Семь шагов для создания эффективного ИТ-подразделения
Шрифт:
– Содержание
– Свойства документа – кто, с какой целью, по какому проекту разработал, согласовал или изменил документ
– Общие сведения
– Определения и сокращения
– Характеристика и область применения
– Основание для разработки
– Основной раздел документа
– Примечания
Выполнение данного регламента является обязательным для всех направлений деятельности ИТ-подразделения, за исключением случаев, где оформление документации необходимо выполнять по ГОСТ.
Регламент управления изменениями. В процессе жизненного цикла во все ИТ-сервисы вносятся изменения. Причинами таких изменений обычно бывают:
– Изменение бизнес процессов;
– Устранение
– Расширение функциональных возможностей ИТ-сервиса;
– Улучшение эргономических свойств;
– Другие причины улучшающие характеристики предоставляемых ИТ-сервисов.
При внесении изменений в ИТ-сервис, с которым работает большое число пользователей и разработчиков, очень важно соблюдать определенный порядок и дисциплину. Это позволяет качественно планировать ресурсы и работы по модификации существующих ИТ-сервисов, отслеживать историю изменений и обеспечивать взаимозаменяемость сотрудников, планомерно повышать качество предоставляемых ИТ-сервисов.
К изменениям ИТ-сервисов относятся:
– изменения исходного кода программного обеспечения функционирующих информационных систем и программного обеспечения;
– изменения в структуре метаданных, нормативно-справочной информации, изменения печатных форм, а также изменения внешних отчетов и обработок функционирующего программного обеспечения;
– изменение и/или модернизация структурированных кабельных систем (витая пара, ВОЛС и т. д.), если при проведении работ возникает необходимость в установке дополнительного активного сетевого оборудования и/или перемещении уже установленного.
– изменение и/или модернизация кабельных сетей телефонной связи, если при проведении работ возникает необходимость в прокладке телефонного кабеля емкостью более 5 пар, установке новых телефонных распределительных коробок (либо перемещение уже установленных), а также в случае установки телефонных муфт, боксов, кросс-панелей, телефонных шкафов и т. д.
– изменение и/или модернизация объектов АСУТП как уровня программного обеспечения персональных компьютеров, так и контроллеров.
Ответственный специалист Исполнителя после получения Заявки Заказчика, руководствуясь Критериями отнесения Заявки Заказчика к ИТ-сервисам по Запросу на изменение, представленных в данном документе, определяет тип Заявки.
Заявка Заказчика относится к Запросу на изменение ИТ-сервиса, если для ее выполнения необходимо внести Изменение (-ия) в функционирующий ИТ-сервис, при условии, что расчетная трудоемкость выполнения Заявки Исполнителем менее 40 чел./часов.
Заявка Заказчика с трудоемкостью более 40 чел./часов могут быть (по согласованию Сторон) отнесены к классу «Проект» с оформлением соответствующей документации согласно действующим правилам и нормативным требованиям Заказчика.
Регламент взаимодействия исполнителей по выполнению заявок пользователей в Системе регистрации Заявок HelpDesk – данный документ является логическим продолжением инструкции пользователя по работе с «Системой регистрации Заявок HelpDesk», и описывает методы и принципы взаимодействия между ИТ-сотрудниками при реализации Заявки пользователей или Запросов на изменение. Также документ содержит шаблоны еженедельной отчетности по выполненным работам подразделения.
Регламент предоставления и изменения прав доступа к программным ИТ-сервисам – документ определяет процедуру и последовательность действий ИТ-специалистов, а также задействованных в процессе специалистов других подразделений и ответственных лиц при предоставлении и / или расширении прав доступа к конкретным ИТ-сервисам. Документ утверждается приказом генерального директора/ директором предприятия.
Регламент разработки документа «Техническое задание» – документ устанавливает
– Техническое задание на создание автоматизированной системы (ГОСТ 34.602—89)
– Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению (ГОСТ 19.201—78)
– Требования к содержанию документа «Описание постановки задачи» (ГОСТ 24.204—80)
– Требования к содержанию документа «Описание алгоритма» (ГОСТ 24.211—82)
– ТЗ на АС является основным документом, в соответствии с которым проводится разработка АС и ее приемка при вводе в действие, и предназначен для описания характеристик АС, условий реализации, входной и выходной информации.
Итоговым штрихом, является Функциональная матрица ответственности по ИТ-сервисам. Это таблица, которая описывает распределение поддерживаемых ИТ-сервисов предприятия между ИТ-специалистами с указанием функционального направления каждого специалиста по критерию: разработка (Development) и сопровождение (Support). Структура матрицы может быть представлена в следующем виде:
– Номер по порядку
– ФИО ИТ-специалиста
– Наименование ИТ-сервиса
– Разработка
– Сопровождение
После заполнения данной структуры все ИТ-сервисы должны быть закреплены и распределены по ИТ-специалистам. По окончании заполнения матрицы ИТ-руководителю необходимо выполнить еще один шаг: разработать и утвердить на уровне руководителя предприятия документ – «Распределение обязанностей и функций ИТ-персонала в разрезе предоставляемых ИТ-сервисов».
Структура таблицы представлена ниже.
Все эти документы и правила описанные в них способствуют созданию эффективной методики взаимодействия ИТ-подразделения и структурных подразделений предприятия, а также четного определения внутренних процессов ИТ. Причем правила взаимодействия и описания процессов представлены на понятном для бизнеса языке и согласованы всеми участниками.
6. Применение средств автоматизации в ИТ подразделении
В рамках оптимизации ручного труда при заполнении отчетности, требуемой для оценки эффективности деятельности ИТ-подразделения в целом и каждого отдельно взятого ИТ-специалиста и повседневной деятельности возможно применение программного обеспечения. Так, например, программное обеспечение HelpDesk не только выполняет функции сбора поступивших Заявок от пользователей ИТ-сервисов и их обработки, но и в своем функционале должно содержать модули бизнес-анализа (BI – Business Inteligence). Данные модули должны позволять выполнять анализ в различных разрезах, с целью формирования отчетности по всем направлениям деятельности подразделения и контроля ключевых показателей эффективности. Примером отчетности могут служить следующие: