. Не тратьте время на повторный поиск электронного письма или обдумывание назначенной встречи.
3. Многозадачный режим работы – верный способ эффективного выполнения низкоприоритетных задач. Во время телеконференции вполне возможно изучать отчет.
4. Не пытайтесь выполнять параллельно несколько задач, если каждая из них требует серьезных интеллектуальных усилий. Быстрое переключение с одной задачи на другую утомительно.
5. Не занимайтесь посторонними делами во время встречи с клиентами – они ждут от вас полной отдачи.
6. Необходимо договориться с коллегами о том, какой вариант проверки электронной почты во время совещаний приемлем.
7. Смиритесь с тем, что не можете делать все идеально. Низкоприоритетные задачи можно выполнять просто хорошо, а более важные – на отлично.
8. Не контролируйте каждую мелочь. Дайте вашим подчиненным возможность самостоятельно работать над проектом, даже если вам кажется, что при этом возрастет риск ошибок.
9. Если у вас есть соответствующие полномочия, упраздните бюрократические правила, которые принуждают сотрудников заполнять бесконечные формы или получать предварительное одобрение по всем вопросам.
10. Научитесь устранять бюрократические препятствия и не тратить слишком много времени на низкоприоритетные задачи.
Часть II
Повседневная эффективность
В части I представлены три ключевых способа повышения личной эффективности: сформулировать цели и приоритеты, сосредоточиться на конечном результате и как можно быстрее избавиться от низкоприоритетных задач, не фокусируясь на мелочах. В части II я расскажу, как применить их на практике.
Глава 4 поможет вам развить навыки эффективной повседневной деятельности. Я научу вас увязывать ежедневные встречи с высокоприоритетными задачами и целями. Кроме того, я объясню, почему каждую ночь вы должны спать не менее восьми часов и ежедневно делать зарядку.