Технологии эффективной работы
Шрифт:
Работники, которых ценят, обычно полностью выполняют всю работу, будь то небольшие задачи или творчество, несмотря ни на какие помехи.
Как много работы вы выполняете каждый день? Сразу ли вы принимаетесь за работу или она у вас сначала полежит на столе? Как у вас со сроками? Часто ли вы заставляете других ждать неопределенное время? Не является ли ваш офис «черной дырой» компании? Нет чувства приятнее, чем осознание, что вы справились с работой. Так думают и ваши сослуживцы. Независимо от ваших намерений и прекрасного качества работы, если задачи вовремя не выполняются, ваша репутация в организации под вопросом. Такое уж время.
Но нам всем хорошо известно, что работа — это не количество времени, которое вы в нее вложили, а результат. Вы должны периодически присматриваться к лучшим
То, что мир движется в таком безумном темпе, вовсе не значит, что и ваша работа должна повторять этот темп. Знание того, как и когда отказаться от всплеска энергии и перейти к концентрации на более долгом, сосредоточенном труде, очень важно для того, чтобы лучше спланировать ваш рабочий день.
Подумайте о текстуре своего дня в единицах азбуки Морзе. Несколько тире — задачи, требующие максимальной концентрации, на час или больше, вроде письменной или аналитической работы, а точки — телефонные звонки, электронная почта, выписывание чеков и т. д.
Понадобятся сознательные усилия, чтобы создать условия для работы в темпе тире в мире, определяемом темпом точки. Вы должны закрыть дверь и защитить свое пространство. Предлагаю вам четыре способа, которые помогут создать пространство для спокойной, вдумчивой работы, чтобы вы могли увеличить производительность своего труда и повысить свою ценность.
Аудитория ахнула, когда услышала эти слова, но давайте разберемся. Электронная почта отнимает у нас самое большое количество времени. Мы перебиваем друг друга каждые пять минут, чтобы проверить содержимое наших почтовых ящиков в надежде получить что-нибудь интересное, увлекательное или более срочное, чем то задание, над которым мы в этот момент работаем. Проверка почты нарушает непрерывность мыслительного процесса. Неудивительно, что в результате падает производительность нашего труда. Нет сомнения, что электронная почта — самый удобный повод для того, чтобы отложить работу. Сколько раз, прежде чем сделать важный звонок или начать серьезный проект, вы говорите себе: «Дайте-ка я сначала проверю свою почту»?
Электронная почта играет ведущую роль в развитии нашей культуры перемен, где все должно быть «сию минуту». Люди ждут немедленных ответов, потому что он возможен. Вы проверяете электронную почту и отвечаете руководителю или первым делом по утрам посылаете сообщения коллегам, чтобы они знали, что вы уже в офисе. Но то, что вам постоянно поступают электронные сообщения, не значит, что вы должны немедленно на них отвечать. Не все сообщения являются срочными, не все время нужно тратить на электронную почту. Некоторые проекты, просьбы, решения и корреспонденция тоже отнимают время. Вы должны бороться с этим нездоровым импульсом и нажать внутреннюю кнопку «пауза». Не позволяйте технологиям красть у вас время, предназначенное для размышлений и полной отдачи вашего таланта и способностей на решение важных задач.
Измените темп рабочего дня, начните его в ураганном ритме. Самый существенный и эффективный способ увеличить производительность труда — избегать пользования электронной почтой в первый час рабочего дня. Вместо этого посвятите его самой важной задаче. Когда вы начинаете рабочий день с работы, требующей концентрации (тире), он проходит под вашим контролем. Это смелый вызов миру (и вам!), доказывающий, что вы можете что-то контролировать. Откажитесь от неразумного шага, создайте время для спокойной работы, когда это необходимо. Если вы сознательно не создадите пространство для тире, работа не будет сделана.
Есть некоторые должности, где требуется первым делом по утрам проверять
Решение. Вам просто необходимо подогнать зону без электронной почты к другому времени рабочего дня. Я рекомендую выбрать первый доступный час после того, как все не терпящие отлагательств просьбы будут выполнены. Таким образом, для вас отказ от пользования электронной почтой может приходиться на второй час рабочего дня. Но я предупреждаю вас, что как только вы откроете электронную почту, отвлечься потом будет очень трудно.
Когда я говорю «нет электронной почте», я имею в виду именно это! Даже не пытайтесь заглянуть, что там есть, пока не закончится час.
Почему?
Электронная почта — не что иное, как букет помех и отвлечения внимания, появляющихся в вашем почтовом ящике без приглашения. Даже если вы проверяете свой ящик всего одну минуту, это надежный способ открыть все остальные ящики вашего мозга и немедленно отвлечь мысли множеством других дел. Как только это случилось, длительная концентрация на чем-то важном становится практически невозможна.
СКОНЦЕНТРИРУЙТЕСЬ НА САМОЙ ВАЖНОЙ ЗАДАЧЕ
Создайте политику первого часа рабочего дня, решите накануне вечером, что вы будете делать в этот час. Спросите себя: «Если завтра рабочий день выйдет из-под контроля, какую одну задачу (не две или три) я должен решить?» Что я могу сделать, чтобы заработать свою зарплату к десяти часам утра? Решение, принятое вечером, дает вам возможность обдумать задачу перед сном и утром по дороге на работу. Как только вы приедете в офис, можно сразу браться за дело, вместо того чтобы тратить половину драгоценного времени на размышления о том, что вам следует делать. Попробуйте. Отвлекитесь от электронной почты, отвлекитесь от автоответчика и идите в офис с единственной мыслью — выполнить эту очень важную задачу. Не отвлекайтесь даже на друзей. Наденьте на глаза шоры и с головой ныряйте в работу. Энергия, которую вы получите после завершения задачи, будет вас поддерживать весь день.
Если вы отложите самую важную задачу, она будет висеть над вашей головой целый день, угнетая чувством беспокойства и вины. Если вы ее сбросите первым делом утром, то весь день будете испытывать чувство облегчения, наполняющее вас энергией и увеличивающее производительность труда во время выполнения всех остальных задач из вашего списка.
Используя этот метод, Франсина добилась того, что был отменен испытательный срок. Хотя она сначала была шокирована моим советом не начинать день с проверки электронной почты, я уговорила ее сделать этот процесс приятным ритуалом. Она приходила в 9 часов утра, все материалы для чтения были собраны на специальном столе. Франсина посвящала первый час чтению журналов по торговле и освоению новых рыночных стратегий.
Больше всего она боялась, что ее руководителю, часто вечером посылающему сообщения по электронной почте, может понадобиться, чтобы Франсина сделала что-то прямо с утра. По моему совету она подошла к руководителю и объяснила ему наш план, рассказав, что собирается делать в первый час… и если ему что-то понадобится раньше десяти часов утра, он может, в конце концов, просто постучать. Поскольку ее руководитель был именно тем человеком, который назначил ей испытательный срок, он полностью ее поддержал.
Первый утренний час стал для Франсины любимым временем дня. То, что она делала важные дела так рано, восстановило ее уверенность в себе и поддерживало весь оставшийся день. Кроме того, она приобрела физический опыт полной концентрации, который могла использовать потом в течение дня, если это было необходимо. Победа над одним только первым часом помогла ей понять, что возможно и полезно организовывать для себя спокойное время. Благодаря этому она установила контроль и над оставшейся частью рабочего дня.