Самоменеджмент. Практическое руководство
Шрифт:
II. Потери времени при планировании.
1. Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимое для выполнения предстоящих дел?
2. Готов ли я к возможным трудностям при выполнении работы?
3. Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов и помех?
4. Принимаю ли надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?
5. Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок?
6. Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени?III. Потери времени при выработке решений.
1. Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней?
2. Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности?
3. Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?
4. Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения?
5. Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям?
6. Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям?
7. Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком многими деталями при том, что знаю о более важных для меня вещах?
8. Веду ли я слишком долгие частые разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел?IV. Потери
1. Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача часто становится все меньше?
2. Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я мог бы перепоручить выполнение соответствующей задачи?
3. Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому?
4. Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол?
5. Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т. п.)?
6. Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности?
7. Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?V. Потери времени в самом начале работы.
1. Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день?
2. Болтаю ли я с коллегами или секретарем, прежде чем приступить к работе?
3. Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?
4. Прочитываю ли я в начале дня газеты?
5. Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?
6. Начинаю ли я каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?
7. Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности?
8. Часто ли я откладываю важные дела?
9. Занимаюсь ли трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?
10. Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?VI. Потери времени при составлении распорядка дня.
1. Знаю ли я свой трудовой ритм и график продуктивности?
2. Знаю ли я, когда я более производителен — утром или вечером?
3. Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности?
4. Планирую ли я благоприятное время для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные способности?
5. Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или неважными проблемами?
6. Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?
7. «Пробегаю» ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами?
8. Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную беседу или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?
9. Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени?
10. Проверяю ли я свою корреспонденцию простыми или детализированными набросками?
11. Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться лишь в случае самых невероятных событий?
12. Использую ли я формуляры для рутинной работы?
Практикум
Задачи:
✓ Познакомиться с принципами и правилами планирования времени.
✓ Научиться составлять план рабочего дня, учитывая затраты времени.
✓ Проанализировать эффективность использования времени.
✓ Научиться устранять «поглотителей времени».Поучительная история В процессе проведения занятий по управлению временем инструктор достал из-под стола банку с широким горлышком. Он поставил ее на стол рядом с блюдом, на котором лежали камни величиной с кулак. «Как вы думаете, сколько камней мы сможем поместить в эту банку?» — спросил он. После того, как были высказаны предположения, он сказал: «Ладно, давайте проверим». Он положил один камень в банку… затем еще один… затем еще. Банка заполнилась. Затем он спросил: «Заполнена ли эта банка?» Все посмотрели на камни и ответили: «Да». Тогда он снова наклонился под стол и вынул ведро гравия. Затем он насыпал в банку немного гравия, встряхнул ее, и гравий заполнил все те маленькие промежутки, которые остались между огромными камнями. Он ухмыльнулся и снова спросил: «Заполнена ли эта банка?» В этот раз группа уже внимательнее отнеслась к его действиям. «Вероятно, нет» — ответили они. «Отлично!» — сказал он. И снова нагнулся под стол и вынул ведро песка. Он стал засыпать песок в банку и таким образом заполнил все те мелкие промежутки, которые не заполнили камни и гравий. И снова он посмотрел на группу и спросил: «Заполнена ли эта банка?» «Нет!» — закричала группа. Он ответил: «Отлично!» и взял кувшин воды и начал заливать его в банку. Он смог налить в нее где-то около четверти кувшина. Затем он сказал: «Отлично. Так в чем же суть?»
Эта история является благотворным напоминанием о том, что камни — самые важные задачи, должны идти сначала, потому что иначе доступное временное пространство будет заполнено менее важными делами. Другими словами, время руководителя должно быть распределено на задачи, которые имеют самую большую ценность для него, и второстепенные задачи, которые можно выполнять в остальное время (Р. Дилтс, Э. Диринг, Дж. Рассел).
Задание 1
Познакомьтесь с принципами и правилами планирования времени, разработанными ведущим экспертом по тайм-менеджменту в Европе Л. Зайвертом.
Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать своих целей, вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справиться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.Основное правило планирования времени гласит:
✓ Запланированная активность должна составлять 60 %.
✓ Непредвиденная активность — 20 %.
✓ Спонтанная активность — 20 % рабочего времени.
✓ Составляйте план лишь на определенную часть рабочего времени, лучше всего на 60 %.
Правило 1. Фиксация результатов вместо действий.
Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Например, вместо: «позвонить т. Соколову» лучше: «согласовать с т. Соколовым программу для ЭВМ». Таким образом, ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение определенной цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что вам спонтанно приходит на ум.
Правило 2.
Задавайте точные временные границы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.
Правило 3. Определение срока исполнения.
Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом вы приучаете себя к самодисциплине, избегайте нерешительности, промедления и откладывания дел. Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа: «Как можно скорее». Что это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! А я жду уже третий день!». Заключайте конкретные соглашения относительно срока окончания работ! Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если ваши предложения не совпадают, вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению.
Правило 4. Установление приоритетов (степени важности).
Точно определяйте, какому делу какого рода приоритеты вы отдаете.
Правило 5. Избавление от «тирании» спешности.
Учитесь отличать важные дела от спешных. Самое срочное дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.
Правило 6. Делегирование (перепоручение) дел.
С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить.
Правило 7. Учет «поглотителей времени» и резервов времени.
Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел и старайтесь сократить количество и объем «помех» («поглотителей») вашего времени.
Правило 8. Планируйте свободное время.
Планируйте и используйте с толком свое свободное время, которое уходит на поездки и ожидания (например, для проработки материалов или концептуальных размышлений).
Правило 9. Отводите время для планирования и творчества.
Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, позаботьтесь о том, чтобы восполнить потери на следующей неделе.
Теперь запишите на листке бумаги все то, что вы хотите и должны сделать завтра:
✓ задачи из списка дел из недельного и месячного плана;
✓ невыполненное накануне;
✓ добавившиеся дела;
✓ периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «план дня»:
В — визиты, совещания;
Д — делегирование дел;
К — контроль;
П — в процессе, в деле;
ПК — поездки, командировки;
ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;
С — секретарь;
Т — телефонные разговоры;
Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).
Составленный таким образом список заданий на день может выглядеть примерно следующим образом:
ПК — продавец «ВАЗ» (подержанные автомобили);
В — т. Митин (программа ЭВМ);
В — т. Мальков (экспертная оценка);
П — проект изучения рынка;
Т — т. Шмыков (статистика сбыта);
ПР — т. Горелов (письмо);
Ч — специальный журнал для менеджеров;
Т — т. Соколов (нехватка персонала);
Т — Карась (вечерняя пробежка).
Распределите спланированные на день дела по их приоритетности.
Проставьте против каждого задания приблизительное время его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время, например как в табл. 7.Таблица 7. Примерный план дня
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если вы исходите из 8-часового рабочего дня, то запланированное время должно составить примерно пять часов.
Если вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Сократите время, отведенное на выполнение заданий дня, до пяти часов. Перепроверьте скалькулированную потребность во времени и уменьшите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом мыслить реалистично. Рассмотрите каждое дело с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.
В окончательном (отредактированном) варианте план дня в нашем примере будет выглядеть как в табл. 8.Таблица 8. Итоговый план дня
Задание 2 Проанализируйте один день из вашей трудовой деятельности. Составьте подробную опись всех дел, которые вы совершали в течение рабочего дня. Занесите информацию в табл. 9.
Таблица 9. Анализ видов деятельности и расхода времени
Проводите немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе ваша инвентаризации времени будет бесполезна).
Не ограничивайтесь существенным, фиксируйте все виды деятельности.
Поначалу не заполняйте колонки, обозначенные буквами А, Б, В и Г. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.
Заносите в таблицу также все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и незаявленных посетителей, время, потраченное на ожидание и т. п. (табл. 10).