Практический менеджмент. Методы и приемы деятельности руководителя

Сацков Н. Я.

5.5. НЕОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВАЯ СТРУКТУРА ОТНОШЕНИЙ

Неофициально-деловая структура отношений, наряду с рассмотренной нами официально-деловой структурой отношений, регламентируемой установленными нормативными актами, также оказывает значительное влияние на эффективность взаимосвязанных действий и коллективных усилий группы. Практические реалисты, следующие принципам хорошей работы, должны проявлять не только настойчивость в стремлении к цели, но также предвидеть незапланированные последствия, вызванные неофициально-деловой структурой отношений, и считаться с ними. Руководитель должен знать, помнить и понимать эти процессы и явления. В реальной жизни мы наблюдаем иногда, что руководитель первичного коллектива, обладающий формальными полномочиями, не является реальным руководителем, пользующимся заслуженным авторитетом за его организаторские способности. А есть некто другой, который фактически подчинил своему влиянию группу, хотя не является официально назначенным руководителем. «Не вкушай пищи у человека завистливого, и не прельщайся лакомыми яствами его». Исследователи справедливо отмечают, что во «вселенной» людских отношений есть свои «галактики» личных связей: группировки, компании, участники которых объединены на основе взаимных психологических притяжений (симпатии), существуют по законам отталкивания (антипатии), находятся в нейтральных отношениях (равнодушие, безразличие). В этой эмоциональной структуре также есть свои «звезды» – люди наиболее популярные, вызывающие к себе симпатии большинства. В научной терминологии этих людей называют лидерами. Было бы грубой ошибкой определять лидеров в группе только по их подвижности, общительности, лучезарным улыбкам, говорливости. Лидер всей своей личностью оказывает активное влияние на других людей, на групповое поведение. К тому же следует учитывать, что существует множество видов деятельности в сфере производства, обучения, отдыха, и в каждом может проявиться свой лидер. Могут быть лидеры-организаторы (быстро и четко распределяют задание, принимают решение, осуществляют контроль), лидеры-инициаторы (выдвигают предложения, выступают с почином, увлекают собственным примером), лидеры-эрудиты («мозговые центры» группы), эмоциональные лидеры (поддерживают «мажор» в группе, влияют на общее настроение своей жизнерадостностью, оптимизмом, обладают развитым чувством юмора). Решая вопросы повышения уровня функционально связанных действий и коллективных усилий, руководитель должен помнить, что, хотя определяющее влияние на формирование личности оказывают законы, нормы, правила, установки, регламентирующие определенную деятельность и отношения, все же в каждой группе складываются своя система отношений, деловой стиль, эмоциональный микроклимат, нормы поведения и т. п., что оказывает определенное воздействие на трудовые усилия и активность человека, его поступки, чувства и образ мышления. В силу ряда противоречивых факторов дать оценку личностным взаимоотношениям в группе не всегда так просто, как иногда представляется. К тому же группировки по симпатиям являются вполне естественным явлением и не свидетельствуют о разобщенности группы, если, конечно, они не конфликтуют между собой, а взаимодействуют. И роль руководителя состоит не только в выяснении эмоциональной структуры

