На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов
Шрифт:
Им было бы проще, если бы они для начала составили план. Джордж не впадал бы в ступор, а Диане не пришлось бы переписывать документ, чтобы тот соответствовал выводам, к которым она приходит неожиданно для себя.
Написание текста нужно рассматривать как процесс, состоящий из нескольких отдельных этапов: создания плана и его реализации. Помните принцип сосредоточенности на конечном результате, о котором я рассказывал в главе 2? Здесь суть та же: составьте ориентировочный план, прежде чем начнете писать. Иначе у вас возникнут проблемы.
Очень сложно писать и планировать одновременно: создание качественного текста предполагает большую умственную нагрузку, особенно для кратковременной памяти. Кратковременная память хранит и обрабатывает информацию, позволяя вам выполнять сложные функции, например мыслить и учиться. Она также отвечает за процесс управления словами и построения грамматически правильных предложений и абзацев. Ресурсы кратковременной памяти ограниченны.
Преподаватель психологии
Келлог также провел контролируемый эксперимент с целью подтвердить на практике гипотезу о том, что качество текста выше, если пишущий составил план {79} . Он в случайном порядке распределил студентов на две группы: одна должна была потратить 5–10 минут на план, а другой запретили его составлять. Ученый пришел к выводу, что студенты, которые составляли план, написали более качественные тексты, потому что у них была возможность сосредоточиться на формулировках. В результате обе группы справились с заданием в одно и то же время, хотя первая потратила несколько минут на составление плана. Следовательно, составление плана способствует написанию текстов более высокого качества за аналогичный период времени.
41
Рональд Келлог – профессор, преподаватель психологии Сент-Луисского университета, автор ряда книг по когнитивной психологии Psychology of Writing; Oxford University Press, 1994, 253 p.), «Когнитивная психология» (Cognitive Psychology; 2nd ed. SAGE Publications, Inc., 2002, 528 p.) и «Основы когнитивной психологии» (Fundamentals of Cognitive Psychology; SAGE Publications, Inc., 2007, 392 p.). Прим. ред.
78
Kellogg R. T. Competition for Working Memory Among Writing Processes // American Journal of Psychology 114, No. 2 (2001): 175–191, doi: 10.2307/1423513.
79
Kellogg R. T. Attentional Overload and Writing Performance: Effects of Rough Draft and Outline Strategies // Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition 14, No. 2 (April 1988): 355–365, doi: 10.1037/02787393.14.2.355.
Я разработал свою систему: сначала провожу мозговой штурм, потом распределяю идеи по категориям и составляю план.
• Мозговой штурм: я беру чистый лист бумаги и записываю все свои мысли по определенной теме. Моя цель – записать как можно больше идей, порядок не важен.
• Распределение по категориям: затем я определяю категории и подкатегории. Это помогает мне создать структуру – в итоге формируются группы идей, которые станут основой плана.
• План: я группирую идеи, меняю порядок и составляю разные комбинации. Я пытаюсь создать логическую основу моего будущего текста.
Попробуйте освоить этот процесс. Предположим, руководство попросило вас написать короткую служебную записку, чтобы убедить топ-менеджмент компании дать согласие на участие в экологическом проекте (компания хочет доказать свое бережное отношение к окружающей среде).
На этот пример я буду ссылаться несколько раз. Выберите любую из двух тем.
• Представьте, что вы работаете в парке аттракционов. Составьте служебную записку с целью убедить руководителя отдела персонала нанять еще 10 сотрудников-аниматоров, которые будут переодеваться в костюмы животных.
• Представьте, что вы работаете в аналитическом отделе крупной продовольственной компании. Составьте служебную записку с целью убедить руководителя отдела профинансировать разработку сухого завтрака или напитка для похудения.
Начните с мозгового штурма {80} . Запишите все свои идеи, не стараясь связать их друг с другом. Сколько пунктов в вашем списке? Вот неполный список моих идей для служебной записки по экологическому проекту.
Этап 1: мозговой штурм
Имидж компании
Утилизация отходов
Новые окна
Термостат с регулируемой температурой
Энергозатраты
Налоговые льготы
Оплата проезда на общественном транспорте
Затраты на реставрацию
Меры по предотвращению выбросов углерода
Запрет на пластиковые стаканы
Новый дизайн упаковки
Новые лампочки
Гибридные автомобили
Работа на дому
Правильная стратегия
Распределите свои идеи по категориям (можете добавить мои). Вот какие группы идей получились у меня. Я расставил их в логическом порядке. Некоторые идеи из моего списка не попали ни в одну из категорий. Отсеивание несущественных идей – важный этап написания текста.
