На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов
Шрифт:
Когда мои племянники были школьниками, я разработал упражнение, благодаря которому они могли сосредоточиться на том, что нужно запомнить. После прочтения главы в учебнике истории или естествознания я просил их записать несколько основных мыслей, которые они хотели бы вспомнить на тесте через месяц. Потом я предложил им во время чтения выделять два-три ключевых абзаца. Очень скоро они смогли читать намного быстрее и получать высокие оценки.
Используйте эту методику: выделите то, что хотели бы запомнить, продумайте цель чтения. Если вам нужны конкретные факты или новые источники, просто составьте их список. Если же вы хотите понять ключевые тенденции, кратко законспектируйте идеи {76} .
76
Учителя
Чтобы научиться эффективно конспектировать, можете вернуться к приложению 1: по ходу чтения материала запишите 5–8 ключевых идей, которые вы хотели бы запомнить. Смогли бы вы прочесть текст быстрее, если бы сразу сосредоточились на их поиске?
Далее я приведу примерный конспект статьи из 7 пунктов. Все ли они вошли в ваш конспект? Если нет, подумайте о важности того, что вы пропустили. Есть ли в вашем конспекте дополнительные пункты? Важны ли они?
1. Для эффективного управления компанией недостаточно новых процедур, принятых в рамках закона Сарбейнза – Оксли. Для совершенствования работы необходимо внести серьезные коррективы в структуру совета директоров.
2. Многочисленные советы директоров неэффективны, потому что поощряют лень и препятствуют решительным мерам; оптимальная численность – шесть независимых членов совета директоров.
3. Члены совета директоров должны быть узкими специалистами – разрозненные общие знания неэффективны.
4. Среднестатистический директор около 200 часов в год занимается делами компании. Этого недостаточно, чтобы вникнуть в ее деятельность. Повысьте уровень вознаграждения членов советов директоров, если они уделяют работе больше времени.
5. Новые профессиональные советы директоров будут состоять в основном из топ-менеджеров пенсионного возраста.
6. Компетентные члены совета директоров не подвержены юридическим рискам, поскольку их деятельность законная и добросовестная.
7. Членам совета директоров передаются некоторые функции топ-менеджеров, но они не должны участвовать в повседневной деятельности компании.
Оценить анализ сложнее. Чтобы структурировать информацию, которую вы хотите запомнить, запишите мои основные аргументы: исследование и примеры, логические доводы, подтверждающие идеи и контраргументы, на которые я ссылаюсь. Вот ключевые элементы моей аргументации:
• Исследование групповой динамики и данные о численности совета директоров показывают, что в среднестатистическом совете директоров слишком много участников.
• Три примера – Citigroup, временный СЕО и Merck37 – показывают, что у многих директоров недостаточно опыта и знаний в определенной узкой области.
• Ориентировочные расчеты подтверждают, что большинство директоров занимаются делами компании лишь 200 часов в год. Этого недостаточно.
• Я считаю, что профессиональных директоров можно нанимать из числа вышедших на пенсию топ-менеджеров, если они не старше допустимого возраста.
• При увеличении вознаграждения членам совета директоров общие выплаты не возрастут, поскольку число директоров уменьшится.
• Приведенный пример показывает, что добросовестные члены совета директоров не станут ответчиками по судебным делам.
Когда вы составите такой список, оцените каждый этап. Вам придется углубиться в исследование и критически оценить ход моих мыслей. Кроме того, решите, подтверждают ли эти аргументы мою гипотезу о том, что в совете директоров должно быть больше компетентных людей. Оценить анализ сложно, но вы сможете сосредоточиться на ключевых аргументах, если при чтении статьи законспектируете их.
Полезные советы
1. Не пытайтесь прочесть как можно больше
2. Подумайте, зачем вы читаете. Возможно, вам интересна гипотеза автора? Или вам нужны конкретные факты?
3. Вы должны поставить перед собой четкую цель при прочтении газеты или другого новостного источника: сосредоточьтесь на информации, которую больше нигде не найдете.
4. Прежде чем перейти непосредственно к чтению, изучите структуру документа, особенно заголовки, и постарайтесь в целом понять, о чем говорится в тексте.
5. Внимательно прочтите введение – найдите тезис или ключевое предложение и абзац, в котором описана основная идея фрагмента текста.
6. Прочтите заключение, прежде чем перейти к основной части. Очень часто оно помогает понять логику автора и ключевые идеи.
7. Прочтите первые предложения каждого абзаца. Решите, какой абзац нужно прочесть целиком – это зависит от вашей цели.
8. Не стоит углубляться в чтение абзаца, если там описываются известные вам идеи или приводится ненужная информация.
9. Постоянно сосредоточивайтесь на поиске информации, которую вы хотели бы запомнить после прочтения статьи или служебной записки.
10. Если вы хотите понять ключевые тенденции, составьте краткий конспект.
11. Если нужно оценить анализ автора, запишите все его аргументы. Это поможет вам сосредоточиться на главном.
Глава 8
Эффективные письменные навыки
Умение писать – важный навык для любого хорошего специалиста. Сотрудник должен уметь грамотно составлять документы, чтобы информировать, формулировать задания и убеждать коллег и партнеров.
К сожалению, сегодня мало кто обладает эффективными письменными навыками [39] . Когда я преподавал, то часто встречал студентов, получающих степень MBA, которые активно участвовали в обсуждениях, но (как выяснялось на экзаменах) совершенно не умели выражать мысли в письменной форме. В компаниях работают умные люди с гениальными идеями новых продуктов, которые не умеют составлять качественные отчеты. А в правительственных учреждениях встречаются сотрудники, которые блестяще отстаивают свою точку зрения в ходе обсуждений, но пишут совершенно бессвязно.
39
О развитии этого навыка можно прочитать в книгах С. Карепиной «Пишем убедительно» и «Искусство делового письма» (М.: «Манн, Иванов и Фербер»). Прим. ред.
Электронная почта используется очень часто, и навыки письма становятся все важнее для личной эффективности. Однако многих этому просто не учили. По данным ассоциации Business Roundtable [40] , представляющей самые крупные корпорации США, ее участники тратят около 3 млрд долл. в год на обучение сотрудников навыкам письма {77} . Из-за неумения писать снижается эффективность: клиенты не понимают, что написано в руководствах по эксплуатации, и поэтому злятся; коллеги не могут разобрать, о чем сказано в документах. В результате возникают рабочие конфликты.
40
Business Roundtable (BRT) – консервативная политическая группа высших руководителей ведущих американских корпораций, отстаивающая интересы бизнеса. Основана в 1972 году. Прим. ред.
77
National Commission on Writing. Writing: A Ticket to Work… or a Ticket Out, September 2004 // www.collegeboard.com/prod_downloads/writingcom/writing-ticket-to-work.pdf
Начните с плана
Мой друг Джордж – эксперт в области средневековой истории. Но написание отчета об исследовании занимает у него больше года. Почему? Потому что он постоянно впадает в ступор: прекращает писать, когда теряет нить рассуждения.
Диана, психолог, жалуется, что может рассуждать логично только после того, как закончит заключение. К сожалению, написанная к тому времени основная часть уже, как правило, идет вразрез с выводами, поэтому ей приходится переделывать весь текст.