Продвижение себя
Шрифт:
• сделай (do-it) непосредственное движение в направлении намеченной цели (например, новая линейка товаров должна выдержать конкуренцию на рынке). Такого рода проблемы требуют для решения долгосрочного планирования.
Независимо от уровня сложности или запутанности проблемы в процессе решения следует:
• быть скрупулезным и методичным;
• предоставлять доказательства того, как проблема была решена;
• не принимать поспешных решений без предварительного анализа причин, вызвавших проблему;
• рассматривать все возможные причины.
Чек-лист
1.
Как только вы увидели и определили проблему, подумайте, что пошло не так. Поищите причины проблемы в поступающих статистических данных, материалах текущих совещаний, плановых заданиях, отчетах и сигналах обратной связи. Всплеск жалоб может последовать, например, в результате неисправности механизмов, некачественной упаковки, дефектов, нехватки персонала, низкой квалификации работников, недостоверной рекламы и т.д. Очень важно установить точную причину. Иначе может оказаться, что вы решаете не ту проблему. Неверное определение проблемы чаще всего не приводит к ее решению.
2. Оцените размер проблемы
Решите, назрела ли проблема и насколько срочно ее требуется решить. Является ли решение этой проблемы первоочередной задачей либо его можно отложить на несколько недель, месяцев или даже лет. Оцените последствия в случае, если проблему не удастся разрешить сразу. Каковы эти последствия? Возможно, это и назревшая проблема, но она не столь важна в общем контексте. Мыслите стратегически и решите, требует ли проблема быстрого (fix-it) или оптимального (do-it) решения. Это определит важность проблемы и способ ее решения.
3. Соберите необходимую информацию
Нельзя всесторонне понять проблему, не имея всей необходимой информации обо всем, что может влиять на проблему. Соберите детальные сведения о связанных с проблемой людях, действиях, процессах, оборудовании, системах и периодах времени, а также условиях ее возникновения. Используйте все возможности, например доступную электронную базу данных. Получите нужную информацию у правильных людей с помощью правильных вопросов, а именно: что, почему, как, где, кто и когда.
• В чем проблема? Например, заказы на товарную линию Х не обрабатываются.
• Что не является проблемой? Например, заказы на товарные линии Y и Z.
• Где локализована проблема? Например, на уровне производственного цеха.
• Где проблемы нет? Например, в администрации.
• Почему проблема возникла? Например, из-за нехватки рабочей силы.
• В какое время проблема проявляется? Например, в утреннюю смену.
• Когда проблема не ощущается? Например, после обеда и в вечернюю смену.
• На кого влияет проблема? Например, на менеджера отдела и рабочих.
• На кого проблема не влияет? Например, на офисный и административный персонал.
• Как проявляется это влияние в людях? Например, в неудовлетворенности своей работой, в увеличении количества прогулов.
• Как сказывается на делах? Например, на планах промышленного производства, на интересах клиентов.
• На что проблема не влияет вообще? Например, на мощность машин.
Установите лиц, имеющих непосредственное
4. Определите главные причины
Вооружившись фактами, необходимо удостовериться, что главная причина проблемы установлена. Такая причина, как правило, кроется в людях, системах или оборудовании. Не спешите ругать орудие, возможно, виноват его хозяин. Правильно заданные вопросы помогут установить причину.
• Когда проблема возникла впервые? Например, шесть-семь недель тому назад.
• Что изменилось? Например, уволился сотрудник.
• Какие изменения следует внести? Например, набрать новых сотрудников или провести перестановку имеющихся.
Разграничьте симптомы и главную причину. Где возникла проблема, когда и кто вовлечен, в чем, собственно, она заключается? Для определения основной причины задавайте вопросы до тех пор, пока не получите удовлетворяющие вас ответы.
5. Проверьте предположения
Установив правдоподобную причину, разработайте гипотезы для проверки того, нашли ли вы то, что искали, и насколько можно быть уверенным в своей правоте. Причина проблемы это всегда отклонение от нормы, которое оказывает воздействие не везде, а только в определенных местах. Внимательно изучите информацию, собранную в соответствии с пунктами 1–4, в письменном виде. Соответствует ли выявленная причина тому, как, где и когда возникла проблема, насколько она назрела и на кого оказывает воздействие?
6. Привлеките других людей
Не надо думать, что именно вы должны решать все проблемы. Установите, в чьем ведении находится проблемный участок, и возложите эту обязанность на ответственных лиц. Могут помочь и приглашенные эксперты. Привлеките ключевых участников, обсудите все возможные решения и предложения. Проведите мозговые штурмы для проверки всех доступных решений. Решение это результат, который вы хотите получить. Рассмотрите внимательно каждую из предложенных идей. Отказ рассматривать все возможности, фокусирование только на одном способе решения, опора на «надежные и проверенные» решения из прошлого опасные ловушки, которых следует избегать.
7. Оцените предложенное решение (решения)
Не попадайте под влияние людей, которые предлагают готовые рецепты. Из всех возможных решений одни подходят лучше, другие хуже. Пора переходить от анализа проблемы к методу принятия решения. Подумайте о результатах и последствиях ваших решений по этому методу. Предложенные решения снимут проблему окончательно или потребуются дальнейшие действия? Оцените риски на тот случай, если что-то пойдет не так. Какое воздействие предложенное решение может оказать на другие сферы? Насколько серьезными могут быть последствия? Подумайте, как правильно отказаться от неподходящих решений. Оцените также возможные препятствия на пути воплощения решения в жизнь, например финансовые ограничения, имеющиеся в распоряжении ресурсы и время, операционные возможности.