Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

Волгин Владислав Васильевич

Работа координационного центра по снабжению поставщиков тарой требует соблюдения всеми участниками процесса правил поведения и применения согласованных методов. Для надежного снабжения тарой поставщика в соответствии с потребностями его производства и производства получателя должен быть налажен учет наличия тары и контроль за ее состоянием и использованием. Ежедневное поступление и отправка тары учитываются на предприятиях получателя и эти данные передаются с помощью телекоммуникаций на центральный пункт управления получателя. В ежемесячном обзоре наличия тары для каждого ее вида указываются все передвижения – от поступления грузовой накладной до выхода транспортной накладной. Все выписки из счетов по таре, высылаемые поставщиком для расчетов, должны проверяться. Если в пределах установленного срока представления информации не поступает возражений, то данные бухгалтерского учета считаются принятыми обоими партнерами и в связи с этим становятся обязательной правовой основой в случае обнаружения различий в ходе инвентаризации тары. При снабжении порожней тарой учитываются требования о необходимом ее типе и об оправданной достаточности в нужном месте и в нужное время. Транспортным документом для пересылки тары является накладная на нее. Для идентификации тары при обратном потоке используют номер поставщика и номер тары. При прямых поставках получатель посылает поставщику порожнюю тару,

чтобы получить от поставщика в обратном направлении тару, заполненную товарами определенных артикулов. Контроль движения тары при участии в процессе снабжения многих поставщиков, при различных местах их расположения, а также при подключении в процесс еще и субпоставщиков возможен только при системной поддержке и соответствующей информационной дисциплине всех участников. Пересылка товарных накладных, содержащих данные о таре, должна производиться сразу же после получения товара, чтобы обеспечить соответствующее ведение картотеки наличия тары с ее списанием со счетов поставщика. У каждого поставщика должна проводиться инвентаризация тары. В случае выявленных отклонений важно своевременно согласовать счета.

Правила приемки

Правила взаимодействия участников процесса приемки

Комплекс операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей приемки этих товаров на склад.

Комплекс операций включает:

• работу со службой закупок;

• работу с поставщиками;

• работу с перевозчиками;

• работу со службами хранения и учета;

• работу с приемной комиссией;

• работу со службой качества;

• работу со службой реализации;

• работу с грузовой службой.

Службы, участвующие в приемке

Работа со службой закупок.

Логистической службе должна быть передана информация:

• о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);

• объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;

• контрольные параметры для приемки грузов от перевозчиков;

• контрольные параметры для приемки товаров от поставщиков;

• после заключения контрактов – копии контрактных спецификаций;

• после получения извещений об отгрузках – комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.

Работа с поставщиками.

На доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и контролировать исполнение поставщиком правил классификации грузов, обязанностей отправителя, маркировки грузовых мест.

Работа с перевозчиками заключается в сопровождении грузов, согласовании места, времени и способа разгрузки поступающих товаров, а также порядка приемки груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий.

Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:

• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

• оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;

• содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.

• организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;

• требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;

• контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

• контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

• резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

• планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки.

Работа со службой хранения заключается в согласовании мест временного размещения принимаемых грузов, мест размещения товаров после приемки, выделения сотрудников для участия в приемке. Кроме того, выполняется согласование операций по документированию приемки:

• подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки; оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.;

• подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;

• определение складской области, складской зоны, конкретного места (адреса) хранения;

• подготовка задания на перемещение товаров на склад и размещение их по местам хранения;

• получение подтверждение перемещения товаров.

Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.

Работа с приемной комиссией состоит в разработке и контроле:

• процесса приемки продукции по количеству;

• процесса приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;

• документов, заполняемых при приемке продукции на склад;

• процесса приемки продукции по качеству;

• процесса приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;

• документов, регламентирующие приемку товаров на склад;

• нормативных сроков приемки товаров по качеству.

Работа со службой качества заключается в согласовании методов контроля качества, отбора проб и образцов.

Работа со службой реализации на этапе подготовки к приемке состоит в согласовании операций с товарами и порядка приемки в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).

