Тайм-менеджмент, 24 часа - это не предел

Анисинкова Е. Б.

2. Всегда заранее обговаривай точную дату и время презентации. Ты должен иметь четкое представление о том, сколько у тебя имеется времени на подготовку презентации, сколько времени планировать на само выступление. Получив эту информацию, ты сможешь выстроить четкий хронометраж своей речи. И это действительно очень важно. Ты сможешь построить свое выступление четко и без всяких срывов.

3. От того, где именно станет проходить твоя презентация, зависит очень многое. Бывают случаи, когда помещение совершенно не подходит к теме самого выступления. Примеров можно привести массу. Например презентация нового алкогольного напитка в конференц-зале библиотеки. Или выступление на тему «Новейшие косметологические разработки», происходящее в планетарии. Все бывает. Зная, где именно будет происходить презентация, ты сможешь в своем выступлении, в своей речи обыграть это место. Этим ты сможешь привлечь внимание слушателей, выстроить общение на новом и, возможно, более увлекательном уровне. Кроме вышеперечисленного, ты сможешь иметь представление об акустике помещения, техническом обеспечении и количестве посадочных мест. А это немаловажно!

4. Кто окажется слушателем? Кто будет присутствовать на твоем выступлении? Каков должностной ранг и социальный статус? Насколько слушатель профессионально подготовлен к готовящейся презентации?

Возможно, понадобятся некоторый отбор участников или уточнение по списку имеющих право присутствовать. Если ты осуществляешь презентацию какого-либо продукта или услуги, то необходимо быть уверенным в том, что на презентации присутствуют именно те сотрудники, которые принимают решение по результату презентации. Ты же не станешь рекламировать и проводить презентацию для лифтера или консьержа, если тема «Корпоративный анализ профессиональной деятельности». И менеджеры среднего звена тебя тоже не могут интересовать. Всегда уточняй категорию слушателей заранее. Уровень профессиональной подготовленности тоже имеет значение. То, что ты расскажешь старшеклассникам, может быть непонятно учителям, и наоборот.

5. Важно точно знать, что именно тебе понадобится в процессе презентации и выступления, какое техническое обеспечение для показов слайдов, воспроизведения музыки, демонстрации проектов или каких-либо других визуальных материалов. Даже если тебе просто необходимо вести записи в процессе общения со слушателями, позаботься об этом и убедись, что все имеется в наличии. Помимо этого, обрати внимание на освещение предоставляемого помещения, наличие достаточного количества посадочных мест. Лучше, если их будет ровно столько, сколько ожидается присутствующих. Можно подготовить дополнительные места и держать их рядом и по мере надобности просто подставлять. Позаботься о раздаточном материале. Что может быть нагляднее того, что можно потрогать или просто подержать в руках? Великолепно работают мастер-классы и живые показательные выступления. Только яркие примеры и возможность все увидеть и ощутить в реальном времени дают высокие результаты подобной презентации и максимально длительный эффект. И еще: помни, что во всем нужно чувство меры! Так что выстраивай все свое выступление таким образом, чтобы гармонично сочетались твоя речь и различные технические инструменты.

6. Если ты точно знаешь, что являешься не единственным выступающим, то обязательно уточни темы выступлений и стиль поведения заявленных докладчиков. Перед тобой стоит задача быть неповторимым, запоминающимся и интересным. Что для этого нужно сделать? Получив информацию о стиле и теме предыдущего и последующего выступающего, подготовься, чтобы каким-либо образом отличаться. Это важно, иначе ты можешь просто слиться с остальными участниками процесса, и тебя просто не запомнят. Если перед тобой выступал «бубнильщик», то сделай свое выступление ярким, интонационно и эмоционально окрашенным. Пусть твои жесты всегда будут направлены вверх и подобны объятиям. Улыбайся (тогда, когда это нужно). Обязательно включай в свои выступления искорку юмора, даже если ты представляешь серьезную тему. Так ты сможешь привлечь внимание тех слушателей, которые несколько отвлеклись. Если перед тобой выступал «человек-вулкан», то веди себя более спокойно и сдержанно. Но и ни в коем случае не надо шептать и засыпать. Всегда старайся выступать на контрасте, только не на резком. Если ты готовишь собственную речь на бумаге, то обязательно несколько раз ее проговори. Иногда фразы, написанные на бумаге, вживую звучат несколько иначе и соответственно так же воспринимаются. Поэтому устраняй все шероховатости. Тебя будут слушать, а не читать! Если есть возможность, предварительно сделай видеозапись (или хотя бы аудио). Обязательно просмотри/ прослушай и проведи анализ того, что получилось. Устрани все недочеты. Обрати внимание на позы, жесты, выражение лица.