Этап 2: распределение по категориям
Энергия
Новые окна
Термостат с регулируемой температурой
Новые лампочки
Отходы
Утилизация
Новый дизайн упаковки
Прибыль и убытки
Энергозатраты
Налоговые льготы
Затраты на реставрацию
Транспорт
Оплата проезда на общественном транспорте
Работа на дому
Нематериальные блага
Правильная стратегия
Имидж компании
Теперь нужно написать план текста. Подумайте о целевой аудитории – топ-менеджерах вашей компании. Что больше всего их волнует? Какие аргументы будут для них наиболее убедительными и логичными?
Ниже показан план написания служебной записки. Учтите, что в начало плана я добавил введение, а в конец – заключение. Я сгруппировал категории по двум общим темам – как организация будет заботиться об окружающей среде и почему это важно. Наконец, я поменял местами разделы о прибылях и убытках и о нематериальных благах. Возможно, руководству компаний будет интересен только конкретный финансовый результат.
Этап 3: план
Введение
Как
Энергия
Термостат с регулируемой температурой
Новые окна
Новые лампочки
Отходы
Утилизация отходов
Новый дизайн упаковки
Транспорт
Оплата проезда на общественном транспорте
Работа на дому
Почему
Прибыль и убытки
Энергозатраты
Налоговые льготы
Затраты на реставрацию
Нематериальные блага
Правильная стратегия
Имидж компании
Заключение
80
В главе 6 я говорил, что мозговой штурм эффективен только в тех случаях, когда он сопровождается обсуждением. Но в данном случае речь о мозговом штурме, который самостоятельно проводит один человек для поиска идей. Это очень полезное занятие.
Структурирование текста
Когда план составлен, можете начинать писать текст. Три ключевых элемента любого текста – введение, основная часть и заключение. Мы обсуждали их в предыдущей главе. Это не случайно: писать нужно так, чтобы читателям был понятен ход ваших мыслей.
Начните с введения
Я считаю, что в хорошем введении должны быть отражены:
• контекст;
• основная мысль текста;
• структура текста.
Читателю понадобится информация справочного характера, чтобы понять, зачем изучать текст. В служебной записке ее можно изложить так:
Исполнительный комитет рассматривает комплекс реформ, благодаря которым компания будет бережнее относиться к окружающей среде. В служебной записке объясняется, какие меры могла бы предпринять компания и почему они принесут пользу.
Затем нужно подчеркнуть основную мысль служебной записки. Сообщите читателю суть ваших аргументов. Вот пример изложения основной мысли:
Здесь приводятся аргументы в пользу реализации экологического проекта для улучшения финансовых показателей компании. Расходы на проект окупятся за счет снижения энергетических затрат, экономии на налогах и улучшения имиджа компании.
В заключительной части нужно пояснить, о чем говорится в служебной записке и какова ее структура (заголовки, подзаголовки). Это поможет читателю следить за ходом ваших рассуждений.
Структуру текста нужно описать в одном абзаце. Вот хороший пример:
Во-первых, здесь описаны способы охраны окружающей среды: снижение энергозатрат, количества личных автомобилей и отходов. Во-вторых, представлены аргументы, доказывающие, что такие изменения принесут компании пользу в виде налоговых льгот, снижения энергозатрат и появления перспективных маркетинговых возможностей.
Резюме и заключение
Есть много мнений по поводу различий между правильными резюме и заключением. Резюме – сжатое изложение основных мыслей статьи или служебной записки. Заключение должно быть исчерпывающим: нужно дать советы читателям, объяснить особенности государственной политики или указать области дальнейшего исследования проблемы.
Я не против резюме. Они играют важную роль – особенно «сводные резюме» для руководства, у которого часто нет времени изучать длинные и сложные документы. Если служебная записка или статья слишком длинная или содержит много информации, нужно сначала дать сводное резюме, а потом переходить к введению, чтобы за несколько минут читатель мог понять ключевые идеи. Эта часть документа крайне важна, потому что именно ее обычно и читают! Это правда: многие сотрудники изучают только сводное резюме.
Кроме резюме, в статье и служебной записке должно быть заключение – более подробное, чем обычное резюме. Умный читатель, добравшийся до заключения, уже знает все ключевые идеи и ищет в нем чего-то нового. Я не люблю заключений, в которых повторяются положения основной части текста, – это признак лени. Я об этом читал уже дважды: в сводном резюме (или во введении) и в основной части статьи или служебной записки.
Далее приведены два абзаца с выдержками из одной и той же статьи о медицинском исследовании. Один из них – резюме, а другой – заключение.