Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы
Шрифт:
2. В ходе встреч и рабочих совещаний этот сотрудник для иллюстрации сложных мыслей и структурирования проблем рисует наглядные схемы, графики?
3. Этот сотрудник легко и быстро находит у себя и выдает нужную информацию по вашему запросу или запросу других коллег?
"Comstar — Объединенные ТелеСистемы"
Компания "Комстар" является одним из лидеров российского телекоммуникационного рынка. Эффективность работы сотрудников и оперативность удовлетворения запросов клиентов — наши приоритеты. Поэтому мы решили провести обучение тайм-менеджменту по методикам Г. А. Архангельского.
Проект
Можно отметить следующие основные результаты:
• хронометраж и анализ личного времени способствовал появлению "чувства времени", в том числе, что особенно важно, на уровне взаимоотношений в команде;
• обучение тайм-менеджменту стимулировало поиск более эффективных способов взаимодействия "по горизонтали". В частности, благодаря присутствию на семинаре сотрудников Технического отдела мы смогли "в режиме реального времени" обсуждать координацию действий "коммерсантов" и "технарей". Тайм-менеджмент стал общим языком, позволившим находить новые схемы работы. Кроме того, в ходе семинара мы приняли решение проводить "круглые столы" с участием представителей различных подразделений, и за прошедшее время, проведя уже два таких мероприятия, успели оценить их пользу. Таким образом, обучение личной эффективности стало катализатором развития корпоративных методов работы;
• активные обсуждения практических вопросов нашей деятельности в ходе семинаров позволили выявить новые резервы корпоративной эффективности, системно проанализировать процесс продаж и наметить перспективы повышения его результативности.
К достоинствам учебных программ Г. А. Архангельского можно отнести большое количество авторских методов (управление собой как компанией, метод ограниченного хаоса и т. п.); емкость, информационную насыщенность, наглядность и доступность изложения; обилие реальных практических примеров, в том числе из корпоративных проектов. Особенно приятным было то, что Глеб Алексеевич в ходе семинаров находил время на разбор возникавших "в кулуарах" значимых для нас практических вопросов. В целом главным результатом я считаю осознание необходимости перемен и решимость к ним приступить.
Группа компаний MC-Bauchemie-Russia
В ходе корпоративного проекта по внедрению тайм-менеджмента в группе компаний MC-Bauchemie-Russia (торговая марка "Плитонит") под руководством Архангельского Глеба Алексеевича были проведены следующие мероприятия.
1. Индивидуальная консультационная работа с первым лицом компании по совершенствованию персональной организации труда.
2. Две полуторамесячных серии семинаров по тайм-менеджменту для топ-менеджеров компании и для менеджеров среднего звена.
3. Диагностика системы планирования в компании и выработка решений по ее совершенствованию.
При этом были достигнуты следующие результаты.
1. Эффективность деятельности первого лица компании. Проведен детальный хронометраж и анализ расходов времени, выявивший резервы повышения производительности. Перестроена система персонального планирования и контроля на базе MS Outlook, что дало заметное упрощение работы и повышение своевременности исполнения личных задач и контроля делегированных. В целом достигнутые результаты приблизительно можно оценить в 30 % роста производительности.
2. Обучение сотрудников тайм-менеджменту. В анкетах по итогам серии семинаров менеджеры отметили рост эффективности личной работы, значительное количество принятых решений по организации деятельности своих подразделений, появление общего понимания ценности времени на уровне команды менеджеров. Был выработан ряд общих стандартов и принципов, направленных на экономию времени коллег и повышение эффективности взаимодействия.
3. Диагностика системы планирования. Благодаря информации, полученной в ходе обучения сотрудников тайм-менеджменту и совещаний топ-менеджеров с участием консультанта, был сделан ряд важных выводов по направлениям совершенствования системы корпоративного планирования.
Таким образом, тайм-менеджмент был успешно применен как инструмент:
• повышения личной эффективности сотрудников компании;
• организационного развития, изменения корпоративной культуры, типовых приемов и стандартов деятельности;
• диагностики системы планирования и управления компанией.
К достоинствам авторских методов Архангельского Г. А. можно отнести их гибкость, пригодность для организации работы творческого и управленческого характера в динамично и непредсказуемо изменяющейся обстановке. Их преимуществом является также тесная взаимоувязка технологий персональной организации труда и методов повышения корпоративной эффективности и развития корпоративной культуры.
ОАО "Банк24.ру"
ОАО "Банк24.ру" занимает 2 место по прибыли среди всех банков г. Екатеринбурга (по оценкам журнала "Эксперт-Урал"). Одна из основных наших задач — построить успешный Банк с эффективной системой менеджмента, которую невозможно создать без использования базовых принципов тайм-менеджмента. Всегда существовало ощущение, что управлять временем возможно, только было непонятно, как вырваться из аврального режима и понять, наконец, куда "уходит" время и как же все-таки можно его использовать более эффективно.
Познакомившись с основами, нам захотелось пройти полностью курс обучения по методикам Глеба Архангельского. Что и было сделано. В марте 2003 г. Глеб Алексеевич провел семинар для топ-менеджмента Банка, давший нам мощный стимул для дальнейшего развития. После семинара была организована подготовка корпоративного ТМ-тренера для работы по программе "Учебный органайзер".
