Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее
Шрифт:
Существует два момента, требующие особого контроля в ходе отслеживания внимания на протяжении дня: что вы успели сделать, когда работали в многозадачном режиме и когда занимались только одним проектом. Заметьте: я не утверждаю, что какой-то из этих методов лучше, а какой-то хуже, а просто предлагаю обратить внимание на ряд нюансов этих двух подходов к выполнению работы.
Ниже приведен образец карты отслеживания внимания, в которой можно записывать, что вы делаете на протяжении дня.
Системы
В наши дни разнообразные инструменты, приложения и устройства стали почти синонимом тайм-менеджмента. Я помню первый электронный гаджет, который купил еще в 1992 году для управления информацией, действиями и временем; это был органайзер Sharp Wizard. При объеме памяти 32 КБ в нем имелась записная книжка, адресная книга, календарь и функция календарного планирования. Я потратил много часов на то, чтобы ввести в это устройство имена и адреса своих контактов. А затем, когда гостил у друзей в Пало-Альто за несколько дней до поездки в Мехико, случайно оставил органайзер в ресторане; когда несколько часов спустя я вернулся, его там уже не было. С тех пор я обязательно создаю резервную копию своих организационных систем минимум еще на одном электронном устройстве.
Как видите, я исхожу из того, что вы работаете с двумя категориями инструментов (другими словами, используете как бумажные, так и цифровые носители информации). Хотя в вашем личном и рабочем пространстве может быть минимум бумаги, время от времени в ней и ручке возникает необходимость – хотя бы для того, чтобы подписать чек в ресторане, в котором вы поужинали.
На протяжении двух-трех дней записывайте (на бумаге для записей, странице блокнота или в онлайновом органайзере), какие инструменты используете и для каких целей, как в приведенном ниже образце.
Признаки и причины
Нехватка времени в конце дня, по сути, признак гораздо более серьезной проблемы – неэффективного тайм-менеджмента. Для того чтобы найти способы эффективного управления временем, крайне важно определить, что вы делаете в текущий момент и как самоорганизуетесь. Таким образом вы можете поэкспериментировать с разными методами работы, которые позволяют высвобождать немного времени каждый день. Даже если это всего 2 отрезка по 15 минут, вы почувствуете разницу.
Выявление закономерностей
Вот уже 20 лет подряд я каждый день записываю что-то в блокнот. За эти годы я испробовал блокноты разного формата, использовал всевозможные контекстные подсказки и менял время внесения записей. Я пришел к выводу, что у меня создается какой-то порядок и возникают закономерности за период от полугода до двух лет. Например, во второй части блокнота я всегда записываю, чт'o планирую сделать в течение дня, тогда как в первой фиксирую свои мысли по тем или иным темам и рисую схемы.
В частности, как-то я целых полгода придерживался такого ритуала: в конце дня делал записи в блокноте, выполненном в формате дневника. Его страницы были размером с мою ладонь, поэтому у меня уходило не так уж много времени на их заполнение заметками об увиденном и услышанном, как правило, по страничке в день. По сути, я просто фиксировал все то, что приходило мне в голову.
Однако в конце каждой страницы я делал нечто особое. Я записывал одно слово (только одно!), которое возникало у меня голове в ответ на вопрос: «Какое слово выделяется сегодня на фоне остальных?»
Самое интересное, что примерно через полгода я, просмотрев эти слова, мог отследить определенную тему или закономерность – или, напротив, уникальность каких-то слов. Когда я путешествовал, эти слова чаще всего были связаны с обучением, поездками и внешним воздействием. Напротив, когда был дома, я чаще выбирал слова, связанные с семьей, друзьями и членами местного сообщества. За все эти месяцы наблюдений мои приоритеты стали для меня совершенно очевидными.
После того как я определил свои каждодневные сферы внимания, это заставило меня задуматься над вопросами, которых я раньше себе не задавал, а именно: о цели и смысле всего, что я делаю.
Отслеживание неудач
Какие выводы вы сделаете для себя, когда будете точно знать, как распоряжаетесь своим временем? В какой-то момент вы поймете, что некоторые привычки и рутинные действия, выполняемые вами многие годы, больше не эффективны. То, как вы управляли временем раньше и какие системы и инструменты применяли для управления им, действительно позволило вам добиться того, что вы сейчас имеете, однако пришла пора двигаться дальше.
Однажды я прочитал высказывание Ричарда Брэнсона, председателя совета директоров Virgin Group: «Просто помните, что все компании терпят неудачи, а лучшие уроки извлекаются, как правило, именно из неудач. Вы не должны слишком падать духом. Поднимайтесь и пробуйте снова».
Я могу привести веские доводы в пользу отслеживания неудач. Я часто говорю своим клиентам, стремящимся выработать новые привычки: «Ну же, не бойтесь неудачи, поскорее определите, что в вашем случае не работает». Такой подход подчеркивает необходимость анализа уроков, которые нам преподносит жизнь. Но важно другое – обрести способность двигаться дальше после того, как вы потерпели крах.
С другой стороны, я не призываю своих клиентов постоянно заниматься отслеживанием неудач, поскольку неразумно начинать свой день с установки на неприятности. Я рекомендую здесь только одно: постараться уловить тот момент, когда что-то пойдет не так!
Что вы будете отслеживать?
Какую пользу принесет вам анализ своих действий, рутинных процедур и привычек? Со временем вы станете более четко осознавать как свои успехи, так и поражения. Поверьте, если бы вам пришлось отслеживать от 16 до 24 параметров своей деятельности на протяжении типичного рабочего дня, вы обязательно нашли бы, что улучшить. Но что именно это будет – покажет только время.
Прежде чем переходить к следующей главе, я рекомендую просмотреть еще раз эту и взять себе на заметку раздел, который, по вашему мнению, важен для улучшения вашего рабочего процесса и образа жизни. Проанализируйте также, как в настоящее время вы используете свои ограниченные ресурсы (время, энергию, внимание, системы и инструменты), а затем выберите один из них и внимательно отслеживайте на протяжении двух-трех дней. Обратите внимание: не нужно фиксировать все, что вы делаете, чтобы извлечь пользу из этого процесса. Я много раз видел, что, когда мои клиенты фокусируются на одном аспекте своей жизни, это автоматически создает эффект переноса на все остальные ее сферы.