его коллектива, но и в обеспечении взаимодействия различных групп, нацеленного на повышение уровня функционально связанных действий. Подчас целесообразно осуществлять и перестановку работников, выполняющих одну операцию, по принципу взаимных симпатий и доброжелательных отношений, лишь бы она давала значительный производственный эффект. Наряду с этим следует направлять процесс общения в коллективе таким образом, чтобы взаимовлияние способствовало формированию убеждений, установок, ценностей, определяющих строй мыслей, чувств и нравственную позицию работника, а сам коллектив представлял собой четко действующий, мобильный, развивающийся организм, оценивающий каждого по его заслугам и активизирующе действующий на личность, воспитывая творческую активность и самостоятельность суждений. «Не будь из тех, которые дают руки и. поручаются за долги». В этой связи руководителю целесообразно учитывать вынужденные и критические ситуации, в которые иногда попадает работник. В определенном смысле любая работа осуществляется в вынужденной ситуации. Ведь человек должен работать, так как заработок дает ему возможность удовлетворять насущные потребности. Если он не будет работать, ему станет намного хуже: потребности мучительны, а иного пути для их удовлетворения у него нет. Таким образом, он находится в вынужденной ситуации, хотя мало кто отдает себе в этом отчет. Итак, вынужденная ситуация возникает не только тогда, когда мы ощущаем какую-либо потребность, когда нам чего-то не хватает, но также и тогда, когда мы предвидим появление определенной потребности. Ее иногда формирует естественный ход событий: одежда износилась и необходимо купить новую, наступила зима, начались морозы и необходимо позаботиться о том, чтобы нам было тепло. Иногда же вынужденная ситуация возникает неожиданно вследствие непреднамеренных результатов собственной деятельности: из-за неумелого обращения с машинами земледелец портит их и вынужден отдать их в ремонт; хозяйка сожгла жаркое, и ей приходится начинать приготовление обеда сначала. Иной раз люди, зная свою натуру и склонность к лени, специально ставят себя в вынужденную ситуацию. В то время как один автолюбитель собирает деньги на сберегательной книжке и за эти сбережения покупает мотоцикл или автомобиль, другой берет взаймы направо и налево и приобретает машину. Позже он оказывается в том положении, когда ему необходимо вернуть деньги, а чтобы их заработать, он должен увеличивать свои «обороты» в работе. Так же поступает каждый, кто, не располагая всей суммой, необходимой для каких-то капиталовложений, начинает, например, строительство дома, выставляя кредиторам векселя. Такое создание для себя вынужденных ситуаций, однако, только тогда рационально, если человек имеет возможность увеличения своих заработков и располагает достаточными силами, чтобы справиться с дополнительной работой. В противном же случае такого рода поведение – создание для себя вынужденных ситуаций – лишено какого-либо смысла. В деятельности, которая проходит в вынужденной ситуации, человек ограничен в выборе путей, ведущих к цели. В примере со строящимся домом и векселями существуют два варианта решения: он может выкупить вексели или медлить с их выкупом. Однако с наступлением срока платежа ситуация становится вынужденной: если он не заплатит, его ожидают разнообразные перипетии, заканчивающиеся наложением ареста и распродажей находящегося в его владении имущества. В вынужденной ситуации оказался моряк (о нем упоминает Аристотель), когда он начал выбрасывать свои пожитки в море, чтобы спасти корабль от затопления. В похожей ситуации был шантажируемый тираном человек, которому в случае невыполнения приказа грозила смерть его близких. Критическая ситуация отличается от всех иных тем, что, с одной стороны, ее характеризует принудительность, так как субъекту, который попал в нее, грозят очень серьезные последствия и он должен решиться на какое-то действие, с другой – дорога, ведущая к цели, требует громадного усилия, чтобы ее открыть и покорить. Следует отметить, что в последние годы для объяснения поведения людей, которые торопятся принять мнение группы, не особенно заботясь о том, что это за мнение, лишь бы не остаться в изоляции от группы, используется понятие «конформность». Конформное поведение личности выражается в некритичности, приспособлении к ситуации, беспринципном присоединении к позиции «большинства». Зарубежные ученые весьма произвольно толкуют явление конформности, объявляя тех, кто разделяет мнение и позиции коллектива, конформистами. «Не отвечай глупому по глупости его, чтобы он не стал мудрецом в глазах своих». Известный психолог академик А. В. Петровский предлагает четко различать социальные явления, связанные с относительным единообразием, «одинаковостью» поведения людей, входящих в данную социальную группу. Существует внутригрупповая внушаемость: личность проявляет легкую податливость влиянию группы, и внешне, и внутренне выражая согласие с ее требованиями, с общей точкой зрения, не осмысливая глубоко суть требований и точек зрения. В тех случаях, когда личность внутренне не приемлет позицию группы, но внешне соглашается с ней, мы имеем дело, бесспорно, с конформным поведением. Но если личность сознательно