Office 2007. Мультимедийный курс
Шрифт:
• Расходы – это поле предназначено для ввода информации о расходах, которые пришлось понести для выполнения данной задачи. Например, если вы летали на семинар из Санкт-Петербурга в Красноярск, то в данном поле можно указать сумму стоимости авиаперелета и командировочных расходов.
• Организация – в данное поле вводят названия организаций, с которыми было связано выполнение текущей задачи. Количество названий может быть любым, в зависимости от потребностей пользователя; при вводе их нужно разделять точкой с запятой.
Все изменения, выполненные в окне ввода и редактирования задачи, вступают в силу после нажатия кнопки Сохранить
Если необходимо сохранить выполненные изменения без закрытия окна редактирования задачи, то в меню Кнопки «Office» выполните команду Сохранить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S. При необходимости можно сохранить текущую задачу в отдельном файле – для этого выполните команду меню Кнопка «Office»– > Сохранить как и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь для сохранения и имя файла. При этом можно выбрать один из следующих форматов: текстовый формат, формат RTF, шаблон Outlook или формат сообщения.
Для удаления текущей задачи, находясь в окне редактирования, выполните команду меню Кнопка «Office»– > Удалить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. Чтобы удалить задачу из списка задач, выделите ее и выполните команду Удалить контекстного меню. Как в первом, так и во втором случае при удалении задачи следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет задачу без предупреждения.
Электронные заметки
Возможности программы Microsoft Outlook 2007 предусматривают создание и хранение любого количества необходимых заметок. Режим работы с заметками представляет собой аналог обычного блокнота, в котором делают какие-то пометки, записи, напоминания, фиксируют интересные идеи и т. д.
В процессе работы заметки все время остаются открытыми и отображаются в окне программы в режиме работы с заметками.
Чтобы перейти в режим работы с заметками, выполните команду главного меню Переход– > Заметки. Интерфейс программы в режиме работы с заметками представлен на рис. 5.10.
Рис. 5.10. Окно программы для работы с заметками в Microsoft Outlook 2007
В режиме работы с заметками отображается перечень созданных ранее заметок. Если до настоящего момента вы не создавали заметки, то рабочая область интерфейса программы будет пустой.
Для создания новой заметки предназначены команды главного меню Файл– > Создать– > Заметка или Действия– > Создать заметку, вызываемые также нажатием комбинации клавиш Ctrl+N. Чтобы перейти в режим редактирования заметки, достаточно дважды щелкнуть на ней кнопкой мыши или выполнить команду Открыть, расположенную в контекстном меню. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно ввода и редактирования заметки, изображенное на рис. 5.11.
Рис. 5.11. Режим
В нижней части окна заметки проставлены дата и время ее создания. При необходимости можно отключить отображение даты и времени. Для этого выполните команду главного меню Сервис– > Параметры, затем в открывшемся окне перейдите на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Дополнительно. В результате откроется окно Дополнительные параметры, в котором для отключения отображения нужно снять флажок Показывать время и дату в заметках.
При необходимости текст, содержащийся в заметке, можно с помощью буфера обмена перенести в какой-либо документ либо в электронное письмо и т. д.
Используйте для заметок разных типов различные цвета фона окна заметки и ее значка. Чтобы выбрать цвет, щелкните правой кнопкой мыши на значке с заметкой и в открывшемся контекстном меню в подменю Выбрать категорию выберите требуемый цвет. По умолчанию при создании новой заметки используется желтый цвет.
Чтобы удалить заметку, выделите ее в списке и выполните команду Удалить контекстного меню. При этом следует соблюдать осторожность, так как программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
ПРИМЕЧАНИЕ
При необходимости можно изменить параметры заметки, используемые по умолчанию. Для этого нужно выполнить команду главного меню Сервис– > Параметры, затем в появившемся окне перейти на вкладку Настройки (см. рис. 5.2) и нажать кнопку Параметры заметки. В результате откроется окно Параметры заметок, в котором можно указать используемый по умолчанию цвет заметки, ее размер и выполнить настройку шрифта.
Планирование встреч и событий с помощью Календаря
Как известно, современный деловой человек часто присутствует на различного рода встречах и мероприятиях. Нередко целый рабочий день посвящается тому, что приходится с кем-то встречаться, вести какие-то переговоры, куда-то ехать и т. д.
В программе Microsoft Outlook 2007 для ввода, редактирования и хранения информации о подобных мероприятиях предназначен режим работы Календарь.
Для перехода в режим работы Календарь выполните команду главного меню Переход– > Календарь либо нажмите кнопку Календарь, которая находится в области переходов. Интерфейс программы в режиме работы Календарь представлен на рис. 5.12.
Рис. 5.12. Окно программы для работы в режиме Календарь
В верхней части рабочей области отображается выбранная в календаре дата (на рис. 5.12 выбрана дата – 30 апреля 2008 г.). Слева находится календарь, в котором текущая дата выделена квадратиком (на рис. 5.12 те кущая дата – 30 апреля).
МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС
Порядок работы с календарем подробно проиллюстрирован в видеолекциях раздела «Назначение встреч и планирование времени с помощью календаря Outlook 2007».