Работа

с грузовой службой заключается в заказе и согласовании необходимой техники и рабочих бригад для разгрузки поступающих грузов, для перемещения грузов при приемке и после приемки в зону хранения. В одних случаях размещением товаров по местам хранения целесообразнее заниматься грузовой службе (контейнеры, лесоматериалы, металлопрокат и т. п.), в других – службе хранения (мелкие партии, в складах с рельсовыми штабелерами, межстеллажными лифтами и т. п.).

Правила организации приемки

Приемка товаров по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. При нарушении правил и сроков приемки получатели лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров. Поэтому организация приемки поступающих товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.

Элементы обеспечения приемки:

• набор оптимально необходимых площадей для разгрузки, приемки, разупаковки товаров.

• комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для приемки, хранения и отгрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

• условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

• технология грузообработки;

• технологические инструкции для процессов приемки различных товаров;

• структура и алгоритмы бизнес-процессов управления приемкой;

• методики проверки качества товаров;

• компьютерные программы;

• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в приемке;

• формы документов, получаемых в результате приемки;

• положения о подразделениях, участвующих в приемке;

• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

• планирование: планы закупок, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

Товар может поступать от поставщиков, клиентов (в случае возврата товара), других складов того же предприятия, своих производственных цехов. В практике существуют три варианта обработки входящих товаров:

• прием грузов, запланированный на основании договоров или уведомлений о поставке;

• прием грузов, поступающих на условиях «точно в срок» по утвержденным графикам;

• незапланированный прием грузов.

Нежелательный и дезорганизующий вариант – незапланированное поступление грузов. Поэтому важно получать уведомления об отгрузках от поставщиков. Запланированное получение грузов и регулярное поступление грузов на условиях «точно в срок» позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.

При организации приемки необходимо выполнение следующих операций и процессов:

• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

• планирование сроков завоза товаров на склад;

• резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

• планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;

• планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

• заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);

• планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;

• приемка товаров и размещение их по местам хранения;

• подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;

• подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству.

Приемка может включать следующие процедуры для обработки входящих товаров:

• незапланированный прием товара;

• прием товара с уведомлением о поставке;

• прием товара с уведомлением центральной системы.

Процедура приема незапланированного товара – это простейшая форма учета входящих товаров. Эта процедура настолько общая, что может использоваться буквально везде.

Процедура приема товаров с уведомлением о поставке включает полную регистрацию входящих товаров и сравнение фактически поступившего груза с заказом. Информация о заказе для данной формы предоставляется центральным сервером. В обоих вариантах допускается использование смешанных транспортируемых единиц.

Процедура «Входящие товары с уведомлением центральным сервером осуществляется автоматически и без какого-либо диалога. Сервер посылает уведомление с соответствующей информацией для всех входящих товаров. Этот метод работы с входящими товарами особенно удобен для обеспечения производственных систем по принципу «точно во-время», а также в случаях, когда прием товара должны быть сделан в центральном сервере.

Процедуры приемки

Работая с входящими товарами, пользователь регистрирует складируемые товары, вводя в диалоговое окно номер товарной единицы. После этого на экране появляется описание данной товарной единицы для первой визуальной проверки. Затем вводится общее количество полученных товаров данной товарной единицы. Если используется модуль по работе с партиями, здесь также можно ввести код партии товара. Если используется дополнительный модуль для управления консигнационными товарами, то можно задать специальный код клиента для присвоения данного товара тому или иному клиенту. При использовании модуля сроков годности оператор может ввести срок годности или рассчитать этот срок на основе информации, хранящейся в базовых данных для товарных единиц.

Приемка товаров с блокировкой

Входящие товары могут быть помечены специальным блокирующим кодом, таким, как, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае процесс хранения инициируется, однако данный товар не является доступным при оформлении заказов на отгрузку. Блокируемые товары освобождаются при помощи специальной диалоговой функции.

Выделение складских мест

Выделение складских мест разделяется на три этапа:

• определение складской области;

• определение складской зоны;

• определение конкретного места.

Система позволяет и вручную указать конкретное место с направлением туда транспортируемой единицы.

Для каждого грузового модуля, подлежащего складированию, создается транспортный документ, который передается оператору погрузчика. Завершение процесса складирования подтверждается при помощи специальной диалоговой функции. После этого грузовой модуль перемещается в соответствующее складское место, которое получает состояние «занято».