солидаризируется с оценками и задачами коллектива, в основе которого лежит нравственно ценная для общества деятельность, мы говорим о коллективизме. Коллективизм – явление совершенно иного плана, нежели конформность. «Без совета предприятия, расстроятся, а при множестве советников они состоятся». Следовательно, чтобы максимально использовать все эти факторы с целью включения сотрудников в группу, преследующую общую цель, следует воспитать у каждого отдельного работника чувство общности с группой, коллективизм и взаимопомощь в процессе работы, что позволит добиться наибольшей эффективности работы от всей этой группы. При этом представляется возможным обеспечить большую производительность, сплоченность группы при условии большей специализации, разнообразия и вместе с тем большей взаимосвязи выполняемых ею задач, что обусловлено решением проблем, касающихся разделения труда между членами коллектива. Однако выделить в этом вопросе нормы, свойственные коллективам субъектов, не так-то легко, поскольку и в этом случае мы сталкиваемся, по крайней мере внешне, с явлением, происходящим также и в мире индивидуальных, односубъективных действий. Но мы все же пойдем по иному пути и вначале рассмотрим специализацию в коллективе, отмечая, что определенные рекомендации имеют более широкий радиус действия. Мы поступим так потому, что проблемы специализации проявляются едва ли не с наибольшей выразительностью именно в области коллективного труда. Эти проблемы стали предметом особенно тщательных исследований ученых, занимающихся рациональной организацией деятельности. О сущности разделения труда как междусубъективного явления уже упоминалось несколько ранее. Тогда также шла речь о сути специализации как об определенном частном случае разделения труда. Следует лишь кратко напомнить, что разделение труда может, например, относиться и к какой-то разовой совместной работе, когда каждый из различных ее участников делает что-либо иное, в то время как специализация касается всегда какой-то постоянной функции в области повторяющихся коллективных работ и присутствует тогда, когда кто-то выполняет какую-то определенную функцию, требующую особого навыка (что, естественно, обусловлено разделением труда). Возникновение, поддержание и усиление специализации связано с ее техническими достоинствами, суть которых в том, что человек, длительное время выполняющий одно действие (естественно, в границах коллективной работы данного рода), в итоге делает его исправнее, чем тот, кто распыляется на многие разнообразные действия. Отсюда, кроме основного значения, термин «специализация» приобрел производное, вторичное значение, став символом незаурядного опыта в данном виде действия, в данной манипуляционной исправности. Но здесь возникает проблема. Какой следует придерживаться директивы, направляя формирование компетенции членов коллектива (например, граждан гармоничного, планового общества): стремиться ли к возможному максимуму средней компетенции, или же к тому, чтобы по каждому направлению были мастера-рекордсмены, или же ориентироваться на какой-то иной критерий? Возможно, наиболее удачной была бы следующая рекомендация: формировать компетенции так, чтобы их совокупность, размещенная в коллективе, создавала наиболее органичный комплекс. Все это касается специализации в ее вторичном, производном значении. Продолжая рассуждения, мы будем иметь в виду главным образом первое, основное понятие специализации. Непрерывное развитие специализации становится общественной проблемой. Как правило, самолюбивый человек с многочисленными интересами тяжело переносит постоянную однообразную работу, имеющую зачастую лишь вспомогательный, фрагментарный характер. Вопреки этому специализация все более углубляется. Пока дело обстоит так, что индивид с широкой специализацией выполняет свою работу лучше индивида с узкой специализацией, и первый побеждает второго в соревновании. Правда, повседневное выполнение одних и тех же действий обычно влечет за собой значительный их автоматизм и до некоторой степени освобождает исполнителя от постоянного напряжения внимания, предоставляя ему возможность размышлять о разных вещах во время такого полумашинального действия, но это не является принципиальным решением проблемы монотонности. Коллективные усилия в значительной степени зависят не только от сознания, разума, четкого нормативного регулирования функционально связанных действий, но и обусловлены настроением, эмоциональным состоянием коллектива. К тому же следует отметить, что эмоциональные состояния не только создают фон отношений – в ряде случаев они прямо определяют поступки человека. «Бури страстей погубили больше человеческих жизней, опустошили больше стран, чем ураганы, – писал психолог Г. Ланге, – их поток разрушил больше городов, чем наводнения. Поэтому нам должно казаться странным, что человек не прилагал больших усилий для изучения их характера и сущности». Эмоциональное состояние группы – качественно особое явление, резко отличающееся от переживаний одного человека: в группе, в общности уже самый общественный контакт вызывает соревнование и своеобразное возбуждение жизненной энергии. Учитывайте также, что «вспыльчивый человек возбуждает раздор, а терпеливый утишает распрю».

