Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы
Шрифт:
Одним из ключевых элементов КСОВП является формализация языка, которым сотрудники пользуются для организации и координации деятельности. Реальные (из практики юридической фирмы) примеры такой формализации: ""Сегодня" — означает "сегодня до 18:00""; ""В течение недели" — означает "работа должна быть представлена до 15:00 пятницы"" и т. п. Пример из глоссария в корпоративном проекте автора (формулировка — руководителя проекта со стороны заказчика): "Принцип единичности информации. В каждом сообщении должна быть одна мысль, недопустимо составление сообщений, проведение совещаний и т. д. по широкому спектру вопросов. Один вопрос легче решать, передавать, анализировать. Помогает концентрироваться, и решать вопрос, а не трепаться".
Лайф-менеджмент (life-management), самоменеджмент (self-management) —
Лестница тайм-менеджмента — модель управления собой, разбивающая личный тайм-менеджмент на три уровня: эффективность (управление сроками, задачами, ресурсами времени, производительностью труда и т. п.), стратегия (определение личной стратегии и долгосрочных целей), философия (определение личных ценностей). Модель позволяет связать мировоззренческий и оперативный уровни в деятельности и управлении личным временем.
Личное время сотрудника. Термин употребляется в контексте темы корпоративного тайм-менеджмента для обозначения индивидуальных ресурсов времени сотрудника. Термин отражает двойственное состояние этого "индивидуального времени": с одной стороны, оно продано работодателю (и в этом смысле термин "личное" условен), с другой — это время остается временем жизни человека, его основным и невосполнимым ресурсом, экономить который у него существуют личные (не связанные с интересами фирмы) причины. Такая двойственность является основой механизма действия ТМ-бациллы, когда интерес сотрудника к экономии времени его жизни приводит к его стремлению более эффективно организовать свое индивидуальное время как работника и, соответственно, стимулировать необходимые для этого преобразования менеджмента на уровне фирмы.
Масштаб (проекта, задачи) — приблизительный (нечетко формулируемый) объем работ по проекту, учитывающий как длительность проекта, так и расходы времени на него. В личной работе удобно различать проекты дневного, недельного и годового масштабов.
Материализация информации — принцип организации личной работы, заключающийся в "вынесении" любой информации на внешние носители (бумажные, электронные, сознание других людей и т. п.) с целью разгрузить внимание и память, направив сэкономленные ресурсы на решение задач, вместо того чтобы тратить их на хранение информации.
"Место хаоса"/"место порядка". Элементы пространства, структурируемого с помощью метода ограниченного хаоса. В "место хаоса" поступает информация ("единицы хранения" и т. п.); по мере снижения полезности хаоса в этой информации выделяются некоторые классы (кластеры, однородные группы), выносимые как элементы в "место порядка". Понятия "место хаоса" и "место порядка" применимы как к материальным объектам и информации, так и к нормам, например возможно выделение "места хаоса" в системе целей, системе управления ресурсами ("10 % бюджета сотрудник имеет право тратить по своему усмотрению на разработки, представляющиеся ему наиболее перспективными") и т. п.
Метод безумной мечты. Заключается в постановке и достижении "безумной", иррациональной, не обоснованной разумными соображениями цели. Позволяет прояснить собственные ценности в условиях отсутствия целей, ясно ощущаемых как "родные", органичные. Механизм действия метода, по всей видимости, состоит в избавлении от навязанных внешним миром целей за счет обращения
Метод ограниченного хаоса — метод управления, заключающийся в постепенном "выращивании" оптимального уровня порядка с помощью внесения элементов упорядоченности в начальный хаос. Является альтернативой классическому "методу полного упорядочения" (термин наш), предполагающему создание полного порядка ("каждая вещь должна знать свое место") и непрерывное поддержание этого порядка на протяжении деятельности. Метод ограниченного хаоса приложим как к материальным объектам и единицам информации, так и к нормам, т. е. элементам порядка в организации деятельности.
Метод структурирования внимания — метод привязки задач к времени, заключающийся в создании системы структурирования внимания, обеспечивающей появление указателей на задачи "в поле зрения" (приближение их к фокусу внимания) по мере приближения оптимального времени (контекста) для их выполнения. Является альтернативой классическому планированию, предполагающему определять время выполнения задач заранее и не предусматривающему механизмов привязки задач к могущему быть непредсказуемым заранее оптимальному контексту для их выполнения. Метод является технологическим воплощением одного из важнейших концептуальных шагов в тайм-менеджменте: расширения базовой модели времени с управляемого в классическом ТМ хроноса до чрезвычайно актуального в современной непредсказуемой динамично изменяющейся бизнес-среде кайроса.
Метод швейцарского сыра — прием, заключающийся в "выгрызании" из неприятной задачи небольших кусочков, постепенном "подтачивании" неприятной задачи с разных сторон. Автор термина А. Лакейн.
Механистический/органический подходы к планированию — планирование деятельности, исходящее из предположения механистичности ее компонент (можно структурировать, менять местами, уплотнять во времени при необходимости выполнить быстрее) либо соответственно из предположения об органическом характере деятельности (необходимо учитывать внутренние законы ее развития, выделять время на "созревание" результатов и т. п.) Чем выше интеллектоемкость и "проблемность" деятельности, тем более целесообразно применение органического подхода.
Моделирование предельных ситуаций — метод выявления личных ценностей и приоритетов, заключающийся в моделировании, мысленном проживании ситуаций совершения поступка, жизненно важного выбора между взаимоисключающими возможностями.
Модель обмена/иерархическая модель в корпоративном тайм-менеджменте. Иерархическая модель управления временем персонала — классические технологии управления временем, "госплан", централизованное распределение ресурсов времени. Модель обмена — рассмотрение командного и корпоративного ТМ с точки зрения "рыночных" механизмов. Пример из делового журнала: президент компании на входе в кабинет поставил аппарат для проверки пластиковых карт и роздал всем допущенным "к телу" карточки, дающие право находиться в кабинете определенное количество часов в месяц. Таким образом сотрудникам было "делегировано" управление их долей ресурса времени руководителя. Через некоторое время сотрудники начали обмениваться этими картами — начал складываться "рынок" рабочего времени. Таким образом произошел переход от "госплановской" модели распределения времени к "свободному рынку", как правило позволяющему более оптимально распределить ресурсы за счет процессов саморегуляции и обмена "по горизонтали".
Модель согласования/подчинения во "встраивании" личной работы в систему управления фирмой. Модель подчинения — "я продаю свое рабочее время и в рамках проданного времени и оговоренных обязанностей подчиняюсь фирме (в лице руководителя)". Модель согласования — корпорация "Я" и "Фирма Х" заключают договор о сотрудничестве, в рамках которого происходит постоянное взаимосогласование целей и совместных действий обеих высоких договаривающихся сторон". Вторая модель является развитием первой; в отличие от нее учитывает наличие у "винтика", элемента корпоративной иерархии, собственных целей.