После того как у тебя появится полная информация о предстоящем мероприятии, можешь приступать к решению задачи. Как обычно, действуй поэтапно.

Первый этап: подготовка выступления. Составь план собственного выступления, используя временные рамки. Ты имеешь право действовать только в заявленное время. Это особенно важно тогда, когда ты не единственный выступающий. Обязательно запланируй время на вопросы и ответы. Это оживит общение, особенно если слушателей достаточное количество. Старайся часть своей речи заменить «показательными выступлениями». Используй наглядный и раздаточный материал. Это позволит слушателям максимально усвоить предлагаемый тобой материал, произведет положительное впечатление и даст тебе возможность представить гораздо большее количество информации в ограниченное время. После того как будет готов план твоего выступления, сделай хронометраж. Для чего это нужно? Так ты будешь точно знать, сколько времени тебе понадобится на каждую часть выступления, когда именно можно будет предоставить аудитории возможность задавать вопросы, а когда ты сможешь перейти к демонстрации наглядного материала. Если твое выступление подразумевает живое общение, то необходимо подготовить именные бейджики для каждого участника. О себе тоже позаботься. Существуют правила экономии времени. Если ты запланировал вопросный блок, то обязательно предупреди слушателей в самом начале выступления. И если кто-то из слушателей начнет забрасывать тебя вопросами в процессе выступления, ты можешь совершенно спокойно попросить его потерпеть до момента, специально отведенного под вопросы. А в данный момент пусть желающий задать вопрос просто запишет его, а вы потом к нему вернетесь. Так ты исключишь ненужную и несвоевременную полемику и сохранишь свое время и время тех слушателей, которым, возможно, в данный момент интереснее услышать весь предлагаемый материал в целом. Обязательно используй все время, отведенное на твою презентацию. И помни: чтобы произвести впечатление, даже если тема научна и серьезна, всегда нужно быть ярким и интересным. Наполни все свое выступлением светом, искрометностью и уважением к слушателям. Только так ты сможешь всегда эффективно использовать отведенное и запланированное время и приумножить его тем, что тебя станут привлекать на подобные мероприятия с большей частотой. Или ты получишь заманчивые предложения. А это, в свою очередь, сократит время на достижение цели.

Второй этап. После того как ты сделал все наброски или уже полностью подготовил всю речь, необходимо позаботиться о том, как все это станет звучать. Для начала все просто прочитай. В процессе чтения делай отметки на полях, когда чувствуешь какой-либо дискомфорт или когда озвученное оказалось хуже, чем написанное. И такое бывает. Разбери все свое выступление «по косточкам». Выдели места, в которых ты станешь использовать наглядный материал, где станет звучать музыка. Проведи хронометраж собственного выступления. Ты знаешь,

сколько времени выделено на твою презентацию, и ты можешь подготовить все свое выступление в соответствии с заявленным временем. Ты можешь выстроить свое выступление с точностью до минуты. Если оно одно из первых, то старайся укладываться. Для удобства можешь сделать соответствующие пометки в тексте и по ним сверять реальное время выступления. В последующем, когда ты проведешь не одну презентацию, ты научишься контролировать время, и станет гораздо проще. Постарайся во время презентации соответствующим образом организовать свое пространство. И имей под рукой часы с удобным экраном, чтобы постоянно не прижиматься носом к циферблату и не демонстрировать озабоченность временем. Если ты используешь в процессе презентации музыку или какой-либо демонстрационный материал, обязательно проверь всю необходимую технику заранее. Имей под рукой вместе с текстом выступления соответствующий перечень дополнительного материала. Если ты собираешься вести демонстрационные записи, то подготовь, что именно ты станешь представлять на обозрение слушателей. И позаботься о том, чтобы у тебя имелось в наличии несколько маркеров разных цветов. Одним цветом ты записываешь основной материал, а другим цветом выделяешь главные мысли или расставляешь акценты.

Третий этап. Перед выступлением осуществи прогон именно в том помещении, где предстоит твое выступление. Тебе необходимо услышать, каким образом станет звучать твой голос. Постарайся, чтобы тебя послушали со стороны и дали комментарии по звучанию. Если возникли какие-то вопросы, то разрешай их по мере поступления. Для того и необходим предварительный прогон, чтобы во время презентации не возникало накладок.

Четвертый этап. Непосредственная подготовка. Этот этап начинается непосредственно за сутки до самого выступления. Предложу несколько рекомендаций, которые поддержат тебя и помогут избежать многих дискомфортных ситуаций. Начнем с твоего физического состояния.