5.6. КОНТРОЛЬ НАСТРОЕНИЯ ГРУППЫ

Учитывая вышеизложенное, руководитель должен контролировать настроение группы, прилагать усилия к формированию его нужной направленности, иметь четкое представление о его развитии и управлении им с целью обеспечения успеха в выполнении поставленных задач, использования его как побудительной силы и своего помощника в интересах коллектива и дела, формирования трудового напряжения группы и снятия напряженности во взаимоотношениях. При этом следует учитывать, что трудовое напряжение группы создается за счет мобилизации волевых усилий и призвано умножать работоспособность каждого, а снятие напряженности во взаимоотношениях обусловлено правильным налаживанием личных взаимоотношений в группах. Смягчая эмоциональную напряженность, создавая положительный тонус, можно тем самым увеличивать работоспособность, активность, внимание, аккуратность каждого – качества, столь необходимые в работе. Именно снятие напряженности взаимоотношений в группе является одной из важнейших задач руководителя. Применение вышеизложенных рекомендаций будет способствовать разрешению напряженных ситуаций, установлению положительного самочувствия людей и созданию лучшей эмоциональной обстановки в коллективе. «Мудрый сердцем прозовется благоразумным, и сладкая речь прибавит к учению». Оптимальным считается вариант, когда совпадают формальная и неформальная структуры коллектива, группы, бригады, когда формируется здоровый морально-психологический климат в коллективе. Предпринимателям, менеджерам, бизнесменам и другим деловым людям необходимо использовать рекомендации ученых, выделяющих следующие характерные признаки психологического климата в коллективе, благоприятствующие высокой трудовой и морально-политической активности работников: 1. Непринужденная атмосфера общения. Члены коллектива чувствуют себя свободно, их не тяготит дисциплина. 2. В коллективе часто происходит активное обсуждение разнообразных вопросов. Однако чаще разговоры идут о том, как лучше работать. З. Цели трудовой деятельности правильно поняты всеми работниками и не вызывают у них недоуменных вопросов. При постановке новых целей участники обсуждают их и воспринимают как личные цели. 4. Члены коллектива с уважением относятся к мнению друг друга. Каждая новая идея получает публичную огласку. 5. Если в процессе обсуждения идеи в коллективе случаются расхождения личных мнений по тому или иному вопросу, то частные мнения не отвергаются из-за «давления» авторитетов. Доводы сторон обсуждаются и взвешиваются. Идет групповая дискуссия, убеждают ошибающихся. В коллективе вырабатывается групповое суждение по спорному вопросу, которое затем принимается всеми как групповая норма. 6. Принятие решений происходит обычно в рабочем порядке. Официальное голосование используется редко. 7. Критические замечания не носят характера явных или скрытых личных выпадов. 8. Члены коллектива свободно выражают свои мысли и эмоции, если им что-то не нравится. Работники ориентированы на справедливость и высоко ценят ее в действиях своих руководителей. 9. Обязанности работников четко распределены. Каждый с полной ответственностью и серьезностью выполняет порученную ему работу. Мелочная опека руководителя над подчиненным не практикуется. Отсутствие руководителя не снижает производительности труда рабочих. 10. Руководитель коллектива, по существу, является и неофициальным лидером коллектива, так как обладает высоким личным влиянием и авторитетом. 11. Работа выполняется без неоправданных напряжений и штурмов. В коллективе имеются неиспользованные потенциальные резервы повышения производительности труда. 12. Отсутствует текучесть кадров. Наряду с этим для повышения уровня функционально связанных действий и коллективных усилий членов групп менеджеру и бизнесмену рекомендуется использовать праксеологические приемы и методы воздействия, в частности такие, как разделение сил противника, объединение усилий сотрудничающих людей, промедление, предъявление свершившегося факта, тактику поочередного «выбивания противника из седла», предвидение, организовывание, координирование, контролирование и другие. «Все они ясны для разумного и справедливы для приобретших знание».

