Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы
Шрифт:
Приложения: управление временем на Microsoft Outlook
Если вы хотите разумно использовать самый невосполнимый капитал — время, вам не обойтись без системного управления личными задачами, целями, планами, информацией. В современном мире это невозможно без соответствующей "компьютеризации".
Практически каждый из нас сталкивался с Microsoft Outlook. В большинстве компаний эта программа используется только для управления электронной почтой, хотя во многих корпорациях она является корпоративным стандартом в организации задач, встреч и контактов.
При
Гибкое и жесткое планирование на microsoft outlook
Обычно считают, что управление временем — это планирование, причем планирование жесткое. Например: "В 8 утра — подвиг, в 9 — разгонка туч". И справедливо возмущаются: "Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?"
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.
Остальные задачи, как правило, имеют более "гибкий" характер — время их исполнения мы назначаем, как говорится, "по ситуации". Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
• Встреча, создаваемая в разделе "Календарь", имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения, — "Пятница, 15:00".
• Задача, создаваемая в разделе "Задачи", имеющая лишь срок исполнения, т. е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор "жесткой", связанной с линейным временем, хроносом, части вашего плана дня или недели. Задачи — обзор всех "гибких", привязанных к кайросу, дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи — перейти в раздел "Задачи", нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это "Панель задач" в "Календаре". Выглядит она так:
Благодаря этой панели можно видеть одновременно и расписание встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом, на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в "Календаре" слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 — она указывает на небольшое поле с серой
Как настроить отображение "Календаря" с панелью задач:
1. Зайдите в раздел "Календарь".
2. В меню "Вид" выберите пункт "Рабочая неделя". "Календарь" приобретет такой вид, как на рисунке справа — по горизонтали дни, по вертикали часы.
3. В этом же меню выберите пункт "Список задач". Справа от "Календаря" появится панель задач.
Если вам нужно увидеть в "Календаре" не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню "Вид" вместо "Рабочая неделя" выберите пункт "День".
Если вы хотите изменить цвет "Календаря", точность временной сетки, количество дней в "Рабочей неделе" — все это можно сделать в меню "Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря".
Тонкие способы установки "напоминаний"
Создавая задачу в Microsoft Outlook, мы видим много различных параметров — срок исполнения, процент готовности и т. д. Многие из этих параметров вам понадобятся сравнительно редко.
Чаще всего при создании задач используют оповещение, "напоминалку". Когда вы задаете срок исполнения задачи, Outlook автоматически "узнает", что в этот день вас нужно оповестить "напоминалкой" в отдельном окошке. По умолчанию оповещение появится в тот же день, на который запланирован срок исполнения задачи, в 9 утра.
Если задача достаточно крупная и сложная — рекомендую установить оповещение на некоторое время раньше срока исполнения задачи. Посмотрите на следующий рисунок (создание задачи "Подготовить отчет"):
Обратите внимание, срок исполнения задачи — к утру четверга, в поле "Срок" (стрелка 1) выставлен четверг. А вот напоминание мы установили на среду. Таким образом, в среду утром Outlook напомнит о необходимости подготовить отчет, и мы сможем начать выполнять эту задачу либо запланировать ее на какое-либо конкретное время в "Календаре".
Не злоупотребляйте оповещениями, используйте их только для задач, действительно привязанных к определенному дню. Иначе каждый час будут появляться все новые и новые звенящие "напоминалки", а рабочий день будет заполнен в основном нажиманием кнопки "Отложить".
Уменьшить количество оповещений помогает простая техника: планирование по реперным точкам. "Репер" (от франц. repere — ориентир) — понятие из артиллерии. Это некоторая заметная точка на местности, например водокачка, высокое дерево, от которой отсчитывается направление при стрельбе. Если есть такой заметный ориентир, жизнь существенно облегчается: не нужно вычислять, какие координаты у вражеского танка, лейтенанту-разведчику достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее/левее или дальше/ближе взять от репера.