Обновление. Пошаговый план личного развития
Шрифт:
• Передать. Если разобраться с документом, попавшим вам в руки, может другой сотрудник, передайте бумагу ему. Сделайте на документе отметку и отправьте его нужному человеку. Старайтесь делегировать как можно больше задач, чтобы у вас оставалось больше времени на те дела, которые можете сделать только вы.
• Выполнить. Используйте для таких документов красную папку, чтобы она выделялась на общем фоне. В ней должны находиться материалы, касающиеся тех задач, которые вам нужно выполнить в ближайшее время. Отправляя документы в папку «Выполнить», вы принимаете решение по поводу этих задач, и они больше не мешают вам заниматься
• Отправить в архив. Эти бумаги и документы, вероятно, понадобятся вам позже. Но прежде чем отправить их на хранение, вспомните, что 80 процентов таких бумаг больше никогда никто не прочитает. Значит, делая на документе отметку «Отправить в архив», вы придумываете работу для кого-то другого. Поэтому убедитесь в том, что это действительно необходимо.
Сомневаешься – выброси!
Специалисты по тайм-менеджменту берут сотни долларов за то, чтобы помочь руководителям навести порядок на рабочих столах и в кабинетах. И первое, что они делают, – заставляют клиентов перебрать кипы бумаг, которые те планировали прочитать впоследствии. Придерживайтесь такого правила: если вы не прочитали документ в течение шести месяцев, значит, он вам не нужен. Выбросьте его!
Мой девиз в поддержании порядка таков: «Сомневаешься – выброси!» Этот принцип применим и к старой одежде, мебели, игрушкам и всему, что захламляет наше жизненное пространство. У многих людей есть привычка сохранять все журналы, газеты, рекламные листовки и другие информационные материалы, которые к ним попадают. Как правило, неспособность выбрасывать вещи – отголосок бедного детства или влияния родителей, которые были бедны.
Вы никогда не прочитаете всю информацию, которую получаете каждый день, поэтому должны приучить себя сразу же выбрасывать такие материалы. Поддерживайте чистоту и порядок на своем рабочем месте. Держите на столе только один документ, касающийся дела, которым занимаетесь в данный момент.
Эффективно используйте время в пути
Сегодня мы все много времени проводим в автомобиле и самолете. Так почему бы не использовать его с пользой? Недавно специалисты Университета Южной Калифорнии пришли к выводу, что прослушивание аудиопрограмм в автомобиле приносит столько же пользы, сколько и полноценный университетский курс. Превратите свой автомобиль в университет на колесах: слушайте в нем образовательные аудиопрограммы. Многие повысили свое образование и добились больших успехов в своей области именно благодаря обучающим программам. Вам следует делать то же самое. Пусть с этого самого дня в вашей машине всегда звучит какая-либо аудиопрограмма.
Кабинет в небе
В самолете тоже можно эффективно использовать время. Специалисты по тайм-менеджменту пришли к выводу, что каждый час работы в полете равен трем часам работы в офисе. Здесь вас никто не отвлечет от дела, если вы запланируете и организуете все заранее.
Рассматривайте каждый полет как возможность поработать и повысить свою эффективность. Заранее планируйте поездку. Составьте график работы. Запишите, что вы намерены сделать во время полета. А затем соберите вещи в дорогу, взяв все необходимое для того, чтобы извлечь из полета максимальную пользу. В аэропорт необходимо приехать заранее, примерно за час до вылета. Это позволит вам спокойно занять в салоне свое место и сохранить ясность мысли.
Сразу же приступайте к работе
Как только самолет взлетит, опустите столик, достаньте свою папку и начинайте работать. Не поддавайтесь искушению почитать журнал, лежащий в кармане
И последнее правило для путешествий: на пути в пункт назначения работайте над выполнением серьезных задач, требующих энергии и концентрации. А на обратном пути, когда вы устали и не так активны, можно почитать газеты и журналы.
В любом случае дорожите каждой минутой. Не уподобляйтесь тем, кто слушает радио в автомобиле, а в самолете распивает напитки на протяжении всего полета либо смотрит фильмы или разглядывает пейзажи в иллюминаторе. Превратите свой автомобиль в мобильный учебный класс, а кресло самолета – в летающий кабинет. Используйте эти возможности для того, чтобы выполнить работу раньше срока и вырваться вперед.
Совершенствуйтесь в выполнении главных задач
Чем лучше вы справляетесь с выполнением важных задач, тем меньше времени вы на них тратите. Совершенствование профессиональных навыков может в два раза повысить эффективность вашей работы, а также ее качество и объем, что положительно скажется на ваших доходах.
Во время семинаров я привожу такой пример. Человек, который печатает двумя пальцами, делает это со скоростью от пяти до десяти слов в минуту. Немного попрактиковавшись, он научится печатать, не глядя на клавиатуру. Тренируясь всего 30 минут в день в течение 90 дней, можно увеличить скорость набора в среднем до 50–80 слов в минуту. Иными словами, всего за три месяца он повысил свою производительность в десять раз.
Непрерывно учитесь
Постоянное совершенствование профессиональных навыков может оказать большое влияние на важные аспекты вашей работы. Если вы продавец, то должны в совершенстве владеть навыками предварительных исследований, проведения презентаций, выполнения последующих мероприятий и заключения сделок. Если вы работаете в сфере управления, вам следует развивать навыки подбора персонала, делегирования задач, контроля их выполнения и коммуникации.
Вам следует найти ответ на очень важный вопрос: какой навык оказал бы самое большое влияние на вашу карьеру, если бы вы владели им в совершенстве и постоянно применяли? Если вы не знаете ответа, спросите об этом своего руководителя, коллег, жену или мужа. Поговорите об этом с друзьями и клиентам, но обязательно узнайте это. После того как вы определите этот навык, поставьте перед собой цель развить его до уровня мастерства и установите конечный срок ее достижения. Составьте план овладения этим навыком и начинайте действовать. Каждый день делайте что-нибудь для того, чтобы повысить мастерство владения этим самым важным для вашей карьеры умением. Этот подход очень позитивно отразится на вашем профессиональном росте.
Работайте в режиме реального времени
Выработайте в себе склонность к действию – это чрезвычайно важно для повышения эффективности. Всегда держите быстрый темп и постоянно ускоряйте его. Сделайте это прямо сейчас!
В наши дни очень важно делать все быстро. Тех сотрудников, кто способен опережать других и при этом выполнять работу качественно, высоко ценят в компании, считают более умными и компетентными. Поэтому старайтесь принимать решения быстро. Основную часть всех решений можно принять в тот же момент, когда в этом возникает необходимость. Не откладывайте их на потом. Промедление образует затор в потоке рабочих заданий и тормозит вашу работу.