6. Методы, средства и приемы экономии времени в управленческом труде

Почти две трети времени руководителя занимают регулярно повторяющиеся работы, поэтому, рационализируя затратны времени на них, важно добиваться, чтобы эти заранее известные виды работ выполнялись согласно определенной, твердо установленной системе ив пределах нормального рабочего времени.

Великий человек идет впереди своего времени, умный идет рядом с ним на всяком пути, хитрый старается порядком использовать его, глупый становится ему поперек дороги.

Э. Бауэрнфельд

Время довольно длинно для тех, кто им пользуется; кто трудится и кто мыслит, тот расширяет его пределы.

Вольтер

Берегите время: это – ткань, из которой сделана жизнь.

С. Ричардсон

Тот, кто не научился у течения времени, не научится уже ничему ни у какого наставника.

Рудаки

Я написал длинное письмо, потому что у меня не было времени, чтобы написать короткое.

Б. Паскаль

Порядок учит сберегать время.

И.В. Гёте

6.1.

РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ НА РЕГУЛЯРНО ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ РАБОТЫ

Анализируя всю свою каждодневно повторяющуюся работу и постигая характер каждой операции, руководитель может найти множество путей для экономии времени. Систематическая, повседневная, целенаправленная работа в соответствии с расписанием, четкое определение и проведение собраний, совещаний и заседаний с детальной подготовкой обсуждаемых и решаемых вопросов, их регламентированность, ритмичность позволяют значительно уменьшить затраты времени. Надо добиваться того, чтобы подчиненные знали часы, дни и время приема, когда и с кем можно решать вопросы в отсутствии руководителя. Каждодневная практическая деятельность руководителя должна быть направлена на совершенствование порядка и методов выполняемых им работ. Проанализируйте типичную схему вашей каждодневной работы и определите, важна ли именно такая последовательность для результатов ее выполнения. Не тратите ли вы первый утренний час работы на решение задач вне зависимости от того, когда в течение дня вам потребуются их результаты? Умеете ли вы подождать с выполнением очередной текущей работы до тех пор, пока не выполните какое-то наиболее важное дело? Выработали ли вы у себя привычку предварительно готовиться ко всякой работе или деятельности? Классики праксеологии справедливо отмечают, что секрет хорошей импровизации – в хорошей подготовке. Этот парадокс выражает трезвую и простую по своей сути истину. Действительно, легко приходят в голову удачные мысли только тому, кто к ним подготовлен. И, наверняка, только тот гладко говорит стихами, всегда имея их в запасе, кто заранее практиковался в произношении многих рифм. Смысл этого высказывания сводится к утверждению, что непременным условием осуществления чего-то без спешного приготовления является заблаговременная подготовка. Может быть, это слишком смелое обобщение, и, возможно, бывают случаи абсолютной импровизации. Однако, вне всякого сомнения, такие случаи составляют весьма редкие исключения. Обычная практика подтверждает преобладающую долю подготовки в развитии всякого рода усовершенствования и позволяет сформулировать следующую общую рекомендацию (которая, впрочем, является применением принципа антиципации). Пусть к началу данного действия оно будет полностью подготовлено; поздно браться за упаковку чемоданов, когда пора уже уезжать. Так не будем же жалеть ни времени, ни труда на выполнение подготовительных действий, за исключением, разумеется, тех, которые заведомо были бы невыполнимыми или в выполнении которых нет особой надобности. «Не натягивай тетиву лука, если колчан пуст», – гласит корейская поговорка. Подготовительными действиями по отношению к данному действию являются такие, которые делают возможным или облегчают его выполнение, либо такие, которые делают возможным более успешное его приведение. Не увлекаетесь ли вы заседаниями и особенно в первые часы работы? Не проводите ли их для «галочки» или по указанию свыше? Помните, что особое увлечение заседаниями проявляют слабые руководители, имеющие невысокие деловые качества. Если же вы проводите деловое совещание с целью коллективного обсуждения, выработки правильного решения и ускорения его реализации, то обеспечьте его эффективность и действенность путем: а) четкой подготовки и правильной организации его работы; б) определения довольно конкретного круга решаемых вопросов: в) приглашения минимального числа действительно необходимых работников; г) установления четкого регламента и действенных мер его соблюдения. Имейте предварительное мнение по обсуждаемому во-просу. Начинайте совещание в строго назначенное время, даже если и не все еще явились. Если отсутствуют работники, ответственные за рассматриваемые вопросы, или их прямые исполнители, установите причину отсутствия и перенесите совещание. Проведите с ними соответствующую беседу. Если надо, наложите взыскание. Уверенно руководите ходом совещания. По-деловому, конкретно сформулируйте цель его, предложите регламент, определите общую продолжительность совещания. Добивайтесь в ходе обсуждения деловитости, направляйте прения в нужное русло, следите за регламентом. Вопросы ставьте перед всеми или конкретно предложите высказаться работнику, чье мнение весьма важно. Выступая, будьте сосредоточенны, учитывайте состав, уровень и интересы слушателей, владейте собой. Завершая совещание, подведите его итоги. Поручите подготовку решения или сформулируйте программу дальнейшей работы над проблемой. Обеспечьте наличие стенограммы, протокола или магнитофонной записи. Действуйте так, чтобы у подчиненных осталось впечатление действенности и необходимости данного совещания.

