Управление проектами
Шрифт:
1.6. Инициация и планирование проекта
Инициация проекта является началом его существования. Любой проект должен быть “придуман”, осмыслен и инициирован. Проект как замысел, идея возникает в результате работы над сложившейся ситуацией.
При индивидуальном подходе существует опасность одностороннего рассмотрения направления замысла. В групповой работе возникает широкий спектр вариантов идей или замыслов.
Инициатором проекта является автор или владелец главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложения по осуществлению. В качестве
Руководитель компании является инициатором проектов по совершенствованию деятельности у себя на предприятии.
Инициация может касаться любых изменений и преобразований в любых сферах человеческой деятельности.
Главные области изменений в сегодняшнем Казахстане, являющиеся объектом инициации проектов:
– отношения собственности;
– рыночные отношения;
– организационные формы;
– методы и средства управления.
Чаще всего в качестве таких причин называют следующие:
– неудовлетворенный спрос;
– избыточные ресурсы;
– инициатива предпринимателей;
– интересы инвесторов;
– условия конкуренции;
– изменение социальной, экономической, политической обстановки и др.
Любой проект имеет жизненный цикл, охватывающий ряд этапов (стадий), связанных с зарождением идеи, его реализацией и достижением заданных целей.
Первый этап проекта носит так называемый “дискриптивный” характер, т.е. создает иллюзию, что работа данного этапа не требует затрат. На самом же деле на долю первого этапа приходится 15 % общих затрат, и вкладываются они (затраты) в исследования, связанные с обоснованием целесообразности (необходимости), выбором способов (инструментов) реализации проекта, с разработкой необходимой документации.
На первом этапе решаются задачи, среди которых основные:
– формулировка идеи проекта, предварительное изучение спроса на проект, четкая формулировка целей, задач проекта, оценка их соответствия интересам общества;
– сбор и анализ данных проекта и принятие на этой основе решения с обоснованием (аргументацией) по определению оптимального варианта проекта;
– разработка проекта – выбор оптимальных методов реализации проекта (указание наилучших сроков, последовательности этапов выполнения проекта и др.).
Второй этап проекта начинается с момента фактического начала его реализации и заканчивается на момент передачи объекта в эксплуатацию. Данный этап сопровождается контролем, наблюдением по мере прогресса проекта.
На третьем этапе оценивается воздействие проекта после его реализации на развитие общества, т.е. определяется, достигнуты или не достигнуты цели проекта, а также извлекается урок из полученного опыта для использования его в создании следующего проекта.
Прокомментируем каждый этап выполнения проекта:
а) определить проблему: помогает более четко, зримо представить конечный результат;
б) разработать альтернативные вариантырешения. Использовать метод мозговой атаки. Какой из доступных вариантов будет наиболее
в) планировать проект.
Что должно быть сделано, кем, как, когда и т.д. Опыт показывает, что при хорошем планировании можно избежать экстремальных ситуаций. Планирование – это первый вид управленческой деятельности.
Что планируется в проекте. В проекте необходимо планировать все то, что подлежит учету, контролю, анализу и регулированию. Это, в первую очередь, планирование функций управления проектами:
– управление предметной областью проекта;
– управление стоимостью;
– управление временем;
– управление качеством;
– управление человеческими ресурсами;
– управление коммуникациями;
– управление рисками;
– управление поставками и контрактами.
Принципы планирования в проекте. При всем многообразии проектов существуют общие подходы и принципы планирования в проектах. Общие принципы планирования обусловлены типичной деятельностью по управлению проектами, которая направлена на непрерывное решение таких общих вопросов, как:
– Что необходимо делать?
– Кто и что должен делать?
– Кто с кем взаимодействует?
– Когда и что должно быть сделано?
– Сколько и каких ресурсов нужно и для чего?
– Когда и откуда ресурсы должны поступать?
– Что сколько стоит?
– Что и когда должно быть оплачено? Какие это средства и откуда они поступают?
– Каковы лимиты ресурсов и бюджета?
– Какое требуется качество?
– Каковы риски проекта?
– Что выполнено на рассматриваемый проект, а что нет?
– Кем и какие нарушены сроки? Что необходимо предпринять, чтобы проект был выполнен вовремя?
Таким образом, к общим признакам планирования можно отнести следующие.
Целеиаправлеииость. Планирование рассматривается как процесс развертывания главной цели проекта в иерархическую последовательность целей и задач проекта до уровня отдельных мероприятий, действий, работ с определением порядка их выполнения.
Комплексность. Комплексность планирования означает полный охват научных, проектных, организационных, производственных и других мероприятий и работ, направленных на достижение целей и результатов проекта.
Сбалансированность по ресурсам. Сбалансированность по ресурсам означает, что планы не содержат задач и работ, не обеспеченных необходимыми ресурсами.
Системность. Системность планирования предполагает применение системного подхода и учет влияния на проект факторов его окружения; рассмотрение проекта как целостной системы с определением и учетом взаимосвязей как внутри, так и вне его.
Гибкость. Гибкость планирования предполагает способность системы прогнозировать и учитывать возможные изменения, возмущения внешних факторов и их последствия. Для этого пользователю должна быть предоставлена возможность легко варьировать набором учитываемых в расчете технологических, организационных и экономических условий; варьировать критериями, ограничениями, приоритетами и получать в удобном виде для анализа и сопоставления варианты планов, формируемых при различных постановках задач.