Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер
Шрифт:
Интегрированная Система ЛокОФФИС вобрала в себя не только наш опыт разработки, но и анализ использования разработанных программных средств на предприятиях.
Хотя разработка системы была завершена в мае 1992 года, но объявили к продаже мы ее только на выставке «SofTool-92” в октябре 1992 года. Те полгода, которые прошли с момента сдачи системы заказчику до начала ее продажи, потребовались нам на то, чтобы преобразовать заказную работу в рыночный продукт. Для сравнения скажу, что вся разработка была выполнена за полгода.
Тогда же мы приняли решение, в течение года, до выставки “SofTool-93”,
Здесь следует отметить, что проверялась не только программа и заложенные в нее алгоритмы. Проверялась концепция системной автоматизации в области организационного управления, о которой и пойдет речь.
Конечно, эта статья не свод строго установленных истин и конкретных рекомендаций разработчикам. Скорее, это рассуждение о том, с какой стороны смотреть на автоматизацию заказчику и как подходить к созданию АСУ разработчику.
Почему возникает желание автоматизироваться
На выставке «SofTools-91” заказала разработку системы фирма, руководимая перспективно мыслящим директором.
Получить такой заказ от молодой частной фирмы было неожиданно. На вопрос, почему фирма хочет заказать столь дорогостоящую разработку, генеральный директор ответил: потому что для развития фирмы необходимо создать структуру, т. е. упорядочить ее деятельность, иначе, при стремительных темпах роста, через некоторое время может наступить хаос.
Такую структуру можно было бы создать с помощью служебных инструкций и обучения персонала, как этого и требуют стандарты качества ISO 9001 и т. п. Но тогда в период развития эти инструкции придется постоянно переписывать, а смена персонала сведет “на нет” все усилия. Поэтому лучше, если структура будет заложена в автоматизированной системе, которая будет иметь возможность развиваться вместе с фирмой. Тогда новые сотрудники, приходя на фирму, самопроизвольно будут адаптироваться в существующей системе.
Такой взгляд на системную автоматизацию выявляет основное ее свойство: способствовать систематизации труда персонала на предприятии.
Систематизировать свой труд – это одно из естественных и потому порой безотчетных стремлений человека.
Даже если со стороны кажется, что рабочая среда человека беспорядочна, то это не значит, что в ней нет системы (если, конечно, деятельность этого человека производит какой-нибудь положительный результат). Попробуйте организовать иначе эту среду и встретите активный протест человека, оперирующего в ней.
Происходит так потому, что среда отображает внутреннюю организацию конкретного человека, которая, в свою очередь, зависит от специфического развития его возможностей. У кого хорошо развита память, тот будет меньше уделять
Это относится к человеку, который работает в условиях повторяющихся циклов, то есть, когда в течение какого-то периода времени ему приходится совершать определенную повторяющуюся последовательность действий.
После накопления фактического опыта о диапазоне отклонений в процессе реализации операций в цикле человек перестает обращать внимание на способ реализации операции, так как в его памяти фиксируется ее алгоритм. Тогда говорят, что его действия стали автоматическими.
Отсюда следует вывод:
Автоматизация начинается не тогда, когда в процессы человеческой деятельности включаются технические устройства, а когда деятельность человека систематизируется, т. е. подчиняется какому-либо алгоритму, который ему известен и зафиксирован в его памяти или инструкциях.
Многие из руководителей предприятий, поставившие своим сотрудникам задачу внедрить средства автоматизации на фирме, скорее всего, приведут другие резоны: наладить учет, облегчить работу персоналу, сократить время на подготовку отчетности и т. п. Однако легко показать, что все эти задачи сводятся к одной – систематизировать труд на предприятии.
При кажущейся простоте в постановке – это самая сложная задача для любого предприятия, и тем более нового, которое к тому же взаимодействует с такими же «новичками». Нередко случается, что руководство, не сумев организовать труд на предприятии, надеется, что внедрение автоматизации обеспечит решение этой задачи.
В большинстве случаев такие надежды не сбываются.
Образно выражаясь, система автоматизации предприятия – это система с положительной обратной связью: кто работал хорошо, будет работать лучше, кто работал плохо, будет работать, если не хуже, то, во всяком случае, не лучше.
Поэтому руководителю, у которого возникло желание внедрить автоматизацию, необходимо ответить на первый вопрос: «Почему у меня возникло такое желание?»
Варианты ответов на него – «потому что так делают другие» или «для солидности» – можно не рассматривать, так как они подробно исследованы предшествующим опытом внедрения АСУ.
Когда деньги перестали быть «чьими-то», такие мысли редко приходят в голову.
Более часто предпосылкой автоматизации служат жалобы бухгалтерии на то, что они «зашиваются», или складских работников, что выписывают накладных больше, чем товара есть на складе и накладные теряются, или менеджеров, что те не знают, можно ли выписывать товар клиенту.
Такие жалобы порождают естественное стремление «расшить узкие места» с помощью компьютера и при этом – подешевле.
Пойдя таким путем, через некоторое время руководство узнает, что большинство проблем осталось. С помощью компьютера люди стали работать быстрее, но мало что изменилось, потому что проблема была не столько в деятельности отдельных сотрудников, сколько в обеспечении их взаимодействия.