6.2. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ НА НЕРЕГУЛЯРНЫЕ И НЕПРЕДВИДЕННЫЕ РАБОТЫ

Затраты времени на кратковременные нерегулярные работы целесообразно включать в резерв рабочего плана и расписания, не нарушая при этом выполнение запланированных работ. Работы же, влекущие за собой нарушение графика на длительное время, целесообразно выполнять, стремясь к тому, чтобы они могли принести максимальные результаты, скажем, в области перспективных решений, анализа собственной прошлой деятельности, поиска новых путей к совершенствованию организации и управления. При этом, корректируя график предыдущего или последующего дня, рекомендуется возлагать менее важные задачи на заместителя или секретаря. При систематическом характере сверхурочных работ, обусловленных увеличением задания, выход следует находить в совершенствовании организации работ, в новом распределении функций, в улучшении методов и техники работы.

6.3. ИСПРАВЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ НАВЫКОВ

Предполагается процедура реальной оценки и определения эффективности работы с помощью анализа результатов ведения журнала по изучению трудовых навыков и рабочих привычек. Простые арифметические расчеты подскажут вам, какая часть вашего времени идет на каждый вид работы и каков ее удельный вес по отношению к общим результатам. Вы легко сможете определить, как расходуется время на: получение необходимой информации; определение очередности и составление графика работ для достижения конкретных результатов; распределение заданий и передачу полномочий по контролю за их выполнением; то, чтобы давать нужные советы и оказывать помощь подчиненным; подготовку докладов и сообщений руководству; разрешение проблем, возникающих у подчиненных; прочие вопросы, не поддающиеся классификации. Наряду с этим вы сможете определить, сколько времени вы тратите на каждый из вышеназванных видов работ, связанных с установившейся практикой или с решением повторяющихся задач и сколько на одноразовые, решающие действия. Это позволит вам, оценивая одноразовые задачи, избегать ошибок, учиться на них. У вас будет запись не только того, что вы сделали, но и того, какие идеи были осуществлены и какие нет, а также анализ причин, вызвавших их. Это поможет вам выявить причины успехов и неудач. Вы сможете действительно начать учиться на опыте, проверять свое суждение о людях и идеях, просматривая время от времени такой журнал. Эти записи помогут вам авторитетно ссылаться на прошлые успехи и неудачи, когда вам это понадобится. Выполняя эту работу, необходимо, вместе с тем, учитывать, что, хотя разумное использование времени и повышает эффективность вашего руководства, оно не дает существенного выигрыша во времени. Нужно изыскать добавочное время, необходимое вам для повышения квалификации, экономя его на повторяющихся операциях и закостенелых привычках. Бизнесмены и менеджеры должны учитывать, что организации, как и люди, – это собрания привычек. Это существующие нормы, системы, процедуры, своды писаных и неписаных правил. «Мы всегда так делаем», – говорит большинство пассивных и обюрократившихся исполнителей, оправдываясь традициями. Психологи и физиологи называют это явление привыканием и измеряют его с помощью энцефаллограмм, фиксации движений глаза и электрического сопротивления кожи. Повторите резкий звук с интервалом в пять секунд и измерьте его воздействие на животных или человека. Первый звук вызовет резкий скачок сопротивления кожи. Второй сигнал вызовет более слабую реакцию, третий – еще меньшую, поскольку возникает эффект привыкания. Когда мы смотрим на незнакомое изображение, взгляд фиксируется на одной части и пропускает остальное. Менеджеры и бизнесмены должны исходить из того, что устоявшиеся привычки служат основным препятствием в постоянной борьбе за соответствие меняющемуся миру, Психолог и философ Уильям Джеймс, говоря о силе привычки в бескризисно живущем обществе, еще в 1890 году отмечал мрачную картину безысходности и отчаяния, когда писал: «Привычка есть, таким образом, чудовищный маховик общества, его наиболее дорогой консервант». Каждому бизнесмену и менеджеру, желающему изменений и улучшений, для ломки привычек нужны