За сутки до выступления исключи из рациона любые газированные напитки, горячие и холодные. От подобных напитков набухают твои связки, и если выступление длительно, то может дребезжать голос, или будет першить в горле. Холодная вода может спровоцировать некоторые заболевания, а это совершенно ни к чему. Для профилактики можешь включить в собственный рацион теплое питье с лимоном и медом (естественно, если у тебя на эти продукты отсутствует аллергия). Важно помнить то, что не следует пользоваться парфюмом с резким запахом, если ты выступаешь в небольшом помещении и планируешь личный контакт со слушателями. Никого не волнует отсутствие какой-либо воды в твоем доме. Так что будь готов со всех сторон. Очень внимательно отнесись к собственному гардеробу. Выбери то, в чем ты будешь выступать перед аудиторией. Важно создать гармоничный образ. Твоя тема, слушатели и твой типаж должны стать тем исходным материалом, от чего ты и станешь отталкиваться в подборе одежды для выступления. Обязательно учитывай все. Если ты станешь выступать перед серьезной и статусной группой слушателей, то просто непозволительно быть одетым неподобающим образом. Тебя просто не воспримут всерьез. Соответственно всегда исключается вечерний вариант одежды, кроме тех презентаций, когда вечерний наряд подразумевается по протоколу. Помни, что если твоя презентация планируется в молодежной группе, то нет никакой необходимости в молодежной стиле. Просто используй некоторые элементы из этого направления, а собственное выступление сделай несколько легче и непосредственнее. Исключи из собственной одежды все мелкие аксессуары, которые отвлекают внимание (яркие, гремящие, массивные), – все это абсолютно тебе не пригодится. И в то же время ты можешь использовать некоторые мелочи для того, чтобы отвлечь или привлечь внимание намеренно. Если во время выступления ты будешь располагаться на возвышении (например, на сцене), то продумай длину юбки (это относится ко всем дамам). Для мужчин важно обратить внимание на длину брюк. Она должна быть такой, чтобы во время сидения между нижним краем брючины и носка не было видно голой ноги. Всегда обращай внимание на то, как ты выглядишь, когда сидишь, стоишь, как ты смотришься, когда жестикулируешь. Попроси кого-нибудь посмотреть на тебя со стороны или еще лучше снять на видеокамеру. Потом просмотри и проанализируй свой внешний вид. Делай подобную вещь каждый раз. Со временем твой подход к выступлениям станет профессиональным, и постепенно ты сможешь довести свой внешний вид до совершенства. У каждого оно индивидуально. И все равно постоянно продолжай работу над собой! Нет предела совершенству. Время станет работать на тебя только тогда, когда ты будешь использовать его в полном объеме!

Пятый этап. Непосредственно исполнение презентации. Существует несколько важных вещей, которым необходимо уделить должное внимание в процессе ведения презентации. Ты просто обязан БЫТЬ ВОВРЕМЯ! Нет никаких причин и оправданий твоим опозданиям! Ты не имеешь никакого права на то, чтобы кто-либо тратил время на ожидание тебя. Будь точен. Начинай свое выступление именно в то время, которое было заявлено заранее. Этим ты, помимо всего прочего, покажешь уважение к присутствующей аудитории. Всегда начинай презентацию с приветствия. Обязательно поблагодари всех, кто пришел вовремя. Они ценят не только свое время, но и твое! В самом начале презентации объяви цель встречи и задачи, стоящие перед вами на время всей встречи. Каждому слушателю важно знать, что он сможет получить от вашего общения и с чем (с какой полезной информацией) он останется после мероприятия. Веди свою презентацию четко. Отвечай на вопросы именно в то время, в которое запланировал заранее. Благодари за каждый вопрос, соглашайся с мнением каждой стороны. Вернее, даже не с точкой зрения, а с тем, что каждый вправе ее иметь так же, как и ты. Ни в коем случае не позволяй себе вовлечься в диспут и тем более в перебранку. Результат может быть плачевным. В порыве праведного гнева ты отвлечешься от главного, можешь перейти на личности и провалить всю презентацию! Разве это было твоей целью? Совершенно верно. Твоя цель – предложить новую информацию, представить новый проект или идею. Конечный результат, как обычно, один – продать за максимальную цену (выбирай свой вариант):

1) себя;

2) свою идею, идею;

3) знания, информацию;

4) проект;

5) продукт или услугу.

Презентация, как всегда, просто красочное и развернутое представление чего-либо. Так и представляй – с удовольствием, ярко и неординарно. Стань Мастером презентаций любого уровня.

В процессе, если тебе необходимо привлечь внимание публики, используй следующие техники.

«Яркое пятно» – для акцента на какой-нибудь мысли. Этим пятном может стать любая яркая или необычная деталь: громкий звук, тетрадь в яркой обложке, смена цвета маркера. В процессе написания текстов во время презентации сразу же закрывай колпачок маркера. В противном случае слушателей станет мучить мысль: «Маркер же засохнет!» Не отвлекай их подобным образом от того, что ты им говоришь.