На сегодняшний день весь персонал нашего банка прошел корпоративный тренинг по ТМ. Последовательно,
Использовать наше время эффективно — одно из необходимых условий прохождения сертификации по международным стандартам качества ISO 9001:2000. Когда мы приняли решение о сертификации, обучение по ТМ сначала топ-менеджмента, а затем и всего персонала Банка было одной из приоритетных задач. Процесс подготовки к сертификации показал, что ТМ стал нам хорошим другом и помощником.
В сентябре ОАО "Банк24.ру" первым среди российских кредитных учреждений получил сертификат соответствия международным стандартам качества ISO 9001:2000. Сегодня тайм-менеджмент является корпоративным стандартом для всего персонала Банка.
ТМ-глоссарий
Абсолютный/относительный показатели в анализе расходов времени. Абсолютный показатель — сумма расходов времени по интересующей нас категории; относительный — доля этих расходов в "общей картине" (например в общих расходах времени за неделю; в суммарном времени "нетто" по всем работам; и т. п.).
Аврал, авральная работа — ситуация острого дефицита времени при высокой "цене вопроса", которого касается деятельность; работа в такой ситуации. В классическом тайм-менеджменте авральная работа не одобряется, хотя очевидно, что руководитель, владеющий методами эффективного управления авралами, имеет более широкое "пространство возможностей", чем руководитель, способный исключительно к стабильной плановой работе. Кроме того, достаточно многие люди по своему психотипу более склонны к авральной работе, и часто сознательно ставят себя в экстремальные условия (например по срокам), чтобы достичь максимальной эффективности.
Альтернативная стоимость времени — по аналогии с альтернативной стоимостью денег в экономике, это стоимость тех благ, которые вы могли получить в единицу времени, но от которых вы отказались, "купив" на эту единицу времени что-то еще. Концепция альтернативной стоимости особенно полезна при расстановке приоритетов для понимания того, что "текучка" "стоит" не потраченного на нее часа, но тех результатов, от которых вы отказались, "отняв" этот час у более приоритетной задачи.
Аналитика ("личная аналитика", "упростить аналитику" и т. п.) — совокупность способов анализа личной деятельности (расходуемых ресурсов и достигаемых результатов), дающих информацию для принятия решений. Может включать в себя коэффициенты, графики, правила учета и т. п.
Бездефицитность сил — принцип, согласно которому соотношение работы и отдыха должно строиться так, чтобы к концу естественного периода (день, неделя, год) достигался нормальный уровень работоспособности. Это возможно в том случае, когда за повышенным расходом сил ("авральной" работой и т. п.) следует адекватное снижение нагрузки и отдых. Несоблюдение принципа бездефицитности ведет к накоплению долговременной усталости, могущей быть источником срывов и резкого падения уровня работоспособности.
Борьба за время — в отличие от организации времени (управления временем) совокупность технологий, позволяющих эффективно строить деятельность при наличии активно противоборствующих вашим намерениям внешних или внутренних обстоятельств.
Внимание — 1) оперативное (психологическое): способность человека удерживать в мышлении (оперативной памяти) задачу, достаточная для ее выполнения; а также объем соответствующих ресурсов мышления; 2) стратегическое: способность обеспечить в заданный отрезок времени усилия (ресурсы времени, энергии и т. п.), необходимые для выполнения какого-либо проекта; а также сам объем этих усилий и ресурсов. Примеры употребления термина: внимание рассеяно между задачами (проектами); внимание сконцентрировано на задаче; высокая переключаемость внимания (способность оперативно "перебрасывать" психологические или деятельностные ресурсы на решение другой задачи или реализацию другого проекта).
Восприятие времени — субъективное представление о времени, могущее быть различным в зависимости от психотипа человека. Например, в НЛП выделяют "ассоциированное" (нахожусь "внутри" линии времени, движусь в реке времени, переживаю события) и "диссоциированное" (вижу "стрелу времени" со стороны) восприятия времени. Восприятие времени может также зависеть от специфики профессиональной деятельности человека: например, исполнитель в механистической структуре скорее будет представлять время как линейную шкалу, менеджер инновационного интеллектоемкого проекта — как "пазл", элементы которого в ходе проекта он должен "состыковать".
Время — 1) физическое явление, ключевым свойством которого для целей организации деятельности является необратимость; 2) измеримый ресурс, допускающий осуществление по отношению к нему операций распределения, обмена, структурирования, "конвертации" в другие ресурсы (например, деньги, информацию, энергию).
Время "нетто"/"брутто". "Брутто" — общее учтенное время; "нетто" — "чистый" расход времени на задачи. "Нетто" = "брутто" минус мелкие поглотители времени. Автор термина А. А. Любищев.
Гармонизация (совокупности задач; деятельности) — установление равновесия, гармонии, баланса между задачами сходного уровня приоритетности, равно требующими выполнения в заданный период. Осуществляется с помощью сознательно управляемого распределения между ними ограниченных ресурсов (в первую очередь ресурсов времени), например в форме нормирования доли расходов ресурса на каждую из задач. Гармонизация взаимодополнительна к приоритизации.
Гибкое планирование — планирование, в которое заложены механизмы оперативного изменения планов в зависимости от обстоятельств. Под этим названием можно обобщить методики планирования различной степени "гибкости" — обычный план с заложенными в него резервами по времени; план с вариантами реагирования на различные варианты развития ситуации; контекстный план (список задач, "привязанных" к контекстам, а не к астрономическому времени).