мотивация, желание и воля. В этой связи каждому нашему предпринимателю будет полезно ознакомиться с теорией благоразумия Дж. С. Милля, который писал, что необходимы умение и опыт руководителей и исполнителей, что итоги усиливает «не страстная и молниеносная, а постоянная и продолжительная, регулярная и вошедшая в жизнь» работа. В своем главном произведении – «Системе логики» – он рассматривает общие принципы результативного действия, называя их правилами. Это, несомненно, как пишут исследователи, обобщения отдельных наблюдений, которые никогда не охватят всех возможных вариантов. «Таким образом, мудрый практик, – пишет Милль, – должен считать практические правила поведения только временными. Будучи составленными для случаев наиболее многочисленных или наиболее обычных, эти правила указывают образ действия, имеющий больше шансов оказаться правильным в тех случаях, когда нет времени или средств анализировать обстоятельства данного случая или когда в оценке их мы не можем положиться на свое суждение. При этом для нас не является излишним выполнение (когда это позволяют обстоятельства) того научного процесса, при помощи которого мы могли бы построить правило, имея в виду данные нашего частного случая. В то же время правило может в самый удобный момент напоминать нам, что данный образ действия мы сами и другие люди нашли вполне пригодным для наиболее часто встречающихся случаев, так что если он не применим в данном случае, то причина этого заключается, вероятно, в каком-нибудь необычном обстоятельстве». Милль великолепно отдает себе отчет в том, что правила всегда несовершенны, между прочим, из-за того, что «они не пытаются охватывать больше условий, чем те, которые следует принимать в расчет в обыденных случаях». Милль обнаруживает связь, которая соединяет научные утверждения, констатирующие, что есть что-то, с практическими утверждениями, указывающими, что следует сделать, чтобы достичь желанной цели. «Итак, основания для всякого правила искусства надо искать в теоремах науки, – пишет Милль. – Каждое искусство, каждая система искусства состоит из правил и из теоретических положений, оправдывающих эти правила». Всякое искусство заключается в образовании правил поведения, необходимых с точки зрения потребностей практической жизни.

6.4. УСТРАНЕНИЕ ВРЕДНЫХ ПРИВЫЧЕК

Умение повысить работоспособность, продлить жизнь – это прежде всего умение не сокращать ее за счет вредных привычек и слабостей. Целенаправленно проверьте с этой точки зрения всю вашу жизненную позицию. Если вы имеете пристрастие к курению, то реально представьте возможные отрицательные последствия этой вредной привычки. Рассмотрите ее как один из видов наркомании, определите вашу физическую и психологическую зависимость от никотина. Исходите из того, что курение табака является первопричиной ухудшения здоровья, вызывает рак легких, хронический бронхит, эмфизему и сердечно-сосудистые заболевания. От злоупотребления табаком в странах «общего рынка» погибает в четыре раза больше людей, чем в результате автодорожных катастроф. Осмыслите эту информацию. Определите сложности, возникающие при попытке бросить курить. Займите активную позицию по борьбе с этой вредной привычкой, выработайте определенную тактику. Используйте конкретные рекомендации по данному вопросу Исполнительного комитета Международного противоракового союза. Для уменьшения опасности курения придерживайтесь следующих некоторых советов: старайтесь выкуривать как можно меньше сигарет; затягивайтесь менее часто и менее глубоко; не оставляйте сигарету во рту между затяжками; выбрасывайте сигарету недокуренной примерно на одну треть; предпочитайте сигареты с фильтром. Займитесь улучшением условий своего труда. Изучите каждое приспособление применительно к вашим условиям работы и, если какое-нибудь из них замедляет работу, избавьтесь от него. Сделайте для себя твердым правилом не вводить никаких новшеств и изменений до тех пор, пока не убедитесь, что они полезны и необходимы. Следуйте требованиям психофизиологии умственного труда и технической эстетики. Помните, что накопленный опыт свидетельствует о возможности роста производительности труда более чем на 50% лишь за счет этих факторов.

