Технологии эффективной работы
Шрифт:
• Ежедневные или еженедельные совещания. Как альтернативу ежедневным или еженедельным отчетам можно проводить ежедневные или еженедельные совещания с вашим ассистентом или младшим сотрудником. Такие совещания имеют особенную ценность, если есть материалы, которые вы можете вместе просмотреть, почувствовав себя единомышленниками. Для большей уверенности, что вы подготовились к совещанию, попросите сотрудника, которому вы передали обязанности, заранее передать по электронной почте повестку дня, чтобы у вас были готовы ответы на все вопросы. Это тоже придаст уверенности вашему сотруднику в том, что его проблемы будут обязательно решены.
Простая повестка дня для еженедельного совещания
1. Сообщение о состоянии работы по текущим проектам.
2. Вопросы/проблемы/препятствия по текущим проектам.
3. Состояние проектов с точки зрения конечных сроков.
4. Развивающиеся проблемы.
5. Необходима ли дополнительная помощь?
• Встречи в процессе работы для оценки состояния проектов.
Что произойдет, если задача, которую вы передали, выполнена недостаточно хорошо? Прежде всего, не удивляйтесь. Почти вся работа, которую вы передали, будет выполнена не идеально, по крайней мере на первых порах. К вам она может прийти, требуя незначительных поправок или капитальной переделки.
Важный вопрос: что вы, как человек, передавший свои обязанности, сделали? Это рискованный момент для самонадеянного человека, склонявшегося к мысли, что сам бы он сделал это быстрее и гораздо эффективнее. СТОП! Если требуется капитальная переделка, не стоит и говорить, что вы потратили бы немало своего времени и сил, осуществляя ее своими руками. Но даже если небольшая ошибка, которая может занять у вас, скажем, пятнадцать минут, чтобы ее исправить, повторится четыре раза в день, это уже отнимет у вас около часа.
Кроме того, взваливая все на себя, вы в глубине души хотите отказаться от помощника и укрепляете свое убеждение, что лучше вас никто не справится с этой работой. И еще один момент — вы демонстрируете сомнения в способностях человека, а это чрезвычайно деморализующий момент для каждого.
Вместо этого подумайте-ка, почему результат не оправдал ваших ожиданий. Возможно, ваши указания были недостаточно четкими? Или сотрудник сосредоточился на одной части задания за счет другой? А может быть, у него нет опыта и он еще учится? Не переоценили ли вы уровень его квалификации? Все возможно. Раз уж вы оба понимаете, что именно получилось неправильно и где, верните работу сотруднику и дайте ему возможность все исправить самому, установив срок, когда вы опять проверите работу.
Сначала отметьте, что человек делает хорошо, потом изложите в очень четкой, простой и дружелюбной форме, каким образом, вы думаете, он может улучшить свою работу в следующий раз. Не ждите быстрого прогресса. Это довольно длительный процесс. Ваша цель — добиться улучшения качества работы, не задевая чувство собственного достоинства сотрудника. Например:
• Подготовить деловую поездку: «Все неплохо, но давайте зарезервируем места на поезд».
• Набросок предложения: «Структура этого документа вполне приемлема, но вот тон в некоторых местах не совсем верный. Мы пытаемся установить необходимый баланс между…»
• Организация собрания, конференции: «В следующий раз перед началом собрания вы можете объявить повестку дня, на случай, если кто-то забыл проверить электронную почту. Тогда мы будем знать, что все в курсе дела».
Время от времени мы даем людям возможность попробовать делать что-то другое, и у них это не получается просто потому, что отсутствуют способности, как бы они ни хотели вам помочь и как бы вы ни нуждались в этой помощи. У этих людей наверняка есть другие полезные качества, необходимые для выполнения одной-двух определенных задач, а быстро обучиться они не могут.
Очень важно определить границы возможностей сотрудника по двум причинам. Во-первых, чтобы предотвратить затрату слишком большого количества времени на бесконечные исправления и, во-вторых, чтобы пощадить его чувство собственного достоинства. Один из лучших способов справиться с потенциально неприятной ситуацией — это перенаправить усилия сотрудника туда, где они могут принести пользу.
Одна из моих бывших клиенток была назначена на должность менеджера крупного книжного магазина. Она работала в новой должности уже около двух недель, когда заметила, что у одной из сотрудниц полностью отсутствовала тактичность при обслуживании клиентов. Самое плохое, что женщина обладала нормальной рабочей этикой и совершенно не осознавала свой недостаток. Ей казалось, что она очень хорошо ладит с людьми. К несчастью, она всегда разговаривала резко и бесцеремонно, и менеджера беспокоили разочарованные покупатели и падение продаж.
Решение. После серии дипломатических бесед эта женщина была переведена в заднюю комнату для осуществления контроля приема товара, и если кричала на кого-то, то это были парни из доставки Единой посылочной службы, а не посетители. У менеджера оказалось достаточно мудрости, чтобы перенаправить энергию сотрудника в другое, более подходящее русло, не задев чувство собственного достоинства и уверенности в себе, а такой работник всегда отличается высокой продуктивностью.
