Организация управленческого учета в строительстве
Шрифт:
• исключить производственный брак;
• оперативно контролировать по каналам связи движение материальных ценностей на всех участках деятельности хозяйствующего субъекта.
При этом следует отметить, что создание единого информационного пространства требует разработки концепции информации, соответствующей стратегии строительной организации.
Кроме того, необходимо классифицировать информационные ресурсы, которые будут входить в информационное пространство хозяйствующего субъекта. На наш взгляд, классифицировать информацию необходимо по: различным категориям пользователей; экономическому содержанию; по местам возникновения; по степени закрытости; по степени значимости и др.
Использование автоматизированных систем учета для подготовки, обоснования и принятия
Кроме решения корпоративных задач автоматизация системы внутреннего контроля имеет существенное социальное значение. Так как такая система позволяет формировать достоверные показатели, а также показывать динамику различных показателей, она способствует формированию достоверных статистических показателей. Следовательно, данные показатели будут использованы при разработке различных социально-экономических программ.
Автоматизированная система внутреннего контроля строительной организации должна содержать:
• компоненты, позволяющие собирать, обрабатывать, хранить, распространять и передавать информацию;
• программно-технические средства;
• нормативно-распорядительные документы;
• распоряжения, регламентирующие доступ отдельных категорий работников.
Помимо этого необходимо разработать и утвердить методы совершенствования автоматизации системы внутреннего контроля, способы представления информации пользователям, периодичность предоставления информации и др.
9.2. Принципы и методика автоматизации управленческого учета
Организационные и технические условия для совершенствования информационного обеспечения системы управленческого учета строительной организации необходимо создать путем внедрения современных программных продуктов и систем автоматизации.
Работы по возведению объекта, как правило, состоят из стадий, в рамках которых нужно достичь намеченной цели или получить требуемый результат по затратам. На разных стадиях производится расчет сводных затрат. Это необходимо для осуществления контроля и управления затратами на производство строительной продукции, а также для определения сфер ответственности менеджмента.
Главным объектом управления в строительной организации является процесс производства, где происходит размещение финансовых средств, сырья, материалов, труда работников и иных ресурсов. Поэтому только эффективная информационная система может обеспечить сбор, регистрацию, обработку учетных данных, необходимых для обоснования соответствующих решений на разных уровнях управления строительной организацией и осуществления реального контроля.
Сводный учет затрат необходимо рассматривать не как самостоятельную единицу, занимающуюся суммированием затрат, а как органическую часть и важнейшую функцию единого управленческого процесса в целом. Строительная организация не может успешно функционировать, не разрабатывая планов (бюджетов) и не контролируя их выполнения в привязке к соответствующим центрам ответственности на разных стадиях возведения объекта. Кроме того, оптимизации контроля показателей сводного учета в строительстве не способствуют такие недостатки системы первичного документооборота, как:
• устаревшие и громоздкие формы учетных документов, содержащие излишние показатели, которые замедляют процесс автоматизации данного участка учета;
• параллелизм в первичном учете, дублирование его в различных отделах строительной организации: плановом, техническом и др.;
• отсутствие оперативного обмена учетной информацией между разными подразделениями строительной организации и др.
Для устранения вышеназванных проблем и повышения оперативности обеспечения менеджмента строительной организации информацией о сводном учете необходимо автоматизировать ведение учета на данном участке. В настоящее время существует обширный рынок систем автоматизации бухгалтерского учета. Но в основном эти программы имеют общее назначение, т. е. они не учитывают в достаточной степени особенности конкретных отраслей производств. Многие из предлагаемых программ предназначены для торговли, гораздо менее разработан сектор бухгалтерских программ для промышленных и строительно-монтажных организаций.
В настоящее время специализированные программные продукты по автоматизации бухгалтерского учета подрядчиков и заказчиков разработаны и предлагаются фирмами «Парус», «1С», «Импульс-ИВУ», «Галактика» и др. Немаловажным требованием для строительной отрасли является возможность анализа учетных данных, применение результатов проведенного анализа при принятии управленческих решений на разных уровнях управления строительной организации. В сегодняшних условиях, сложившихся в строительной отрасли, невозможно рассматривать производственные, бухгалтерские, налоговые и финансово-экономические показатели организации в отрыве друг от друга. Помимо черт, присущих производству вообще, строительство отличается особой спецификой, связанной с особенностями ценообразования (привязка к нормативно-сметным базам с использованием различных возможностей пересчета цен) и исчисления себестоимости выпускаемой продукции для разных заказчиков, в том числе и для государственных нужд. Также для строительства характерно большое разнообразие выпускаемой продукции и номенклатуры средств производства: от строительных машин и механизмов, грузового автотранспорта до инвентаря хозяйственного назначения. Существенную роль при разработке автоматизированных учетных систем для строительства играет большая продолжительность производственного цикла и территориальная рассредоточенность строительных объектов. Поэтому система автоматизации учета строительно-монтажных организаций непременно должна учитывать их особенности и специфику.
В настоящее время наблюдается смена научной парадигмы создания программного обеспечения, которая заключается в том, что, в соответствии с новой тенденцией развития информатизации общества, многие производители переходят к отрытым системам автоматизации. Скорее всего такие правила продиктованы стремлением производителей программного обеспечения быть более конкурентоспособными.
Для автоматизации сводного учета в строительстве, вне зависимости от масштаба и видов выполняемых работ, возможно использование программного продукта «1С: Предприятие для Windows» (сетевая версия). Эта программа имеет достаточно высокие возможности для ввода значительных объемов данных, надежна и несложна в обращении, но она требует значительных усилий по доработке и наладке для пригодности к использованию в качестве программного продукта автоматизации учетного комплекса в конкретной строительной организации. Она имеет многооконный принцип работы, благодаря чему каждый бухгалтерский документ открывается в отдельном экранном окне.
Данный принцип дает возможность бухгалтеру одновременно работать с несколькими документами, манипулируя ими подобно тому, как он это делает с документами на бумажных носителях: передвигая, накладывая их друг на друга, просматривая одновременно несколько документов, проводя сверку показателей. Также, что очень важно, бухгалтерские документы информационно взаимосвязаны, а многооконный режим позволяет видеть, как изменение показателей или удаление одного из документов отражается на информации других, связанных документов. Помимо использования традиционных компьютерных меню необходимая функция или режим работы могут быть выбраны через их графические образы – пиктограммы или экранные кнопки. Это очень облегчает обращение с программой учетного персонала, имеющего ограниченный опыт общения с компьютерной техникой.
Программа позволяет в процессе просмотра отдельного бухгалтерского документа, отчета выяснить происхождение любого представленного в нем показателя. Для этого необходимо подвести курсор мыши на заинтересовавший показатель и щелкнуть кнопкой мыши. На экране немедленно развернется новая форма, поясняющая, из каких сумм сформировался данный показатель. Аналогичным образом можно проанализировать и эти цифры – выявить источник первичных данных, составляющих данную цепочку. С помощью такой функции бухгалтер имеет возможность выверять документы в очень удобной и естественной форме. Другими словами, программа сама ведет бухгалтера от итоговых данных к источникам их формирования.