6.5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВСЕСТОРОННЕЙ ИНФОРМИРОВАННОСТИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ МЕРОПРИЯТИЙ

Любая деятельность, связанная с задачами, которые решает руководитель, непременно должна сопровождаться работой с информацией. Использование информации, идущей от исполнителей, коллег, широких масс трудящихся, поможет руководителю лучше ориентироваться в сложившейся ситуации, своевременно принимать меры, касающиеся сферы его деятельности. Системный метод анализа, рационализации и повышения качества работы руководителя сохраняет свою целостность и действенность благодаря получению, использованию и передаче информации. При этом предполагается сбор предварительной информации, необходимой для формирования профессиональной квалификации, и сбор текущей информации, необходимой для выполнения конкретной задачи, ознакомление с инструкциями, приказами, положениями, методиками, программами, планами, графиками, отчетами, нормативами, литературой, проведение экспериментов, хрономегражных наблюдений и т. п. Выполняемая работа предполагает также получение управленческой информации из книг, монографий, периодики, а также на совещаниях и беседах, в результате личных наблюдений руководителей при посещении ими рабочих мест, во время командировок, экскурсий, при осмотре выставок и т. д. Особое внимание при этом необходимо уделять информации менее доступной, в частности ведомственным изданиям (каталогам, проспектам), перечням патентов, учебным фильмам и др. При сборе информации необходимо использовать также способы, при которых может быть обеспечено выполнение условий: а) достоверности информации (устранение искажений, изменений при записи и хранении); б) мобильности (быстрое перемещение от места получения информации к месту ее обработки); в) простоты сбора и передачи (перемещения) информации; г) экономичности в деле сбора и передачи информации; д) доступности и применения технических средств.

6.5.1. Обработка информации, отбор, систематизация, анализ и обобщение полученного материала.

Предполагается не только регистрация, обработка и оценка той или иной информации в виде акта управления, но прежде всего разработка и применение целесообразной, наиболее простой и притом исчерпывающей системы информации о процессе управления и рациональных действий. Целесообразно продумать вопрос о цельной системе, лишенной дублирования, организованной так, чтобы управленческие органы получали информацию обработанной и проверенной. Стремитесь к тому, чтобы получаемая информация была определенной, точной, ясной, однозначной, наглядной, достоверной, полной и объективной, краткой, четко выражающей главные положения и взаимосвязи, своевременной и законченной. Используйте средства для документирования, приема и обработки информации. С целью улучшения хранения информации рекомендуется использовать компьютерную технику, перфокарты, различные карточки, бланки, журналы учета, блокноты. Наряду с этим целесообразно также хранить нужную информацию и в более простых системах, используя для этого папки, различного рода альбомы, конверты, ящики, подставки и футляры, картотеки и т. п. При этом важно, чтобы они не занимали много места и чтобы поиск в них нужной информации был минимальным. Старайтесь обеспечить такую форму и систему информации, при которой она воспринимается зрительно во всем комплексе взаимосвязей и взаимозависимостей.

6.5.2. Передача информации исполнителям.

Продумайте систему передачи информации исполнителям в виде приказов, распоряжений, инструкций, программ, методик и т. п. Добивайтесь почти автоматического действия этой системы. Учитывайте, что руководитель должен выбирать, но как можно реже разыскивать информацию, в связи с этим важная роль в передаче информации отводится специальному аппарату при руководителе, который призван осуществлять сбор, анализ и подготовку материалов для принятия решений. При этом на всех ступенях иерархии управления целесообразно продумать и установить основные маршруты информации посредством инструкций и т. п., что позволит установить систему своевременного получения информации, сэкономит время на поиск сведений.