Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее
Шрифт:
Не забывайте и о таких факторах потери времени, как встречи, начинающиеся с опозданием, отмена назначенных встреч и склонность других людей к откладыванию дел на потом: все они негативно скажутся на вашей эффективности, если вы не учтете их в своих планах. Предусмотрев такие сценарии развития событий, вы сможете до минимума снизить временные потери.
• Всегда берите с собой материалы, которые сможете просмотреть, ожидая начала встречи.
• За день до назначенной встречи звоните, чтобы подтвердить ее, чтобы ее отмена не стала для вас неожиданностью.
• Отдавайте себе
• Разработайте систему отслеживания своих обязательств, чтобы у вас была возможность сфокусироваться на своих MIT и определить приоритетность их выполнения, когда вернетесь к рабочему столу.
Энергия
Как я уже говорил в главе 3, наши разум и тело стремятся к гомеостазу, то есть возврату в нормальное состояние. Следовательно, нам необходимо предпринять определенные усилия, для того чтобы выяснить, какие виды деятельности помогают нам полностью погрузиться в выполнение поставленных задач как в личной, так и в профессиональной сфере, поскольку такая погруженность требует больших затрат ментальной и физической энергии.
Для того чтобы понять, как это сделать, проведите следующий эксперимент: на протяжении недели отмечайте, какие проекты и действия повышают ваш энергетический уровень, а какие снижают его. Например, вы можете обнаружить, что после встреч чувствуете себя уставшим, а небольшая послеобеденная прогулка наполняет вас дополнительной энергией, необходимой для продуктивного завершения рабочего дня. Проанализировав все это, вы сможете ввести в свою практику процедуры, которые позволят вам усилить факторы, повышающие ваш энергетический уровень, и устранить причины, снижающие его.
Внимание
Я уверен, что большинство людей переключаются между разными задачами сотни раз в день. Например, подумайте о том, сколько раз вы беретесь за компьютерную мышь в течение дня и щелкаете ею по всевозможным ссылкам и программам. Не нужны никакие исследования или опросы, чтобы доказать, что ваши коллеги по работе отвлекают вас десятки раз в день, а также что во время одних встреч вы постоянно думаете о других. И еще одно: когда кто-то проверяет информацию на смартфоне и обсуждает посторонние темы на заседаниях, он не только отвлекается сам, но и отвлекает остальных присутствующих. Еще хуже, когда во время встречи в режиме конференц-связи человек отключает звук и просматривает электронную почту. Что будет, если он упустит важный момент, а впоследствии его спросят об этом?
Такие отвлекающие факторы гораздо сильнее сказываются на вашей продуктивности, чем вы думаете. Для того чтобы восстановить ход мыслей и сфокусировать внимание после таких прерываний, придется потратить энергию и другие ресурсы, которые можно было бы направить на что-то более важное. Необходимость снова и снова сосредоточиваться на том, что вы только что делали, ставит под угрозу всю вашу работу, не позволяет завершить выполнение приоритетных задач и, по сути, вынуждает вас тратить на работу
Вот почему вы должны привносить осознанность и сфокусированность в решение задач. Если вы выработаете соответствующий образ мыслей, вы сможете выполнять свою работу качественно и в срок.
Системы и инструменты
Вы можете использовать свои системы и инструменты (будь то бумажные или электронные) – одним словом, «снаряжение» – с большей пользой для себя. Освоение всего одного их нового свойства сегодня сэкономит вам в будущем массу времени и энергии на протяжении каждого рабочего дня.
Поразмышляйте над тем, как лучше организовать свое время и повысить продуктивность, и обратите особое внимание на то, как расходуете при этом свою энергию. Ваша ментальная энергия позволяет использовать свои знания, опыт и деловые качества, тогда как физическая – помогает сохранять бдительность и вовлеченность.
И последнее, имейте в виду, что ваши системы и инструменты сами могут стать отвлекающим фактором, если вы не уделите достаточно времени их освоению и грамотному применению. Как можно лучше изучите их, чтобы свести к минимуму необходимость отвлекаться по ходу работы.
Я осознанно пытаюсь использовать свои системы и инструменты, чтобы сосредоточиться на завершении поставленных задач. У меня появляется больше энергии, когда я довожу какое-то дело до конца; это помогает мне лучше сфокусироваться, и у меня возникает ощущение, что я стал успешнее управлять своим временем. Когда мне действительно удается сосредоточиться на самых важных делах, это повышает вероятность того, что я доведу их до завершения. Осознание того, что я сделал это, наполняет меня энергией и говорит о том, что я овладел тайнами тайм-менеджмента.
Отслеживайте ограниченные ресурсы
Считайте этот раздел персональным руководством по самокоучингу. Здесь я расскажу о реальных приемах, которые использую в работе с клиентами, а также представлю пошаговые инструкции, которые помогут вам отслеживать свое продвижение к успеху. Следующие несколько страниц могут показаться вам слишком перегруженными информацией, поскольку я излагаю на них больше идей, чем вы сможете применить на практике в течение недели. Я делаю это только для того, чтобы вы знали: у вас есть выбор.
Читая мои рекомендации, вы можете взять на вооружение наиболее подходящие вам, а затем начать процесс отслеживания. Советую выбрать один из ограниченных ресурсов и наблюдать за ним на протяжении одной-двух недель. А затем возвращайтесь к этой главе.
Время
По всей вероятности, вы уже пытались применить метод временных отрезков. Мне приходилось работать со многими клиентами по всему миру, которые выделяли в своем календаре время для определенных задач, «придумывая» какие-то встречи, чтобы гарантировать, что их никто и ничто не будет отвлекать в это время. К сожалению, они далеко не всегда придерживаются своего же графика, поэтому начинать с применения такого подхода – не самая лучшая идея.