Умение правильно распределить обязанности сделает вас более продуктивным. Вы сможете заработать продвижение по службе и, Бог даст, будете в почете у своего руководителя. Все это замечательно, но запомните: правильное распределение обязанностей не только помогает сделать работу быстрее и лучше, но это и один из самых верных способов создания чувства товарищества и уважения между сотрудниками.
Клэр
Больше всего Клэр боялась, что у нее будет два человека в подчинении, которые должны будут отчитываться перед ней, и ей придется думать каждый день о том, какую работу им поручить, т. е. заниматься делами, от которых у нее заранее кружилась голова. Вместо этого сотрудницы работают самостоятельно, потом собираются вместе, чтобы поделиться возникшими идеями и обсудить огромный объем работы, сделанный ими. Самым удивительным для Клэр оказалось… удовольствие! В ее глаза вернулся блеск. Она снова в поисках новых приключений.
Итак, придется найти время, чтобы провести несколько совещаний один на один с вашими сотрудниками. Спросите, как у них идут дела, все ли в порядке в семье, что они делали в последние выходные, чем интересуются. Вас удивит, сколько вы сэкономите времени, потратив всего по несколько минут в день, чтобы укрепить отношения с людьми, работающими под вашим руководством. Каждый небольшой разговор, даже пятиминутный, дает вам обоим возможность понять друг друга на интуитивном уровне и установить атмосферу доверия и взаимопонимания, которая сделает вашу команду жизнеспособной.
Как использовать навык?
Какие из стратегий «прими к сведению и двигайся дальше» вы намереваетесь использовать?
• Отказаться от привычки полагаться только на самого себя.
• Всегда подбирать лучшее соответствие между человеком и задачей.
• Передавать по одной обязанности за один раз.
• Четкий результат, творчество в процессе работы.
• Замедлить шаг, чтобы вас могли догнать остальные.
Когда вы их намереваетесь использовать?
Что, по вашему мнению, будет самым серьезным препятствием для использования стратегий?
Как вы собираетесь преодолевать это препятствие?
Каков ваш личный результат овладения этим навыком?
HAВЫК 8
УЧИТЕСЬ ЛАДИТЬ С ДРУГИМИ ЛЮДЬМИ
Брайан, безукоризненно одетый, уравновешенный, вежливый человек, находился в процессе принятия решения. Он был директором по международным делам в фирме, занимающейся развитием предпринимательства. Брайан на эту должность был выдвинут недавно, после того как полностью изменил положение своего отдела, сначала барахтавшегося в попытках выбраться из приближающегося банкротства, а потом начавшего получать солидные прибыли. Умело проведя свою команду через кризис, он теперь был готов вести компанию к росту и успеху.
Он обратился ко мне за советом, чтобы определить, как лучше использовать время в новой роли. Во время нашей первой встречи он чувствовал беспокойство по поводу того, что завяз на уровне деталей, все больше затягивавших его, — собрания, на его взгляд, длились слишком долго, а его сотрудники продолжали подходить к нему с вопросами, хотя он надеялся, что они будут сами справляться с работой.
Брайан гордился сотрудниками, которых нанял. У него было чутье на высококвалифицированных талантливых людей. Он даже предложил мне поговорить с несколькими сотрудниками из его отдела, чтобы выяснить их вклад в задачи, над которыми его команда должна была работать беспрепятственно и самостоятельно. Его основной целью было тратить меньше времени на руководство другими людьми и больше на стратегическое планирование. Брайан хотел увеличить количество командировок, расширить связи с внешними партнерами и увеличить товарную линию. Я попросила его, как и всех своих клиентов во время оценки ситуаций, приведших их ко мне, определить свои сильные стороны. Он описал себя как всегда готового засучить рукава парня, способного принимать жесткие решения и отлично ладящего с людьми.
Но все беседы с его подчиненными говорили обратное. Один за другим (при совершенно раздельных консультациях) они рассказывали о том, что работать с Брайаном — это истинный кошмар. У него ужасные рабочие привычки, он не придерживается расписания, постоянно опаздывает и часто отменяет совещания один на один со своими помощниками. Его секретарь не знает, где он проводит половину рабочего времени, потому что Брайан имеет привычку неожиданно отправиться бродить по зданию, не поставив своих сотрудников в известность, что он пришел. Это обычно заканчивается многочасовыми спорами за пределами кабинета.
Пока все восхищались Брайаном за его заслуги в спасении компании от банкротства и каждый описывал его как очаровательного человека, который им лично очень нравится, сотрудники его отдела чувствовали, что процветание компании зависело от того, насколько Брайан доступен.
Я была в замешательстве. Два часа описывая мне свои проблемы в управлении временем, он ни разу не упомянул ни об опозданиях, ни о ненадежности, ни о несоблюдении расписания. Но жалобы сразу пятерых человек нельзя было не принять во внимание, и я вынуждена была поверить в их достоверность. Вывод: Брайан имел ошибочное представление о своих прекрасных отношениях с сотрудниками.